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Qué es un ERP: la guía completa

Qué es un ERP: la guía completa

A la hora de gestionar un negocio, independientemente de su giro y trayectoria, es importante complementar el talento humano con herramientas tecnológicas. Por esa razón, ¡necesitas saber qué es un ERP!

Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP (del inglés Enterprise Resource Planning) es un sistema de administración que permite optimizar todos los procesos operativos y mejorar la productividad laboral de las empresas.

Sin importar si se trata de la contabilidad, ventas, inventarios, producción o finanzas de tu organización, estos software administrativos te brindan todas las herramientas tecnológicas para gestionar la información clave de una compañía.

¿Te gustaría conocer más acerca de los software ERP? Si tu respuesta es "sí", ¡estás en el lugar indicado! Empecemos por aprender cuáles son sus principales particularidades.

Escritorio con ERP

Características principales de un software ERP

 

Conocer de forma detallada todos los aspectos de estos sistemas te permitirá tener una mejor idea sobre su funcionamiento, así como las ventajas de contar con un ERP en tu negocio.

Por esa razón, a continuación te mencionaremos seis de las características de estos software para que descubras si este tipo de herramienta de administración es la mejor opción para tu empresa. ¡Allá vamos!

1. Se enfoca en el funcionamiento interno de la compañía

A diferencia de otro tipo de sistemas, como el de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés), un ERP se especializa en el funcionamiento interno de la organización sin profundizar en variables externas.

Un buen ERP prioriza información relacionada a la contabilidad, operaciones financieras y, especialmente, inventario, lo que resulta de gran ayuda para la toma de decisiones y otros aspectos clave para manejar adecuadamente un negocio.

2. Brinda acceso a una base de datos centralizada

Una de las características principales de un sistema ERP es que te facilita el acceso a una base de datos centralizada en la que encontrarás toda la información que necesitas para dirigir el rumbo de un proyecto.

Si te preguntas cómo un ERP logra concentrar los datos, la respuesta es sencilla: condensa las actividades de cada uno de los departamentos de una compañía e integra y conecta sus diferentes variables.

Aunque se dice fácil, para contar con un alto nivel de eficiencia en las operaciones de tu empresa, es fundamental que apliques esta herramienta con la asesoría de profesionales.

3. Captura datos de forma automática

Aunque es importante que conozcas el funcionamiento y desarrollo de un ERP, eso no quiere decir que tienes que realizar complejos procedimientos para que te brinde datos e información valiosa.

Otra de las características de este sistema administrativo es que captura estadísticas completamente fiables de forma automática.

En pocas palabras, un ERP opera solo; simplemente deberás preocuparte por sacar el mayor provecho de los informes que te dará.

4. Es un sistema configurable

Si bien no necesitas operar un sistema ERP para que capture y proporcione datos, sí tendrás la posibilidad de moldearlo a las necesidades de tu empresa y equipo gerencial.

Y es que un ERP te permite configurar cada una de sus partes desarrollando el código del software para que su operatividad sea mucho más eficiente.

5. Estructura el trabajo según módulos

Para aumentar su eficacia, esta herramienta tecnológica segmenta su campo de acción.

Estructurar el trabajo según módulos le permite al ERP analizar el funcionamiento de cada área por separado para luego condensar la información en la base de datos centralizada.

6. Demanda sincronización entre departamentos

Al momento de implementar un software ERP, es importante que todos los miembros de la organización tengan conciencia sobre su uso y entiendan su funcionamiento y propósito.

Para que esta herramienta tecnológica sea más efectiva, es indispensable que exista sincronización entre los departamentos y que, además, estos saquen provecho de la información a la que tendrán acceso. Si aún no tienes muy claro qué datos debe ofrecerte esta herramienta, da clic aquí.

¡Bien! Estas 6 características son algunas de las cosas que debes saber antes de “casarte” con un software de administración, en este caso un ERP.

Sin embargo, ¡aún hay más aspectos que necesitas conocer para que realmente sepas qué es un ERP!

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Hombre viendo beneficios de ERP para su negocio

Beneficios de contar con un ERP en tu empresa

 

Un software ERP opera bajo un alto estándar de calidad, por lo que sin duda será de gran ayuda para tu negocio. Dicho esto, a continuación te hablaremos sobre ocho beneficios que disfrutará tu compañía si implementas uno de estos instrumentos.

1. Existirá una mejor comunicación interna

Una de las grandes ventajas de un sistema ERP es que mejora la comunicación entre las diferentes áreas de una organización.

