Para simplificar la contabilidad de tu negocio, es importante que sepas qué es una nota de remisión y cómo puedes usarlas en beneficio de tu facturación.
Tener en regla la contabilidad de tu empresa es fundamental, sobre todo cuando llega el momento de la declaración anual o hay alguna auditoría por parte de Hacienda. Saber qué es una nota de remisión es un primer paso para tener una salud fiscal excelente.
Cabe destacar que la emisión de las notas de remisión te sirve para informar las cantidades físicas que han salido de la tienda, pero no han sido facturadas. ¿Qué tanto puedes apoyarte de las notas de remisión y de las facturas para un registro de ventas? ¡Sigue leyendo!
Qué es una nota de remisión
La nota de remisión es un documento provisional que simboliza la remisión, entrega u orden de servicio que respalda la venta y entrega de un servicio o producto a un cliente, al momento de realizar una transacción.
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Cuando se sabe qué es una nota de remisión, se debe de tener en mente que ayuda en el proceso de facturación, pues contiene datos esenciales para emitir el CFDI 4.0.
Es esencial hacer esta separación, pues aunque parezcan iguales, la factura y la nota de remisión tienen diferente función y validez fiscal.
Para qué sirve una nota de remisión en un negocio
Con la descripción dada para saber qué es una nota de remisión, ya se intuye cuál es su uso esencial: es el de aprobar o verificar que los productos que el cliente ha comprado sean de la misma cantidad por la que ha pagado.
Este tipo de documento es de vital ayuda, pues si llega a haber alguna duda o un error que necesite ser comprobado cuando se emita una factura, servirá de apoyo para el departamento de finanzas.
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Las notas de remisión en contaduría son grandes aliadas para distintos departamentos, pues permiten cotejar y administrar de manera correcta las ventas y finanzas, así como llevar un control de los ingresos y egresos. Además, una nota de remisión solamente puede ser emitida por el vendedor, no por el cliente.
Formato de una nota de remisión
Seguramente en alguna compra has recibido una nota que avala la compra realizada en un establecimiento. Bueno, esta es una nota de remisión, no tiene un valor fiscal, pero, aun así, tiene uso.
Estas funcionan como comprobante de compra, para asegurarse de que el producto haya llegado a la persona que lo adquirió. Para el cliente, se trata de un comprobante para futuras devoluciones o reclamo de garantías.
Cuando se sabe qué es una nota de remisión, se tiene que conocer también cuáles son los elementos que la conforman. Estos datos deben de estar completos y correctamente llenados, pues en ocasiones solamente se llena la parte del producto, olvidando la demás información.
Los elementos que conforman una nota de remisión son:
Datos de la empresa:
- Nombre o razón social
- Logotipo
- Dirección de domicilio fiscal
- Teléfono
- Correo electrónico o página web (no redes sociales)
Fecha de compra: el formato comúnmente utilizado es de día, mes y año.
Folio de la nota de remisión: ayuda a encontrar su copia por si se necesita en un futuro para cotejar o hacer válido el cambio o garantía.
Datos del cliente:
- Nombre o razón social (tal y cómo está registrado ante el SAT)
- Dirección
Descripción de los productos: Aquí se debe de especificar el nombre, cantidad, precio por unidad, importe y el total de la compra.
Totales de compra:
- Subtotal, antes de la aplicación de impuestos y cobros extra, como por ejemplo, entrega o envío.
- IVA (solo si se aplica)
- Total a pagar por los productos con todos los cargos extra antes mencionados.
Firma y nombre del cliente: Con ésta, el cliente está conforme con la compra y ha rectificado que los productos recibidos corresponden a lo solicitado.
Para mejor ilustración, te compartimos un ejemplo de qué es una nota de remisión y cómo debe de ser llenada.
Ejemplo de una nota de remisión
Cabe mencionar que los datos a continuación proporcionados solamente son demostrativos y sirven únicamente para ilustrar el ejemplo aclarando dudas. Esto ayudará a comprender mejor qué es una nota de remisión y empezar a emitirla. Para mayor facilidad, vamos a dividirla en cuatro partes.
Primera parte: Datos de la empresa
NOTA DE REMISIÓN Almacén Veterinario «Pet Manía» Ote. 185 30, Villa Hermosa, Jaime Nunó, Centro, Veracruz 55 1234 5678 www.petmania.mx |
Segunda parte: Datos del cliente
Fecha de compra: 22/08/2022 Nombre del cliente: Clínica Veterinaria «Colitas Felices» Domicilio del cliente: Avenida Callas, Colonia San José, Col. Puerto, Veracruz |
Tercera parte: productos o servicios vendidos
Ejemplo
Cantidad |
Descripción |
Precio |
Importe |
8 |
Costal de croquetas «Pancitas felices» |
$250 |
$2, 000 |
10 |
Kit de limpieza dental (cepillo y pasta) |
$150 |
$1, 500 |
20 |
Plato para agua de plástico mediano |
$50 |
$1,000 |
100 |
Pelota de hule pequeña |
$10 |
$1, 000 |
Subtotal |
$5,500 |
||
Total |
$5, 500 |
*Recuerda que puede existir el apartado de IVA o bien, que en la descripción se indique una promoción o descuento.
