La emisión y timbrado del CFDI de nómina es uno de los procesos administrativos indispensables en cualquier organización. Y una de sus obligaciones más importantes ante la ley y los trabajadores.
Si bien la miscelánea fiscal con frecuencia implica cambios significativos, los comprobantes fiscales de nómina y el timbrado de nómina 4.0 son algunos de los más importantes a partir del 2023, debido a que respaldan uno de los principales gastos en toda compañía.
Por eso, en esta ocasión veremos cómo lograr que nuestros CFDI de nómina estén correctos para la declaración anual, realizar el correcto timbrado de nómina 4.0 y así obtener la deducibilidad del ISR sin problema.
¿Qué es un CFDI de nómina?
De entrada, el CFDI de nómina es el nombre técnico del recibo de sueldo. ¡Así es! Desde el 2014, la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el Código Fiscal de la Federación (CFF) fueron modificados para obligar a los patrones a emitir CFDI por los sueldos de sus trabajadores, así como a realizar el timbrado de nómina.
La nómina es un documento que detalla de manera organizada y estructurada la información relacionada con los salarios, remuneraciones y deducciones de los empleados de una empresa durante un período de tiempo determinado (art 15 Ley Federal del Trabajo).
Al ser un gasto, la nómina debe cumplir con el requisito de contar con los comprobantes fiscales correspondientes, con una fecha de expedición dentro del ejercicio en que vayan a ser deducibles.
Entonces, para que los CFDI de nómina sean deducibles por concepto de ISR, tienen que haberse expedido a más tardar el día último del año del ejercicio fiscal pasado.
¿Qué información contiene el CFDI de nómina?
A partir de la versión 4.0 del Anexo 20 para el CFDI de nómina, los recibos de nómina deben contener la razón social, régimen fiscal, RFC y domicilio fiscal del empleador, así como la información completa del trabajador: RFC, CURP, Número de Seguro Social (NSS), antigüedad, número de empleado, departamento y puesto.
Los atributos que se añadieron en la nómina 4.0 son los siguientes:
- Nombre completo de emisor y receptor
- RFC
- Dirección fiscal completa
- Régimen fiscal
Nuevos campos obligatorios en la nómina 4.0:
Campo | Obligatorio | Emisor | Receptor |
Nombre completo | Sí | Tal cual esté en la Constancia de Situación Fiscal sin Régimen de Capital/Sociedad(SA,SC,etc) | Se debe registrar el nombre(s), primer apellido, segundo apellido, según corresponda. |
RFC | Sí | Se debe registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor del comprobante. | Se debe registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes del receptor (persona física) del comprobante. |
Dirección Fiscal completa | Sí | Se debe registrar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal), debe corresponder a una clave de código postal vigente incluida en el catálogo c_CodigoPostal. | Domicilio fiscal completo con código postal |
Régimen Fiscal | Sí | Se debe registrar la clave vigente del régimen fiscal del contribuyente emisor bajo el cual se está emitiendo el comprobante. | Se debe registrar la clave “605” Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, como régimen fiscal del contribuyente receptor del comprobante (trabajador asalariado o asimilado a salarios). |
En cuanto al desglose del sueldo, se debe incluir el monto de los ingresos y percepciones, deducciones, días pagados, salario, salario integrado, periodicidad del CFDI, fecha de pago y periodo de pago.
Existen valores fijos para los comprobantes de nómina, definidos en los catálogos publicados por el SAT y su uso se establece en el Estándar y en la Guía de llenado del complemento de nómina 1.2.
Además, se identifica el concepto «Pago Nómina» dentro de la descripción, con el desglose de su precio unitario e importe (salario bruto).
A continuación, se desglosa:
- Clave
- Tiempo
- Concepto
- Percepción
- Deducción
Veamos un ejemplo.
Ejemplo de CFDI de nómina
Razón social del empleador
Domicilio fiscal
Régimen fiscal
RFC
Registro Patronal IMSS
Forma de pago
Folio fiscal
Lugar, fecha y hora de emisión
Nombre del empleado | RFC | NSS | CURP | Fecha de antigüedad |
No. de empleado | Departamento | Puesto | Días pagados | Salario | Salario integrado |
| 15 |
Periodicidad | Fecha de pago | Periodo | Periodo de pago |
| Quincenal |
Unidad | Unidad | Descripción | Precio unitario | Importe |
1.00 | Servicio | Pago nominal | $ 00 | $ 00 |
Clave | Tiempo | Concepto | Percepción | Deducción | Importe |
1110 | 15.0 | Sueldo | $ 00 | $ 00 | $ 00 |
1480 | 0 | Subsidio al empleo pagado | $ 00 | $ 00 | $ 00 |
2310 | 15.0 | Impuesto Sobre la Renta neto | $ 00 | $ 00 | $ 00 |
2410 | 0.0 | Cuota IMSS trabajador | $ 00 | $ 00 | $ 00 |
Subtotal | $ 00 | ||||
ISR Retenido | $ 00 | ||||
Descuento | $ 00 | ||||
Total | $ 00 | ||||
Total con letra:
¿Cómo revisar los CFDI de nómina?
