Llevar el control de una empresa no es nada sencillo y menos si no se usan las herramientas adecuadas. Para gestionar todas las áreas es importante usar la planeación de los recursos de la empresa (ERP).
Los directivos y dueños de una empresa deben conocer todos los beneficios de un sistema como Bind ERP, pues estos software son recursos óptimos para administrar un negocio.
Gracias a la expansión del mercado de la tecnología empresarial, cada vez más pymes en México se están digitalizando. De hecho, la falta de automatización hoy en día es una desventaja frente a la competencia, por no mencionar la pérdida de clientes y hasta de información valiosa de tu empresa.
Con un ERP, aprovecharás al máximo los recursos de tu negocio. Si te interesa saber más sobre la planeación de los recursos de la empresa ERP , sigue leyendo este artículo donde te explicamos a todo lo que necesitas conocer sobre esta herramienta de gestión empresarial.
¿Qué es la Planeación de los Recursos de la Empresa ERP?
El ERP o “Enterprise Resource Planning” por sus siglas en inglés, se traduce al español como “Planeación de los Recursos de la Empresa”.
Es un sistema que busca satisfacer los requerimientos de la gestión empresarial y lo que intenta es unificar las áreas productivas del negocio.
Toda empresa lleva a cabo sus actividades o se organiza en áreas que interrelacionadas por la información que comparten y generan en cada uno de sus procesos.
Si una empresa tiene sistemas variados e incompatibles, carece de una visión general de los procesos en el tiempo necesario para una buena toma de decisiones.
Los módulos de un ERP, como contabilidad, logística, compras y ventas, son piezas importantes de la gestión empresarial. La utilidad de un ERP se divide por módulos independientes, pero con la posibilidad de interactuar entre ellos, según las necesidades del cliente.
Cómo los sistemas ERP pueden promover una mejor planificación de recursos
Con un sistema ERP se administran eficientemente las bases de datos y se obtiene información en línea, de forma actualizada y al momento en que se está realizando cualquier operación en cualquier área de la empresa.
Esto es muy importante para tomar decisiones, pues se tiene conciencia de la situación actual y se puede prever la situación del negocio a futuro.
La planeación de los recursos de la empresa ERP permite elaborar planes estratégicos para que la empresa sea competitiva, se puede conocer la situación financiera, establecer políticas de personal, etc.
Muchos saben acerca de la planeación de los recursos de la empresa ERP; sin embargo, las empresas no siempre entienden cuáles son realmente sus problemas.
Para la implantación de un ERP se requiere un cambio de mentalidad de la empresa, que si no se logra, pone en riesgo una gran inversión.
Cuáles son las ventajas de un ERP
- Centralización de la información en una sola base de datos
- Optimización de datos y reducción de operaciones innecesarias
- Aumento en la productividad de la empresa
- Acceso a información histórica
- Integración de múltiples áreas y unidades de negocio
- Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes
- Reducción de compras innecesarias
- Información actualizada de inventarios en tiempo real
- Estandarización de la información de las distintas áreas
- Incremento en la eficiencia en los tiempos de la empresa
- Trazabilidad. Los datos ingresados se mantienen completos y comunes
- Información accesible en todos los niveles de la empresa
- Posibilidad de utilizar múltiples divisas
- Integración de la cadena de suministros, producción y procesos administrativos, conectando todas las partes de la organización, teniendo más control
Si aún no te convences de adaptar un ERP en tu empresa checa estas 5 ventajas de un ERP en tu negocio.
Tipos de ERP
Ahora que definimos qué es la planeación de los recursos de la empresa ERP y cuáles son las ventajas de tener uno en la empresa, veamos los diferentes tipos que hay.
Para clasificar los ERP, podemos hacerlo por niveles funcionales o por tamaño de la empresa. Para simplificar los tipos de ERP lo haremos de la siguiente manera:
1. ERP Generalista
Las soluciones de ERP heredadas y ERP en la nube son generalistas, pues se adaptan a los procesos en todas las industrias. Estos sistemas tienen una fuerte personalización e integración para adaptarse a los distintos requerimientos de la industria.
2. ERP de código abierto
Los ERP de código abierto son pocos en el mercado. Pero este tipo de sistemas ayudan a las empresas con equipos de tecnología con la flexibilidad de desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el ERP.
Es decir, estos están orientados a desarrolladores, pues el código abierto aumenta la usabilidad y la adopción de los usuarios porque el software puede producir procesos sumamente personalizados.
3. ERP vertical
Estos son ERP específicos por industria. Los proveedores de lo que es ERP son empresas nuevas o pequeñas que tratan de enfocarse en un nicho, como la construcción, la distribución, o mercados minoristas. Entre los ejemplos más populares de esta plataforma en particular está Microsoft Dynamics AX.
4. ERP para pequeñas empresas
Se trata de soluciones en la nube o ERP locales. A menudo, los ERP son modulares con características reducidas. En lugar de ofrecer un sistema totalmente integrado, un ERP para pequeñas empresas funciona para algunos procesos de negocios y deja de lado todos los demás.
Los ERP de este tipo tienen funciones de gestión de recursos humanos y contabilidad únicamente, con opciones adicionales para CRM, por ejemplo, o solamente de inventario y gestión de la cadena de suministro. A este tipo de ERP también se conoce como ERP ligero.
Los módulos de un ERP
Los ERP se dividen o tienen segmentos determinados para tareas específicas de la gestión empresarial y cada uno de estos módulos cuentan con distintas potencialidades y funcionalidades.
