Si estás considerando llevar a cabo la implementación de un ERP para mejorar la gestión y productividad de tu empresa ¡Felicidades! Has tomado la mejor decisión.
Como enfrentarse al cambio no es nada sencillo, es importante que tu equipo de trabajo y tú sigan una serie de fases previas a la adopción del software.
¿Cómo se implementa un sistema ERP en una empresa?
La implementación de ERP implica que tu negocio dé un paso a una transformación digital que será beneficiosa para tus empleados y para ti. Dada la relevancia de esta inversión, es prudente que la transición esté bien organizada.
En esta ocasión, te diremos de qué forma hacer la implementación de ERP para que sea exitosa y comiences a optimizar procesos valiosos para tu negocio.
1. Planificación
Un ERP tiene como objetivo gestionar los procesos de una empresa. Por ello, es preciso comenzar identificando las áreas de oportunidad que se tienen.
Los representantes de cada área en tu empresa (finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, etc.) deberán reunirse para identificar las principales necesidades que presentan en sus procesos.
Tras la identificación de las áreas de oportunidad, es relevante que un líder explique qué es un ERP y a grandes rasgos de qué forma su implementación ayudaría a disminuir las áreas de oportunidad.
Debido a que cualquier líder desconoce a profundidad las necesidades de todas las áreas, los representantes de área deberán plantearse cuáles son las necesidades que esperan que se resuelvan tras la implementación de ERP.
Conoce más sobre planificación, leyendo: La planeación financiera es indispensable para tu empresa.
2. Definir el alcance
En este punto previo a la implementación de ERP, es fundamental que el equipo sepa lo que es un ERP y cuáles son los alcances de este software de gestión. Los equipos crearán una lista detallada de necesidades.
La función del líder es dar a conocer el presupuesto que tiene la empresa para adquirir un software de ERP.
3. Evaluar las opciones
El equipo deberá analizar entre las opciones de software ERP para encontrar el que se ajuste al presupuesto de la empresa, pero sobre todo el que más problemas solucione.
Recuerda que la idea de la implementación de ERP es facilitar la toma de decisiones, optimizar tiempos y automatizar procesos para que el flujo de trabajo sea más fluido. La idea es encontrar un ERP que sea funcional para todos. Estos son otros beneficios de un ERP que podemos mencionar para tu equipo de trabajo:
- Mejor comunicación interna
- Automatización de tareas y procesos cotidianos de administración, contabilidad, inventarios, ventas, entre otras.
- Eliminación de tareas duplicadas
- Control de la operación
- Mejor uso de recursos monetarios
- Eficacia en la toma de decisiones
- Mayor gestión de ingresos
4. Migración de datos
Ahora que el equipo ha seleccionado el software que más problemas resuelve para su empresa, es momento de comenzar con la implementación de ERP.
La migración de datos puede convertirse en uno de los pasos más tediosos o cansados, pero considera que a largo plazo ahorrará mucho trabajo porque de ahora en adelante el software ERP será un aliado.
Para que un ERP funcione de forma adecuada, será necesario que tengas a la mano y actualizados todos los datos que el software requiere.
No obstante, en algunos sistemas como Bind ERP se puede contar automáticamente con toda la información de ventas o ingresos, clientes, gastos y proveedores, mediante una sincronización con el SAT para la descarga de XML.
5. Gestión del cambio
En los puntos anteriores solo el personal administrativo tiene conocimiento sobre el ERP y lo que implica su uso. El siguiente paso es informar al resto del equipo sobre el cambio que está por ocurrir.
Los empleados tienen un ritmo rutinario de trabajo y en ocasiones los cambios no son bien aceptados. Una fase importante de la implementación de ERP es preparar al equipo para el cambio.
En este punto, puedes utilizar el informe de áreas de oportunidad que los líderes presentaron en la fase 1. Después, le explicarás al equipo cómo la implementación de ERP puede resultar beneficioso para todos.
Es importante resolver de forma oportuna los siguientes cuestionamientos: ¿Qué es un ERP? ¿Por qué es fundamental incluir un ERP a la empresa? ¿De qué forma nos va a ayudar como empresa? ¿Cuáles son las expectativas que se tienen tras la implementación de este sistema? ¿Cómo serán las capacitaciones? ¿Cuándo se espera que se comience a emplear?
6. Capacitación
La capacitación es crucial para la adecuada implementación de ERP. De esta forma, los empleados conocerán el sistema y evitarán tener conflictos con el mismo al momento de comenzar a usarlo como herramienta diaria de trabajo.
El tiempo de capacitación debe ser previo a la implementación real del ERP para que los empleados se adapten al programa, se realicen pruebas y haya posibilidad de tener márgenes de error sin dañar a la empresa.
7. Implementación
Es momento de proceder con la implementación de ERP. Considera que aunque los empleados hayan tenido una capacitación previa, tener errores aún es posible debido a que el equipo se encuentra en proceso de adaptación.
No olvides que regularmente puede haber adaptaciones del software para mejorarlo y al mismo tiempo, garantizar su funcionalidad.
Conclusiones
Ahora que ya conoces los pasos para lograr una implementación de ERP exitosa, ¡manos a la obra!
Una opción de software de gestión es Bind ERP porque además de poseer varias características que serán favorables para tu negocio, se implementa en cuestión de minutos y de forma totalmente gratuita.
En Bind ERP te llevamos de la mano para que la implementación de ERP sea favorable para tu equipo de trabajo. Una vez contratado el sistema, dispones del acompañamiento personalizado de un asesor durante los siguientes 60 días. De esta forma, buscamos que tu negocio obtenga el máximo provecho del sistema.
Agenda una demo. ¡Te esperamos para resolver cualquier duda!
