En una era de creciente competitividad en los mercados, resulta complicado que una empresa, independientemente de su tamaño y giro, no pueda beneficiarse de un sistema de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning.

Y es que al analizar el funcionamiento de las diferentes áreas y procesos de una compañía, este tipo de softwares permite que quienes dirigen un negocio puedan optimizar sus procesos, así como identificar indicadores de productividad y áreas de oportunidad que deben atenderse para crecer de forma estable y exitosa.

Sin embargo, es normal que como empresario te preguntes si tu empresa realmente necesita este tipo de sistemas o, dicho de otra manera, cuáles son esos síntomas que evidencian la necesidad de un ERP en tu negocio.

Por ello, a continuación te presentamos 5 señales que te dirán si es momento de implementar un Enterprise Resource Planning en tu negocio. ¡No dejes de leer!

1. Vencimiento constante de cuentas por cobrar

Si el mero hecho de que una cuenta por cobrar venza es problemático, lo es todavía más que esto suceda con frecuencia. Lamentablemente, este es uno de los problemas habituales que surgen cuando existe descontrol e improvisación en el área contable de una organización.

Sin duda, esto pone en riesgo a cualquier empresa y puede conllevar agudas dificultades financieras.

Si esto te sucede, es momento de que te replantees cómo llevar la contabilidad de tu negocio. Seguro que al hacerlo te encontrarás con que una de las soluciones es a través de la implementación de un Enterprise Resource Planning.

No es para menos, ya que una de las facultades de este software es la automatización y simplificación de la contabilidad electrónica, lo que te permitirá dar seguimiento continuo de las cuentas por cobrar.

Adicionalmente, podrás visualizar en tiempo real el estatus de tus facturas, quiénes son los deudores, de cuál lote de mercancía se trata, la deuda total y la fecha de vencimiento.

Además, en relación a la contabilidad, un buen ERP te brindará muchos otros beneficios, entre estos:

• Reportes financieros al instante
• Contabilidad automática
• Descarga de XML desde el SAT
• Control de activos

También, si dicho sistema de planificación de recursos empresariales trabaja con la tecnología de la nube, podrás revisar y analizar la información financiera de tu negocio desde diferentes lugares y dispositivos.

Esto, aunado a que tus datos estarán mejor protegidos, pues en vez de encontrarse en equipos informáticos específicos o memorias extraíbles, los cuales pueden -y suelen- dañarse o extraviarse, estarán en servidores remotos con altos niveles de seguridad.

Te recomendamos leer «Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!».

2. Tareas administrativas lentas y deficientes

Si notas que en tu compañía las tareas administrativas no se cumplen en los lapsos establecidos y cuentas con  múltiples errores en su ejecución, ¡necesitas implementar un Enterprise Resource Planning!

Una de las ventajas de un ERP en tu negocio será la automatización de estos procesos tan repetitivos, lo que elevará la agilidad y eficacia dentro de tu organización.

Por ejemplo, un sistema de administración te permitirá contar con un preciso registro de las actividades, responsables de llevarlas a cabo y las fechas en las que se deben culminar.

Además, el sistema centralizará toda la información administrativa requerida por tu equipo para trabajar, lo que implicará una reducción en el tiempo invertido en realizar sus tareas diarias. En pocas palabras, es una forma ideal de mejorar la productividad laboral en tu empresa.

También, algunos de estos software poseen integraciones que les permiten conectarse con miles de otras aplicaciones, lo que permite que se configuren flujos de trabajo automatizado entre aquellas plataformas que más utilizas, como lo puede ser tu tienda en línea.

Otra de las ventajas de automatizar el trabajo administrativo es que reducirás el uso de papel, lo cual es positivo para la naturaleza y, por supuesto, las finanzas internas.

3. Errores en el proceso de facturación electrónica

El proceso de facturación electrónica es, sin duda alguna, uno de los que suele conllevar mayor número de errores dentro de las empresas, sin mencionar el gran consumo de tiempo que este implica.

Dicho esto, es necesario que implementes un software ERP que posea un facturador electrónico integrado.

Al estar vinculado al resto de información de tu organización, la captura, emisión y entrega de comprobantes fiscales digitales será mucho más ágil y menos propensa a equivocaciones.

Además, te permitirá cumplir con las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es decir, ¡dejarás de temer a los nuevos requisitos fiscales!

Por otro lado, un buen facturador electrónico te permite ofrecer un portal de facturación en línea a través del cual tus clientes podrán generar sus propios comprobantes fiscales.

Y es que los beneficios de la autofactura para tu negocio son muchos, por ejemplo: reducirás el tiempo de cobro en caja y mejorás la experiencia de compra de tus clientes.

4. Mala toma de decisiones

Otro aspecto que evidencia la necesidad de la implementación de un ERP es la poca efectividad en la toma de decisiones.

Si las líneas de acción que defines no son las correctas y, en cambio, afectan la estabilidad financiera y operativa de tu negocio, es probable que no tengas la información precisa, correcta y valiosa que necesitas.

Y es que conocer los principales datos, estadísticas e indicadores es clave para la buena toma de decisiones en una empresa.

¡No te preocupes! Precisamente, esta es una de las grandes ventajas de contar con un Enterprise Resource Planning.

Este sistema recolectará y clasificará todos los datos que requieres para tomar decisiones acordes a la realidad y las exigencias de tu organización.

Además, al tratarse de un software multiusuario, podrás compartir esta información con los miembros clave de tu compañía, lo que optimizará aún más el proceso de toma de decisiones.

Por ejemplo, los líderes de cada departamento siempre contarán con la información actualizada del negocio que requieren para definir metodologías de trabajo efectivas o establecer las próximas acciones del área.

5. Dificultades en la cadena de suministro

La cadena de suministro engloba todos los aspectos y tareas que permiten que una empresa opere hasta satisfacer las necesidades de sus clientes.

Por ende, es una parte fundamental de cualquier negocio, pese a que suele no ser gestionada de la manera correcta.

Tal es el caso de cuando existen fallas en el funcionamiento del departamento de compras de tu empresa y en el área enfocada al abastecimiento de recursos.

Cuando esto sucede, implementar un Enterprise Resource Planning te ayudará a saber a dónde va el dinero y por qué, facilitar la obtención de información sobre tus proveedores e, incluso, llevar un correcto y detallado registro de listas de precios.

Además, al automatizar esta área tendrás la garantía de que tu negocio siempre contará con la materia prima o la mercancía que necesita para satisfacer la demanda.

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¡Ya lo sabes! Si detectas alguno de estos 5 síntomas en tu negocio, ¡es momento de incorporar un sistema ERP! De no hacerlo, tu empresa puede decaer paulatinamente y, en consecuencia, quedar rezagada con respecto a sus principales competidores y al mercado en general.

Por dicha razón, es importante que tomes en cuenta las necesidades de tu negocio para elegir correctamente un software ERP.

¿Te pareció interesante esta lectura? ¡Compártenos tu opinión sobre este tema y todas las dudas que tengas sobre el proceso de implementación de un Enterprise Resource Planning!