Los módulos de un ERP son variados, pero cada uno ayuda de diferente manera a tu negocio. Veamos algunos de los más sobresalientes para que elijas el ERP que más te convenga:
Finanzas
Las finanzas y la contabilidad son la columna vertebral de gran parte de la planeación de los recursos de la empresa (ERP).
Un software como Bind ERP cuenta con este tipo de módulos, que se encargan de automatizar las tareas financieras y ayudan a tu empresa a dar el seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR), además de generar informes financieros relevantes.
Gestión de recursos humanos
La mayoría de los sistemas ERP incluyen un módulo de Recursos Humanos con la funcionalidad de manejo de nómina y asistencias. A algunos ERP se les pueden acoplar add-ons para gestionar el capital humano.
Control de inventarios
El módulo de inventarios ayuda a la empresa a controlar el abastecimiento y compras, es decir, adquirir los materiales y servicios que se necesitan para la manufactura o el control de compra de artículos que se revendan. Este módulo automatiza las compras, incluyendo solicitudes de oferta.
Ventas
El módulo de ventas te ayuda a dar seguimiento a prospectos y clientes, además de la funcionalidad para el proceso de gestión de pedidos, remisión, facturación y hasta gestión del rendimiento del área de ventas.
Facturación electrónica
Los sistemas ERP de calidad como Bind ERP tienen módulos especializados para generar facturas electrónicas para tu negocio, con este módulo puedes capturar datos y generar comprobantes de manera automática, lo que incrementa la rapidez y la efectividad en tus ventas.
Además, puedes enviar de manera electrónica estos comprobantes, lo que se traduce al ahorro y reducción de costos, pues se elimina la necesidad de comprar con frecuencia materiales o insumos de impresión.
Logística y cadena de suministro
El módulo de cadena de suministro da seguimiento al movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena dentro de la empresa. Este módulo es una herramienta para gestionar inventarios en tiempo real, da seguimiento a operaciones de almacenamiento, transporte y logística.
ERP para diferentes tipos de empresas
Empresas de diferentes tipos en la industria necesitan información precisa y en tiempo real de los procesos de su negocio. Una herramienta eficaz para competir y tener éxito. Sin embargo, las distintas empresas confían en un ERP por motivos distintos. Por ejemplo:
Servicios públicos
Las empresas de servicios necesitan revisar constantemente sus activos de capital, no solamente para cumplir con la demanda de servicios, sino también para reemplazar los activos antiguos.
Sin un sistema ERP, el esfuerzo por priorizar estas inversiones en activos sería difícil y propenso a errores. Un ERP ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos, que es el pronóstico de demanda.
El hecho de no contar con las piezas adecuadas durante la producción puede crear un problema significativo de servicio al cliente. Por otro lado, tener demasiados repuestos también significa gastos excesivos y stock desactualizado.
Ahora que conoces más sobre los sistemas de planeación de los recursos de la empresa, seguro te interesa contratar uno, lee el artículo Elige el plan de tu ERP de acuerdo a las necesidades de tu PYME
Comercializadoras e importadores
Para las comercializadoras B2B, las entregas puntuales son clave. Todas estas empresas quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación de su inventario, y acortar el tiempo del order-to-cash.
Para lograr este objetivo, se necesita integrar la funcionalidad para gestión de inventario, compras y logística, así como procesos automatizados adaptados a tus necesidades.
Los fabricantes también pueden obtener un control de inventario donde se supervisen los movimientos de stock, identificando productos de alto y bajo rendimiento, y gestionando las compras de manera más eficiente.
Otra función clave para las comercializadoras es la integración del e-commerce. Hoy en día, es común que se importen productos y se vendan a través de distintas tiendas en línea y marketplaces, además de sucursales físicas.
Para integrar estos canales de venta y manejar un inventario consolidado, un sistema ERP con módulo de E-Commerce es la opción que permite automatizar, eliminar el retrabajo y evitar sobreventas.
Comercio minorista
Un ERP mejora la experiencia del cliente, al automatizar la generación de facturas. Además, permite mejorar las ventas con funciones como:
- Catálogo de clientes con agenda de citas y actividades
- Recepción de pagos en línea
- Generación de reportes de ventas en tiempo real y con indicadores clave
- Portal de autofacturación
Para el comercio minorista, es importante también que su sistema ERP sea robusto en el manejo de inventarios. Bind ERP es un sistema multialmacén y multisucursal, que permite calcular los puntos mínimos y máximos de mercancías.
Adicionalmente, proporciona visibilidad sobre los movimientos de mercancías y genera los reportes necesarios para optimizar los inventarios.
Integrar un ERP a tu empresa
Los sistemas ERP brindan una gran cantidad de funcionalidades para el negocio, y pueden conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones o fuentes de datos (como los CRM y plataformas de e-commerce).
Integrar un ERP en tu empresa da una visión unificada de la información de diferentes sistemas, aumenta la eficiencia de los procesos del negocio, mejora las experiencias de cliente y facilita la colaboración entre áreas y socios de la empresa.
Los sistemas de ERP son abiertos y flexibles, y se pueden integrar fácilmente con una amplia gama de productos y software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API).
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Conclusiones
Ahora que conoces más sobre la planeación de los recursos de la empresa ERP, puedes elegir un sistema para tu empresa que cumpla con todas las necesidades de tu negocio.
Si quieres adaptabilidad y eficiencia para el crecimiento de tu empresa, además de mejorar los procesos para la toma de decisiones, aumentar la productividad y tener clientes más satisfechos, considera un sistema como Bind ERP, una solución integral para tu negocio.