Al tener una base de datos centralizada y brindar accesibilidad a distintos usuarios, esta herramienta rompe con barreras informativas entre departamentos y miembros de la compañía.

Tener una buena comunicación interna, lógicamente, le brindará muchos beneficios a tu empresa, como:

  • Promover confianza entre los colaboradores y un clima organizacional positivo.
  • Contribuir a la difusión de la identidad corporativa entre los empleados.
  • Facilitar la creación de líneas de acción en momentos de crisis internas.
  • Brindar información sobre los objetivos y logros a todos los trabajadores.

Por supuesto, cada uno de estos beneficios extras se notarán con más frecuencia a medida que involucres tu ERP en más procesos de tu negocio.

2. Las tareas relacionadas al inventario estarán automatizadas

Como todo software tecnológico de calidad, un ERP te permitirá automatizar procesos operativos fundamentales de tu empresa, especialmente aquellos que están relacionados al inventario.

Facturas, auditorías de inventarios y otras tareas que comúnmente resultan pesadas y repetitivas para las compañías, las podrás optimizar gracias a la implementación de esta herramienta tecnológica.

Al automatizar procesos como estos, reducirás el tiempo en que tradicionalmente los ejecutaba el personal y, además, disminuirás exponencialmente el riesgo de cometer errores.

¡Eso sí! Implementar un ERP no quiere decir que los empleados pasarán a un segundo plano; simplemente, quienes colaboran en tu compañía se deberán enfocar en otro tipo de tareas en las que el talento humano resulta indispensable, como la atención al cliente y el diseño de estrategias, por ejemplo.

Otro gran beneficio que te brindará automatizar tareas a través de un ERP, es que serás mucho más constante. ¿Qué quiere decir esto? Básicamente que estandarizarás el tiempo de entrega de pedidos y la calidad de tus productos o servicios.

¡Listo! Ahora que ya sabes por qué un ERP es un gran instrumento para el manejo de tus inventarios, debes saber cuáles son las principales funcionalidades que debes buscar en tu sistema en esta cuestión:

  • Multi sucursal y multi almacén: capacidad de establecer el stock mínimo y máximo de tus productos, así como realizar traspasos.
  • Transferencias y ajustes de productos: posibilidad de monitorear la reubicación de tus productos y tener fácil acceso a datos como el total de las entradas, salidas, ajustes, ventas y todos los movimientos.
  • Existencias siempre actualizadas: oportunidad de conocer en dónde están ubicados tus bienes desde que entran a tu almacén hasta que se entregan a tus clientes.
  • Importación desde Excel: facultad de importar toda la información que necesites de los artículos que comercialices sin necesidad de capturar todos tus datos de forma manual.

Al no contar con un instrumento que te ayude con todas las tareas antes mencionadas, se puede perder mucho dinero en la compañía, lo cual te alejará del cumplimiento de tus metas.

3. Se eliminarán tareas duplicadas

Las tareas duplicadas se pueden convertir en un verdadero dolor de cabeza para las compañías que no incluyen sistemas informativos de gestión empresarial.

Por suerte, empezar a utilizar un ERP te mostrará el camino para que minimices las actividades repetidas de forma exponencial.

Cuando no existe un sistema tecnológico que brinde información fiable y centralizada, los departamentos suelen operar de manera independiente y, muchas veces, colaboradores de distintas áreas de las organizaciones realizan informes, registros u otras tareas sin saber que alguien más ya las realizó, lo que se traduce en una pérdida de tiempo y falta de eficiencia operativa.

Incluso, es posible que si implementas un ERP en tu negocio, muchas de estas tareas dejen de ser necesarias, ya que el software se encargará de suministrar determinados datos e información, y las diferentes secciones de la compañía se podrán encargar de labores específicas que no corren el riesgo de duplicarse.

4. Tu empresa contará con un sistema adaptado a ella

Una de las características que convierte un ERP en uno de los mejores sistemas informativos, es que se ajusta a las compañías en las que es implementado.

Antes de poner en marcha un ERP dentro de tu negocio, el proveedor y su equipo de especialistas realizarán un análisis integral que les permitirá identificar las características únicas de la empresa.

De esa manera, podrás acomodar la herramienta a las necesidades reales de tu negocio.

Además, como mencionamos antes, un ERP tiene la capacidad de segmentar el trabajo en módulos. Esta característica le permite al software desarrollar los módulos que tu organización necesite en un determinado momento e, incluso, crecer y evolucionar paralelamente a ella.

