Contrario a lo que muchos piensan, hacer crecer una empresa no se trata solo de vender, sino de saber administrarse y llevar una buena contabilidad.
Por eso, dominar los métodos y procedimientos de cobranza es fundamental en el día a día de cualquier negocio.
Solo hace falta googlear «Empresas con pérdidas millonarias por malos métodos de cobranza» para conocer el sinfín de corporaciones que obviaron esto, para luego reconocer su relevancia por las grandes pérdidas experimentadas.
En México, la liquidez promedio de la empresas es de apenas 20 días, de acuerdo con datos reportados por El Economista sobre los problemas de cobranza de las pymes.
Por supuesto, nosotros no deseamos que llegues a esos extremos. Por ello te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los métodos y procedimientos de cobranza ahora mismo.
¿Te cuesta trabajo recuperar los pagos con tus clientes? Te recomendamos: 5 estrategias para agilizar tu proceso de cobranza.
¿Qué son los métodos y procedimientos de cobranza?
El procedimiento de cobranza de una empresa, método de cobranza o como desees llamarle, es el proceso a través del que se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio.
El objetivo es transformar las cuentas por cobrar en activos líquidos lo más rápido posible.
Así, podrás revertir el efecto negativo en el flujo de caja o capital de trabajo de tu empresa. Sin embargo, es importante destacar que estos métodos y procedimientos de cobranza deberán ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todos los negocios son iguales.
Por lo tanto, todo proceso de cobranza debe ser medido y controlado rigurosamente, para determinar si todo se está desarrollando correctamente y si está orientado a alcanzar las metas de tu empresa.
Es clave implementar un sistema de cobranza y utilizar reportes que muestren la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
Igualmente, al ser métodos y procedimientos de cobranza, lógicamente están compuestos por algunos pasos o etapas generales, como:
- Gestión de documentos, facturas, pagarés, valores.
- Definición de los planes, métodos, políticas y estrategias de cobranza.
- Definición de Indicadores, reportes y KPI de referencia.
- Reportes de rendimiento y control sobre los métodos y estrategias de cobranza.
- Proceso o workflow del proceso de cobranza
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Tipos de cobranza
También es importante destacar que los principales métodos y procedimientos de cobranza son:
- Cobranza personal o directa
- Cobranza preventiva
- Cobranza por intermediación
- Cobranza judicial
- Cobranza extrajudicial
Importancia de la cobranza en una empresa
Independientemente de cuáles sean los métodos y procedimientos de cobranza, todos son importantes, ya que están directamente relacionados con el dinero que entra a tu empresa, por lo que garantizan el flujo de efectivo y, por lo tanto, la rentabilidad del negocio.
Además, su correcta gestión es clave para cumplir con ciertas normas y leyes del país. Lo que los hace inmensamente valiosos, tanto para hacer crecer tu empresa financieramente estable, como para evitar cualquier tipo de sanciones, las cuales, eventualmente, también pueden convertirse en pérdidas.
Debido a esto, muchas empresas prefieren contar con algo de apoyo tecnológico para llevar a cabo estos métodos y procedimientos de cobranza de la manera más eficiente posible. Lo que les asegura la implementación de una buena estrategia, mucho seguimiento y otros beneficios, como:
- Rápida ejecución de cobranzas automatizadas.
- Retorno de la inversión mayor, al minimizar recursos costosos como call centers o agencias de cobranza.
- Obtención de datos valiosos.
- Control de indicadores más efectivo y puntual para una mejor toma de decisiones.
¿Cómo gestionar las cobranzas?
Por supuesto, también existen algunos consejos para asegurarte que tus métodos y procedimientos de cobranza sean los correctos. Y aunque esto depende de cada empresa, existen 5 etapas muy puntuales por las que debes pasar para realizar el Proceso de Cobranzas eficiente, como:
- Procesar y analizar la información.
- Segmentar de la cartera de cobros y organizar los clientes mediante un plan de cobranzas
- Definir y automatizar las estrategias de cobro y de contacto.
- Ejecutar la campaña de contacto, basándote en la estrategia predefinida de cobranza, de acuerdo al plan establecido.
- Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestión del proceso de cobranza.
Un proceso de cobranzas eficiente se trata de llevar a cabo un conjunto de acciones y negociaciones, enfocadas en lograr la recuperación de créditos o deuda vencida.
Y como aún no hemos conocido a nadie a quien le agrade que le cobren, nos parece conveniente aconsejarte que estos métodos deben ser asertivos.
De igual forma, es importante la coordinación. Aquí es clave automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia de cobranza integrada y controlada por un plan de cobranza.
Conclusiones
Para implementar métodos y procedimientos de cobranza que se adapten a tu empresa, siempre puedes contar con Bind ERP, que es una plataforma de administración y facturación en la nube para centralizar y automatizar procesos administrativos y comerciales de tu negocio.
De hecho, entre sus funciones más valoradas está el hecho de que Bind ERP muestra la información sobre:
- Historial de cada cliente
- Comportamiento de la cartera vencida
- Flujo de efectivo
Desde el módulo de Finanzas de Bind ERP, se puede observar:
- Cuentas vencidas
- Cuenta al corriente
- Histórico
El apoyo que ofrece Bind para que sus clientes logren unas finanzas sanas, nos ha posicionado como uno de los mejores ERP de México, con cientos de clientes satisfechos, de los que tú podrías formar parte.
Optimiza tus métodos y procedimientos de cobranza y tu empresa crecerá.
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