Cuarta parte: sello y firma de conformidad.
Ejemplo:
Firma de conformidad |
Sello |
Clínica Veterinaria «Colitas Felices» Med. Vet. Veronica Rivas Espinosa |
|
Como puedes ver, este ejemplo sirve para comprender mejor qué es una nota de remisión, y también para ver que utilizarla es algo sencillo, que simplifica los procesos de contabilidad en tu negocio.
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En algunos casos y por el estilo de vida que se lleva hoy, se necesitan automatizar algunos procesos, y es aquí donde los ERP entran en acción, te explicaremos las ventajas de este proceso.
ERP para generar notas de remisión
La automatización de las notas de remisión, ha venido a salvar el tiempo y los errores que pueden hacerse al momento de su elaboración. Por eso, cada vez más empresas o negocios están optando por un facturador electrónico.
Como se menciona, el hecho de elaborar notas de remisión requiere mucho tiempo, lo cual no aporta un valor añadido ni productividad al negocio, sin mencionar que los errores al momento de extenderlas pueden existir o incluso haber perdido por no llevar un control eficiente.
Excel para muchos negocios y empresas sigue siendo el aliado principal para estos casos, pero la hoja de Excel tiene también límites que a la larga también significan una pérdida de tiempo, ya sea por el tiempo de llenado o bien, no sé tiene un historial de cambios eficiente.
Además de saber qué es una nota de remisión, es necesario conocer aquellas aplicaciones o plataformas que facilitan su elaboración, pero sobre todo, que ayuden a evitar retrasos y problemas por falta de algún producto a entregar.
Ventajas de un ERP para las notas de remisión
Ya se han mencionado algunas ventajas. Pero si estás buscando simplificar toda tu contabilidad, mediante la automatización de la mayor parte de procesos, toma nota de que los sistemas ERP como Bind ayudan a:
-
- Automatización de movimientos contables con cada operación comercial.
- Registro permanente de las notas de remisión con una accesibilidad sencilla.
- Supervisión del proceso de compra así como de sus implicados.
- Es adaptable para cualquier tipo de negocio, es decir, grande y pequeña empresa, incluso para emprendedores.
- Válida para efectos legales.
- Verificación y cotejar facturas
Seguramente, a lo largo del artículo puede surgir la duda de, ¿cuál es la diferencia entre una nota de remisión y una factura? Sí, ambas comparten algunos datos y características, pero son totalmente diferentes.
Diferencia entre una nota de remisión y una factura
Aunque los datos que la conforman son casi los mismos, lo cierto es que ambas tienen diferencias y sobre todo, validez ante algunas instancias. Esta parte es importante para saber qué es una nota de remisión, pues así no existirán conflictos con los clientes cuando la soliciten o crean que una puede suplantar a la otra.
Nota de remisión |
Factura |
|
Datos |
Cuenta con los datos de venta, es decir, se centra toda la información del vendedor, pero no la del comprador a menos que se indique. |
La información del comprador y vendedor está verificada, pues esta corresponde a la registrada en el SAT. |
Validez |
Es útil para cualquier aclaración ante la tienda o negocio donde se emitió, ya sea para cambiar algún producto, validar garantía o rectificar la falta de mercancía. |
Además de certificar las compras realizadas, tiene una validez fiscal, pues con ella se puede hacer deducción de impuestos (en caso de ser posible), así como justificar egresos y gastos del comprador y negocios. |
Sello |
El sello otorgado es del negocio, por ende solamente tiene validez en el sitio otorgado. |
Tiene validez ante cualquier instancia fiscal, e incluso, sí es una compra de tipo internacional, ante la aduana. |
Forma |
Es sencilla y puede hacerse de manera convencional, es decir, casi todas las notas de remisión presentan la misma forma y estilo. |
Contienen sello fiscal, datos de hacienda y un código QR que puede ser cotejado en la página del SAT para saber su validez y caducidad. |
Verificación |
Para su autenticidad, debe de ser certificada por el lugar de compra o el departamento de finanzas. |
Aquí el SAT avala el documento, mediante el código QR y su registro en su base de datos. |
Aunque parecidas, tanto las notas de remisión y las facturas tienen sus diferencias, y cada una puede ayudar en muchos aspectos. Ahora ya sabes qué es una nota de remisión, para qué sirve y los casos para utilizarla.
Recuerda que si quieres agilizar y automatizar muchas de las actividades administrativas de tu negocio, puedes emplear los servicios de Bind ERP, solicita tu asesoría gratuita con uno de nuestros consultores.