Algunos de los factores que influyen en qué tipo de sistema necesitas son:

  • El número de movimientos de ventas máximo que tienes al mes.
  • La cantidad de facturas electrónicas que emites.
  • Los usuarios que requerirás dentro del software.
  • Tu catálogo de productos.
  • La proyección de tu negocio a corto, mediano y largo plazo.

Eso sí, tu proveedor puede ofrecerte un cambio de plan siempre que sea necesario.

5. Habrá un mayor control de la operación

Aunque su principal campo de acción sean los inventarios, un ERP también facilita el seguimiento de los procesos operativos de producción.

Esto quiere decir que la información que brinda te puede ayudar a detectar fallas en cualquier momento del ciclo de elaboración de un producto, desde que la materia prima llega el almacén hasta que se produce el artículo.

Esta trazabilidad, como se le conoce a la serie de procedimientos que ayudan a seguir la elaboración y evolución de un producto, te dará muchas ventajas con respecto a tus competidores como: tener transparencia en cuanto a la cantidad de materiales que se utilizan al momento de fabricar cierto bien y optimizar la logística.

6. Optimizarás el uso de tus recursos monetarios

La gestión empresarial demanda tareas muy específicas que engloban incertidumbre, como la visualización de escenarios futuros.

Una empresa que aspire perdurar en el tiempo y mejorar su posicionamiento en el mercado, necesita de un equipo gerencial capaz de realizar planificaciones a corto, mediano y largo plazo.

Si implementas un software de ERP en tu negocio, estas planificaciones serán mucho más efectivas, ya que esta herramienta te facilitará trazar escenarios realistas.

Al momento de hacer estimaciones, los datos e información que brinda un ERP son de gran ayuda y disminuyen, de forma exponencial, el riesgo de diseñar estrategias con base en panoramas que no sucederán, puesto que te permite tener un conocimiento a detalle del flujo de efectivo y capital con el que cuenta tu compañía.

Además, no deberás preocuparte si compras o vendes en moneda extranjera, pues con un sistema de administración de este tipo, podrás llevar un control preciso de todas tus operaciones sin importar el tipo de cambio en el que se realicen. De igual manera, tendrás fácil acceso a todos los depósitos, retiros y transferencias que tu empresa genera.

7. Aumentará la eficacia de la toma de decisiones inmediatas

Contar con un ERP, además de ayudarte a perfeccionar la planificación, te permitirá tomar decisiones inmediatas certeras que resultarán beneficiosas para tu negocio.

La base de datos centralizada que ofrece un ERP, tiene una importante característica: puede visualizarse en tiempo real. De esa manera, los diferentes departamentos siempre tendrán a la mano datos precisos a la hora de tomar diseñar un plan de acción.

Por esa razón, esta herramienta tecnológica resulta de gran ayuda en momentos de contingencia o cuando surgen eventos inesperados.

8. Mejorarás la gestión de tus ingresos

Tener un buen manejo y control de la recaudación de tu compañía es vital para que pueda existir y posteriormente expandirse.

Con esto en mente, un ERP debe apoyarte con herramientas estratégicas que te ayuden a coordinar tus ventas de la manera más eficaz.

Un ejemplo de esto son los catálogos de prospectos y clientes, ya que te permiten tener acceso a toda la información de quienes acuden a ti y podrás ofrecer una atención personal y cercana.

Asimismo, tu sistema de administración debe facilitarte realizar cotizaciones y pedidos de manera rápida, pues nunca sabes cuándo puedes estar por cerrar un trato.

Eso sí, lo ideal es que si logras cerrar una venta, tu herramienta de gestión también te permita enviar remisiones y emitir facturas con validez fiscal. Adicionalmente, debe posibilitar que consultes todos los datos sobre tus transacciones y crees reportes por vendedor, sucursal, categoría de productos, entre otras opciones.

En conclusión, se trata de una herramienta sumamente valiosa que, gracias a sus beneficios, te retribuirá y multiplicará el dinero que invertiste para aplicarla.

Por supuesto, disfrutar de esos ocho beneficios será grandioso para tu negocio, pero, para que obtengas estas ventajas, también es importante que elijas el tipo adecuado de ERP.

Aunque todos los modelos de ERP son beneficiosos, es necesario que los conozcas para que sepas cuál es el que tiene una mayor probabilidad de adaptarse a las características de tu compañía, ¡así que no dejes de leer la próxima sección!

