Es innegable que la tecnología reina hoy en las empresas, las áreas de administración y contabilidad son prueba de ello, pues mientras más crece el negocio, más se genera información que requiere un manejo y análisis eficiente.
El mercado de programas informáticos destinado a dichas actividades ofrece cada vez mayores soluciones que agilizan el trabajo del personal, permitiendo obtener resultados claros y exactos en menos tiempo.
Al elegir un software de contabilidad, es importante que las pequeñas y medianas empresas, que inician o en expansión, conozcan bien lo que éste les ofrece, pues muchas veces invertir en una herramienta que no cubre las necesidades totales de ese rubro puede implicar mayores costos.
Los populares en el mercado
Si has comenzado a buscar un software de contabilidad, es probable que estos nombres se te hagan conocidos. Aunque pueden ser útiles para resolver tus problemas sencillos, ¿es en realidad lo que necesita tu empresa?
Contabilidad Express
Esta herramienta gratuita está disponible en español y permite llevar un control financiero al día. Está dirigido a empresas o para uso personal y permite la búsqueda personalizada de datos registrados, entre otras funciones.
¿Los contras? La herramienta tiene funciones muy básicas y no te permite revisar las finanzas de tu empresa en tiempo real.
Express Accounts
Dirigido a pequeñas empresas, este software permite gestionar información de ventas, pagos, compras y recibos. Es una aplicación descargable sin costo y tiempo límite de prueba, pero no es compatible con determinadas funciones para negocios de mayor tamaño.
¿Los contras? Si quieres escalar en tu negocio, el sistema de este software te quedará muy chico en muy poco tiempo.
Los pros y contras de un software gratuito
Con el auge de las herramientas tecnológicas para gestión empresarial, surgieron los denominados softwares libres, disponibles para cualquier persona y por lo general, sin algún costo. ¿La mala noticia?, su lenguaje no es accesible para el público común.
La gran característica de estos programas es que te permite cambiar el código fuente (el lenguaje informático) para entender cómo funciona y ajustarlo según tus necesidades. Además, te da libertad de copiarlo y distribuirlo a otros usuarios.
Pero, ¿qué puede ofrecerle a tu empresa una herramienta de este tipo?:
- No todos los softwares libres son gratuitos, pero sus precios de adquisición suelen ser tan bajos que no son una inversión significativa.
- Debido a lo anterior, no requiere un pago de licencia y su uso no tiene límite de tiempo.
- Por ser un programa público, su desarrollo es colaborativo, es decir, los programadores pueden identificar fallas y corregirlas para todos.
- Ofrecen soporte gratuito.
¿Por qué no casarse con un software libre?
Ahora, la idea de muy bajos o cero costos al descargar un software libre suele ser un gran motivo para implementarlo, sin embargo, también es importante tener en cuenta sus desventajas, como:
- Requiere conocimientos técnicos. Si lo usarás como herramienta empresarial, necesitarás un especialista que domine temas de programación para gestionar su buen funcionamiento y ajustar las aplicaciones requeridas para cada tarea.
- El soporte es limitado. Lo que significa que en situaciones emergentes difícilmente recibas una solución rápida o efectiva.
- No cuenta con una garantía del autor. Si hay fallas o errores, probablemente implique gastos.
- Su configuración y diseño pueden dificultar su uso.
Ya que conoces los beneficios y desventajas de usar un software gratuito, analiza si cumple con lo que tu empresa necesita para su correcta gestión financiera. De no ser así, puedes considerar la oferta de los programas de contabilidad profesionales que, si bien requieren una inversión, incluyen mayores funciones y características desarrolladas específicamente para lo que tu empresa requiere.
