Las ventas forman parte del día a día de cualquier empresa, ya sea por la comercialización de bienes o por la prestación de algún servicio; por lo que es sumamente importante mantenerlas bajo supervisión continua a través de un registro de ventas.
El control es un elemento clave para que cualquier negocio sea pequeño o grande alcance el éxito. Por ese motivo, el correcto registro puede ser la diferencia entre un resultado positivo o uno negativo para la empresa.
Cuando se organiza y se detalla cada aspecto de las actividades de un negocio, su posibilidad de crecimiento se hace más visible, especialmente, cuando se habla de temas financieros o económicos.
Toda empresa necesita llevar un control financiero detallado para poder mantener una situación económica saludable. Y tanto los ingresos como los egresos adquieren un nivel de prioridad en este sentido, puesto que muchas PYMES no consideran la seriedad de mantener un registro actualizado de cada uno de los movimientos que se realizan con base en estos dos conceptos.
Registro de ventas: ¿qué es?
Este concepto es muy fácil de definir. Como su nombre lo indica, es la acción de registrar o anotar en un documento todos aquellos movimientos que se generan a partir de las ventas que realice la empresa en un período determinado.
Es decir, cada uno de los ingresos que entren al negocio deben ser contabilizados de manera que permita conocer realmente la ganancia que se está obteniendo por la comercialización de un producto o servicio.
No obstante, debes tener en cuenta que el registro de ventas no te brindará información oportuna por sí solo; para conocer realmente como se encuentra la situación de tu empresa debes considerar, de igual manera, la importancia que representa el registro de los gastos.
La idea es mantener un control de las ventas y una organización en todas las operaciones que se generan por la actividad comercial que realizas.
Ahora bien, a lo mejor todavía no visualizas la magnitud de este tema, pero ¿por qué es realmente importante el registro de ventas? Sigue leyendo.
Importancia del registro de ventas
Al tener toda la información ordenada y clasificada se abre un sinfín de posibilidades para la empresa. Una buena administración conlleva al cumplimiento de los objetivos o las metas de la organización.
Entonces, ¿qué beneficios genera un registro adecuado de las operaciones de venta?:
- conocer exactamente que cantidades se venden;
- evaluar la ganancia obtenida por cada una de las ventas;
- percibir que productos o servicios generan más movimientos;
- comparar mes a mes si existe una disminución o un aumento de las ventas;
- saber el comportamiento de tus clientes en períodos determinados;
- tener un control de inventario actualizado y así saber, que falta exactamente.
Toda esta información puede proporcionarte un registro de ventas adecuado, fundamental para la continuidad del negocio. Tomando en cuenta que, cuando se tiene un panorama más amplio de la situación en general de la empresa, es más probable que se tomen decisiones acertadas que a corto, medio o largo plazo generen más ganancias.
Normalmente, el objetivo de cualquier emprendimiento es crecer, expandirse o posicionarse en un mercado altamente competitivo y, al no tener estos datos valiosos, se imposibilita cada vez más lograrlo.
Por ende, cuando se tiene toda esta información tienes la facultad de observar que es lo que necesitan tus clientes, dónde debes invertir más dinero, que quitar o que agregar de tus servicios. La idea es lograr cubrir las necesidades de un mercado que está en constante cambio y percatarse a tiempo de situaciones de riesgo que puedan afectar la operatividad de la empresa.
Además, el tener referencias pasadas de tus ventas puedes ir observando cómo se comporta el negocio en el tiempo.
Ventas históricas: ¿qué debes saber?
La planificación es un proceso que toda empresa debe realizar para evitar la improvisación constante de las actividades. Si observas un patrón constante en ciertos aspectos de tu negocio, es necesario analizar que lo ocasiona y qué táctica puedes aplicar para usarlo a tu favor o revertir la situación de ser necesario.
Y cuando tienes un historial de ventas previamente establecido, ya sea por mes, año o producto, puedes ser capaz de crear nuevas oportunidades para el negocio y prepararte para aquellas ocasiones que lo ameriten.
Por ejemplo, si en un mes determinado de años anteriores existe una disminución en las ventas, puedes buscar la forma de que el próximo cambie la situación, pero ¿cómo? Buscando alternativas de productos, potenciando la publicidad, creando promociones o cualquier otro elemento que se pueda transformar en una oportunidad.
De igual forma, si sabes que en cierto mes del año tienes un requerimiento mayor de esfuerzo o de demanda, debes contemplar todo lo que esté a tu alcance para cubrirlo, ya sea contratando personal, adquiriendo más mercancía, agregar servicios adicionales o lo que requiera la situación.
No obstante, no es fácil llevar un control de todos los registros de ventas más aún si representa una acumulación de información año tras año por lo que se puede convertir en una tarea tediosa o difícil de realizar por el hecho de tener que calcular todo manual.
Automatización del registro de ventas
Actualmente, existen muchas herramientas tecnológicas que facilitan enormemente el registro de la información incluyendo: la facturación, ventas diarias o históricas, ganancias, inventario, entre otros.
Si tienes todos los datos almacenados en una única plataforma, cuentas con la capacidad de obtener información más precisa de lo que sucede con relación a las ventas. Los software de este tipo son capaces de generar informes detallados en cuestión de minutos, realizando los cálculos requeridos y ordenando las operaciones, ya sea por fecha, producto o cliente.
Esto, adicionalmente, mejorará la productividad de tu empresa por el ahorro significativo de tiempo que representa su uso.
Además, existen softwares de puntos de venta (POS) que te ayudan adicionalmente con la generación de comprobantes tributarios para el cliente, te ofrecen diferentes alternativas de pago para el negocio, puede ser utilizado desde cualquier dispositivo con acceso a internet y los datos almacenados se mantienen resguardados evitando la pérdida de información.
Cada uno de los beneficios que te pueda traer la implementación de un sistema POS aumentará significativamente tus oportunidades, mejorarán el control de tus finanzas y podrás obtener cualquier estadística de la empresa que necesites para tomar una decisión.
Si llegaste hasta aquí, ya conoces lo importante que puede ser el registro de ventas para tu PYME y cómo puede ayudar al crecimiento de tu negocio. Si deseas recibir más información sobre temas de interés para tu empresa, ¡suscríbete a nuestro newsletter! Y no te pierdas ningún detalle.
