Para mantener su liquidez, todas las empresas necesitan complementar sus ventas con buenos resultados en la gestión de su cobranza.
Cuando se trata de crecer un negocio, se habla mucho de la necesidad de impulsar las ventas y se le presta menos atención al manejo de las cuentas por cobrar.
Lo cierto es que las ventas a crédito son un motor importante para los ingresos en todos los sectores. Los pagos de los clientes deben ser continuos, para proporcionar un rango saludable de liquidez inmediata.
Debido a que la gestión de las cuentas por cobrar es una de las fortalezas más reconocidas de nuestro sistema Bind ERP, reunimos aquí algunas de las mejores prácticas de cobranza para tu negocio.
Para reducir el tiempo de espera en tu cobranza y mantener tu negocio en operación, sin problemas de liquidez, te invitamos a leer este artículo.
La gestión de cobranza en las pymes
La cobranza es la etapa final del proceso de ventas y consiste en convertir a flujo de efectivo la inversión realizada por la empresa en sus ventas a crédito. Es indispensable para asegurar la liquidez inmediata y que el negocio pueda hacer frente a sus compromisos financieros.
En otras palabras:
La gestión de cobranza es un proceso que busca mejorar el carácter económico de las cuentas por cobrar, para convertirlas a la mayor brevedad en dinero contante y sonante.
En la práctica, se le llama cobranza a todas las acciones realizadas para el seguimiento a los clientes, con el fin de recuperar las cuentas por cobrar. Su objetivo final es la recuperación de los activos para asegurar márgenes saludables de liquidez.
Desafortunadamente, el manejo de la cobranza en México no es efectivo para las pymes y los números hablan por sí solos:
- Durante el 2022, la liquidez promedio de las empresas en el país se redujo a 20 días (efectivo para mantenerse operando), de acuerdo con El Economista.
- En el 2021, la liquidez promedio era de 32 días, es decir, las empresas contaban con el efectivo suficiente para seguir operando durante poco más de un mes.
Además de las bajas ventas y exceso de endeudamiento, la demora en la cobranza es un lastre para las pymes y la tercera causa de quiebra, según Forbes.
Conceptos básicos para tu proceso de cobranza
¿Cómo mejorar la cobranza? ¿Cómo comenzar a elaborar un sistema de cobranza? Te proponemos partir de estos conceptos financieros:
1. Rotación de cuentas por cobrar
Es la cantidad de veces que una empresa realiza su cobranza durante un periodo contable. Se calcula al dividir las ventas con las cuentas por cobrar en determinado periodo.
Este ratio ayuda a promediar las veces que un negocio convierte sus cuentas por cobrar en dinero, para incrementar su liquidez, de acuerdo con este artículo académico.
2. Periodo promedio de cobranza
Es el número de días que la empresa se demora en cobrar el activo exigible, desde el momento en que se otorga el crédito hasta que se obtiene el efectivo. Se calcula con las cuentas por cobrar entre las ventas a crédito por los días del año.
3. Liquidez
La liquidez es el volumen de efectivo para afrontar deudas y obligaciones financieras en periodos determinados. Para calcularla, se toman en cuenta los compromisos con proveedores, trabajadores, clientes y entidades financieras.
Se trata de un medidor de solvencia para saldar las obligaciones financieras.
Por su parte, la liquidez corriente es un indicador que mide los activos y pasivos dentro de un periodo contable. Se calcula dividiendo el valor del activo corriente entre el valor del pasivo corriente.
3 problemas comunes de cobranza
Para cualquier empresa, el mejor escenario es que el crecimiento de las ventas -por sí mismo- otorgue la liquidez necesaria para seguir operando durante meses.
Pero la realidad es que vender a crédito es una medida comercial indispensable en múltiples sectores, tanto de ventas B2B como B2C. Es por eso, que reunimos aquí 3 problemas comunes de cobranza y claves para su solución.
1. Las cuentas por cobrar superan las cuentas por pagar
El índice de liquidez es un indicador importante de la solvencia de tu negocio, pues refleja la diferencia entre pasivo corriente y activo corriente.
Para calcularlo, se toman en cuenta las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Si la empresa enfrenta más cuentas por cobrar que por pagar, se genera un índice de liquidez por debajo de lo deseable, pues implica que no estás recuperando tus activos.
Cuando tu saldo de cuentas por cobrar (activo corriente) es más elevado que las cuentas por pagar, puede que tu negocio tenga que prever gastos por deudas incobrables en su cuenta de resultados, así como inmovilizar el capital circulante y afectar a su flujo de caja.
En tales casos, se compromete la capacidad de cumplir con tus obligaciones de cuentas por pagar.
Solución: No esperes a los reportes trimestrales para conocer tus indicadores de liquidez, en cuanto al estatus de las cuentas por cobrar y por pagar.
Un sistema como Bind ERP te muestra diariamente, en su panel de control, el comportamiento de tu cartera vencida, flujo de efectivo y ventas. También te genera otros indicadores para que evalúes el rendimiento comercial, operativo y financiero de tu negocio en tiempo real.
