Emitir facturas es una de las tareas administrativas más importantes para cualquier empresa, aunque también es una de las más laboriosas, si estás pensando en adquirir un sistema de gestión empresarial, debes saber cómo facturar con un ERP.
Al generar un CFDI puedes documentar las ventas realizadas y registrar los ingresos correspondientes, lo cual puede consumir mucho tiempo. Afortunadamente, existen los ERP, programas que entre sus funciones incluyen maneras de hacer esta labor mucho más sencilla y rápida.
A continuación, te contamos todo lo que debes saber de su funcionamiento, específicamente a la hora de facturar.
Facturación obligatoria en México
En México, la factura electrónica 4.0 es obligatoria desde el 1 de abril de 2023 para todas las empresas, por lo que es fundamental contar con un sistema de facturación que cumpla con los requisitos fiscales.
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución de software que integra todas las áreas funcionales de una empresa, incluyendo la facturación, la cual se puede automatizar en todo su proceso, desde la creación de la factura hasta el envío y seguimiento de los pagos.
¿Cómo facturar con un ERP?
La creación de la factura es la primera etapa del proceso de facturación en un ERP. En ella, el usuario introduce los datos necesarios para crear la factura, como el cliente, el producto o servicio vendido, la fecha de venta, el precio y los impuestos aplicables.
Los datos del cliente pueden provenir de una base de datos almacenada en el ERP, al igual que los datos del producto o servicio vendido, mientras que la fecha de venta y el precio se introducen manualmente por el usuario.
Los impuestos aplicables se calculan automáticamente en el software, basándose en la información del cliente, el producto o servicio vendido y la legislación fiscal vigente.
De acuerdo a un análisis de nuestro sistema y recopilación de datos con nuestros clientes, con Bind ERP puedes tener hasta 5 horas de ahorro de tiempo al facturar automáticamente a la semana.
Aprobación de la factura
En la segunda etapa del proceso de facturación, un supervisor o gerente puede aprobar o rechazar la factura antes de que se envíe al cliente. Esta aprobación es opcional, pero puede ser útil para garantizar que las facturas sean correctas y cumplan con los requisitos legales.
Envío de la factura
En la tercera etapa del proceso de facturación, el ERP envía la factura al cliente por correo electrónico o por un portal de clientes, misma que puede ser en formato PDF o XML.
Seguimiento de los pagos
En la cuarta y última etapa del proceso de facturación, el ERP permite a la empresa realizar un seguimiento de los pagos recibidos de los clientes. El software puede almacenar información sobre la fecha, el importe y el método de pago utilizado.
Ventajas de facturar en un ERP
La facturación en un ERP ofrece una serie de ventajas para las empresas, entre las que se incluyen:
- Eficiencia: La facturación automatizada reduce el tiempo y los recursos necesarios para generar y enviar facturas
- Precisión: Los ERP garantizan que las facturas se generen correctamente, cumpliendo con todos los requisitos fiscales
- Control: Los ERP permiten a las empresas realizar un seguimiento de las ventas y los ingresos
- Ahorros: La facturación automatizada puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en costes administrativos
¿Cómo elegir un ERP?
A la hora de elegir un ERP de facturación, es importante tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa. Algunos factores a considerar son:
- Tamaño de la empresa: Un factor fundamental para decidirte por un software de gestión empresarial es el tamaño de tu negocio, ya que hay opciones adecuadas para diferentes magnitudes.
- Industria: Existen ERP específicos para diferentes industrias, como la fabricación, la distribución o el comercio minorista.
- Funcionalidades: Los ERP ofrecen una amplia gama de funcionalidades, por lo que es importante elegir uno que cumpla con las necesidades de la empresa.
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¿Qué funciones tiene un ERP?
Además de las funcionalidades básicas de creación, envío y seguimiento de facturas, los ERP ofrecen una serie de funcionalidades avanzadas que pueden ser útiles para las empresas. Estas funcionalidades incluyen:
- Integración con otros sistemas: Los ERP pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como el inventario, plataformas e-commerce o la contabilidad. Esto permite a las empresas automatizar aún más el proceso de facturación y mejorar la eficiencia.
- Análisis de datos: Los ERP pueden proporcionar información y análisis sobre las ventas, los ingresos y otros datos relacionados con la facturación. Esta información puede ser útil para las empresas para tomar decisiones estratégicas.
- Reportes en tiempo real y control de almacenes: Olvídate de los inventarios fantasmas y ten control de tus productos en todo momento
La facturación es una tarea esencial para cualquier empresa. Ahora que ya sabes cómo facturar con un ERP no esperes más para optimizar tu proceso de facturación, mejorando la eficiencia, la precisión y el control.
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