Para asegurarnos de que los comprobantes de nómina hayan sido correctamente emitidos, el SAT ha puesto a nuestra disposición el visor de nómina, que puedes consultar desde su portal oficial, en el apartado Declaraciones y después seleccionando la opción Visor de comprobantes de nómina para el patrón. En este sistema, el pagador de impuestos puede:
- Obtener la información correspondiente a las deducciones autorizadas, por concepto de nómina.
- Verificar el ISR que se retuvo, así como el número de trabajadores.
- Observar el detalle de dichos comprobantes de nómina.
Otros cambios importantes en el recibo de nómina
Desde el pasado 1 de enero, el SAT publicó cambios en el complemento de nómina que entró en vigor con la llegada del CFDI de Nómina 4.0. Los principales cambios a tomar en cuenta son:
- Como requisito a la emisión de CFDI, adicional a los requerimientos anteriores, se agregan el nombre completo, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor.
- La única versión válida para emitir los recibos de nómina de los trabajadores es la 1.2.
- En todos los casos donde se paguen conceptos de sueldos y salarios, debemos validar que el recibo de nómina contenga el apartado de subsidio para el empleo, aún y cuando sea “0”.
- No debemos incluir el subsidio para el empleo en recibos de nómina cuyos conceptos sean diferentes a sueldos y salarios y asimilados a salarios.
Recomendaciones para el timbrado de nómina 4.0
Además de conocer los cambios en los requisitos para la emisión de tu CFDI, también te dejamos algunas recomendaciones a tomar en cuenta para el timbrado de nómina 4.0:
- Para el trabajador: Verifica que tu empresa sea la que expida realmente tu nómina. Puedes consultarlo en el SAT, entrando con tu contraseña. No te esperes a la declaración anual, ya que se reducen las acciones que puedas hacer para corregirlo.
- Para el empleador: Si emitimos recibos de nómina y no los timbramos, no pueden ser deducibles. Algunas empresas sí lo deducen pese a no emitir CFDI, situación completamente irregular. La autoridad puede investigar si detecta que se está deduciendo nómina, pero no está timbrada.
- Otras recomendaciones: Se sugiere apoyar al trabajador para que consiga la constancia de la manera más expedita posible, recalcando los datos que debe dar desde el portal del SAT, en el apartado factura electrónica y en la opción actualización de la factura electrónica.Otro aspecto importante es el comunicarle que este procedimiento es totalmente gratuito y es de suma importancia para el ejercicio fiscal anual.
- Recuerda que a partir del 1 de julio de 2023, ya no es posible emitir el CFDI de nómina 3.3 en ningún facturador.
Desde Bind ERP, se puede timbrar la nómina de manera sencilla, integrando estas facturas al resto de la contabilidad de la empresa. Al ser un sistema de administración y facturación en la nube, esta plataforma integra en un solo lugar los procesos diarios de ventas, administración, compras, cobranza y nómina.
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Conclusión
Desde la implementación de la factura electrónica, es más sencillo para los contribuyentes presentar sus declaraciones anuales e informativas. En particular, el timbrado de nómina simplificó aquellos viejos informes que debían hacerse para especificar los rubros de jubilación, indemnización, pagos por retiro y otros conceptos de pago a trabajadores.
Con el sistema actual, el SAT ya conoce nuestros conceptos de los pagos efectuados y avanzamos gradualmente hacia la desaparición de las declaraciones informativas. Pero como todo proceso, también requiere nuestra participación con acciones como el tener emitidos los documentos que te pide el portal, con todos sus datos revisados correctamente.
Por eso, es importante detectar a tiempo cualquier inconsistencia en el CFDI de nómina, así como proceder a corregirlos para garantizar su deducibilidad. Esto también nos ayuda a tener en regla todos nuestros datos del recibo de nómina, que es importante para algún trámite y declaración en un futuro.
Debemos ver estos requisitos y revisión de datos correctos como una manera de mantener el control tanto del lado del trabajador como del empleador, puesto que a raíz de su implementación, se lograron a detectar algunos datos erróneos dentro de las empresas que pasaron a ser corregidos. Tener información de estos procesos nos ayudará a revisar si todo está en orden desde nuestra cancha.
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