2. El cliente no ha pagado porque no acepta la factura
Una causa frecuente del impago es cuando el cliente considera que su factura es incorrecta y presenta una disputa o lo que el SAT llama conciliación de factura.
En estos casos, tu cliente no te paga porque está esperando que la disputa sea resuelta. A veces, este problema sí se debe a errores en la emisión del CFDI, o bien, a cambios en la forma en que entregado el producto o servicio.
Solución: Atiende rápidamente las quejas de los clientes sobre errores en las facturas. Si son comunes, considera asignar a una persona para que atienda exclusivamente estos casos y corrija la causa raíz de este problema.
3. El cliente no quiere pagar
Si no realizas un análisis adecuado del historial de tus clientes, te arriesgas a contar con un número elevado de morosidad. Sin embargo, sabemos que aún con todos los controles y garantías, hasta el cliente con el mejor expediente puede llegar a caer en impago.
Cuando no hay voluntad para liquidar un adeudo, poco se puede hacer, excepto recurrir a la vía legal. Por supuesto, ésta es una decisión que debe justificarse por el monto de la deuda a recuperar.
Solución: Utiliza un sistema ERP que te dé visibilidad sobre el historial crediticio de los clientes y te ayude a tomar acciones oportunas de seguimiento tras la primera fecha vencida.
3 consejos para mejorar de forma proactiva tu cobranza
Prever el riesgo de impago es el objetivo principal de tu política de cobranza. Pero también es importante cuidar la reputación de tu marca en la administración de cuentas por cobrar.
Para gestionar tu cobranza con éxito, necesitas de personal que sepa cerrar las ventas, así como dar el seguimiento a los clientes de manera firme y siempre con apego a estándares éticos.
Aquí te proponemos tres medidas concretas para agilizar tus cuentas exigibles.
1. Promueve el cobro oportuno
Comunica los departamentos de crédito y ventas. Lleva registro de las fechas de pago de cada cliente. Busca un sistema con el que puedas automatizar tanto el seguimiento a los estados de cuenta como las funciones de tu proceso de cobranza.
Un sistema como Bind ERP permite que asignes usuarios de las distintas áreas de ventas y cobranza, para que puedan dar seguimiento a la información en tiempo real, como el historial de los clientes y la cartera vencida.
2. Maneja contrato y pagaré en tus ventas a crédito
Genera contratos de condiciones de pago, donde consignes las penalizaciones por morosidad. Sin importar cuánto tiempo lleves trabajando con un cliente, los especialistas aconsejan nunca omitir el contrato al momento de vender a crédito. Que haya buena fe no significa que se pueda prescindir de los documentos legales.
Aunque es un título de crédito, el pagaré también es un instrumento para garantizar que tus ventas a crédito serán pagadas.
Debido a que el pagaré es un documento regulado por la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, al emitirlo cuentas con el respaldo de esta normatividad para garantizar el pago de las ventas a crédito.
¿Qué es un pagaré?
El pagaré es un título de crédito, un documento legal que contiene la promesa incondicional de pago que realiza una persona llamada suscriptor a otra parte llamada tenedor o beneficiario.
En caso de que se incumpla con el pago, en las condiciones establecidas, puedes ejercer tu derecho a través de un juicio, es decir, una demanda al suscriptor para que le sean embargados los bienes suficientes para cubrir el adeudo.
Se aconseja que al realizar ventas a crédito, consideres la emisión de un pagaré, que deben firmar tanto la empresa que compra tus productos como el aval o representante legal. Esta figura se verá obligada solidariamente con el cumplimiento del pago.
3. Optimiza tu proceso de facturación
Las fallas en la facturación son un caldo de cultivo para la morosidad de tus clientes, en las ventas a crédito.
No exageramos: una factura con errores o entregada muy cerca de la fecha de vencimiento, puede dar lugar a que tu cliente decida no pagarte o, simplemente, que no cuente con los recursos para liquidarla. Un ejemplo lo vimos en el problema de la disputa de facturas, cuando tu cliente reclama un CFDI ante el SAT.
Utiliza un sistema de facturación que emita los comprobantes con apego a las actualizaciones del SAT y te ayude a llevar tu contabilidad de la manera más simple posible.
Conclusiones
Una de las ventajas más reconocidas por los clientes que utilizan Bind ERP es que les ha ayudado a agilizar su cobranza.
Te invitamos a leer algunos casos de éxito de nuestros clientes, relacionados con la cobranza: Héroes Bind: Así resuelven su liquidez
Mediante la visibilidad que te da sobre tu cartera vencida, las funciones de seguimiento a los clientes y la facilidad de facturación, Bind ERP te ayuda tanto a recuperar tu cartera vencida como a prevenir el riesgo de impago.
¿Estás en busca de una solución permanente para optimizar tu proceso de cobranza? Agenda una llamada con nosotros y descubre cómo puedes mejorar tus cuentas por cobrar y arrancar de raíz el problema de la cartera vencida. ¡Gracias por leernos!