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Gerente de empresa enseñando los diferentes tipos de ERP

Tipos de ERP

 

¡Bien! Ahora que sabes lo que es un ERP y cuáles son sus características y beneficios, llegó el momento de que conozcas sobre la variedad de opciones que existen en el mercado.

Si tomamos en cuenta su instalación y diseño, podemos segmentar estos sistemas en tres grupos: a la medida o predefinidos, ERP locales y aquellos que están en la nube.

ERP a la medida o predefinido

¿Recuerdas que mencionamos que los ERP se acomodan a las características de los negocios? ¡Bien! Pues, además de adaptarse, también existe la posibilidad de que se creen a la medida de una organización.

Existen especialistas que crean los sistemas de ERP desde cero para que cada una de sus propiedades y funcionalidades empate con las particularidades de una determinada empresa.

Para aplicar este tipo de sistema, los profesionales utilizarán un software ideal para el tamaño de tu negocio y sus características.

ERP locales

Una de las maneras de implementar un software ERP es instalando el instrumento de manera local, es decir, en el entramado informático del negocio en que se vaya a aplicar.

Esto permite que el ERP pueda ser utilizado desde los diferentes equipos tecnológicos de la compañía, y que el personal de diversos departamentos pueda acceder al sistema al mismo tiempo sin que eso signifique un problema.

Sin embargo, estas atractivas características no son únicas de los ERP locales, ya que las herramientas alojadas en la nube también ofrecen estas posibilidades.

ERP en la nube

Esta clase de ERP, quizás, es la más sofisticada y, por eso, resulta una gran idea que la apliques en tu negocio. Y es que tiene una ventaja muy clara: se puede utilizar desde cualquier lugar que cuente con una conexión a Internet, ya que está alojada en un servidor concreto.

En pocas palabras, al funcionamiento de este tipo de sistemas traspasa las barreras de la empresa. Si lo aplicas, podrás acceder a datos e información valiosa desde tu casa o en el hotel donde pasas unos días de vacaciones.

Conocer estos tipos de sistemas de ERP te permitirá escoger el adecuado para tu negocio.

Antes de elegir uno, analiza cuál se adapta a las características de tu compañía y, sobre todo, te ayudará mejorar el manejo de tus finanzas y de tus inventarios.

Además de las necesidades concretas; el volumen de trabajo, el presupuesto y la cantidad de departamentos son otros factores que debes valorar antes de elegir un sistema de ERP.

Por suerte, una empresa especializada en la aplicación de sistemas informáticos puede brindarte la asesoría que necesitas en este aspecto. De esa manera, no correrás el riesgo de tomar una decisión equivocada.

Recuerda que un minucioso análisis y diagnóstico de tu empresa forma parte del servicio de implantación de un sistema de ERP.

Además, también es importante que tanto tú como los empleados reciban una inducción de algún especialista que les permita aprender a usar un ERP.

Después de que los expertos evalúen a fondo tu empresa, escojas un sistema ERP adecuado y el personal conozca cómo utilizarlo, el siguiente paso es saber cuál es el plan de soporte y seguimiento que ofrecerán los profesionales que contrataste.

Para que este sistema brinde buenos resultados a corto, mediano y largo plazo, es vital contar con la ayuda de gente especializada que se encargue de actualizarlo cada cierto tiempo y que, además, ofrezca soporte si surge alguna eventualidad.

La implementación de un ERP es parte de una gestión empresarial que involucra a los miembros de la organización y a los especialistas que desarrollaron y aplicaron el sistema.

Por esa razón, no solo es necesaria la adopción de esta tecnología por parte de los miembros internos de la organización, sino que también es importante que la empresa que se encargue de implementar el ERP sea cercana y te ofrezca un servicio de seguimiento.

Si acudes a una empresa de servicios informáticos que cuente con estas características, tu negocio será el próximo caso de éxito de los sistemas ERP.

Los ERP han resultado de gran ayuda para muchas compañías. Un ejemplo de ello son los casos de éxito de las empresas Via Pet, Novaideas y Artromed.

De acuerdo a la gerencia de este negocio de la industria del hospedaje, la autonomía del departamento de control de gestión, la toma de decisiones adecuadas y el control total del estado de las habitaciones fueron algunos de los beneficios que disfrutaron tras la aplicación de este sistema.

¡Ya lo sabes! Además de conocer qué es un ERP, es importante que escojas a los especialistas adecuados para implementar este sistema que puede brindar grandes beneficios a tu negocio.

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