Si estás pensando en implementar un sistema ERP, quizá sea por la automatización de procesos. Sin embargo, optimizar la gestión financiera también es uno de los beneficios claves que obtendrás de este software.
Hoy en día, los sistemas Enterprise Resources Planning (ERP) incluyen funcionalidades como la conciliación bancaria, el manejo de cuentas por cobrar y el control del flujo de caja. Ni qué decir de la generación de indicadores y reportes financieros.
Como sabemos lo importante que es la gestión financiera de tu negocio, hoy te invitamos a conocer 7 beneficios que lograrás en ella al utilizar un sistema ERP.
Pero primero, veamos más a fondo qué es la gestión financiera de una empresa y para qué sirve:
¿Qué se entiende por gestión financiera?
Para definir qué es la gestión financiera, comenzaremos por decir que es un conjunto de tareas que abarcan la planificación, organización, dirección y control de actividades financieras dentro de una empresa, un ejemplo de estas actividades es: la adquisición y utilización de los fondos del negocio.
Dicho de otra forma, la gestión financiera es la forma en la que una empresa sabe cómo financiar sus operaciones, para ello generalmente se requieren recursos propios y de terceros.
¿Qué funciones tiene la gestión financiera?
Está encargada de la obtención, uso y supervisión de los fondos del negocio. Siempre buscando la mayor rentabilidad posible. Las funciones de la gestión financiera se dividen en dos:
1. Funciones como sistema de gestión
- Desarrollo de estrategia financiera de la empresa
- Organización de actividades financieras
- Función de información
- Análisis de actividades financieras de la empresa.
- Función de incentivo de toma de decisiones
- Control sobre la implementación de decisiones
2. Funciones como área particular de la gestión empresarial
- Gestión del dinero
- Gestión de activos
- Gestión de inversiones
- Flujos de efectivo
- Riesgos financieros
Los sistemas ERP en la gestión financiera
Al implementar un sistema ERP en la gestión financiera de una empresa hablamos de un grado de visibilidad, transparencia, cumplimiento, seguimiento y control de las finanzas que no puedes obtener por la vía de la contabilidad en papel o los software contables básicos.
A su vez, la agilidad, conveniencia e inmediatez de acceso a la información y los reportes financieros va un paso más allá, cuando confías en soluciones ERP en la nube como Bind ERP, al cual tu equipo de colaboradores y tú pueden acceder desde cualquier lugar con un dispositivo conectado a internet.
Un sistema ERP es una solución integral para la gestión operativa y financiera al alcance de las micro, pequeñas y medianas empresas en todo el país.
Beneficios de un ERP en la gestión financiera
1. Informes financieros al día
La implementación de un sistema ERP aporta una variedad de informes financieros en tiempo real.
No solo hablamos de la generación automatizada de estados financieros y la balanza de comprobación, sino de una serie de indicadores o razones que pueden personalizarse de acuerdo con las metas del equipo directivo y financiero.
Gráficos sobre tendencias, cuadros comparativos, tablas dinámicas y toda una serie de recursos visuales facilitan la interpretación de las cifras financieras y la toma de decisiones o correctivos oportunos.
Además, puedes obtener otros reportes de contabilidad administrativa como informes de inventarios, compras, gestión de pedidos, ventas, presupuesto, cuentas por cobrar y facturación.
En suma, un software ERP da visibilidad inmediata y brinda a los supervisores o encargados de cada una de estas áreas una bitácora para su gestión diaria.
2. Una mejor gestión de los activos
Dependiendo de su giro o actividad, cada empresa ocupa una mayor inversión en activos que otras.
En el caso de empresas con importante inversión en equipos, maquinarias, instalaciones, unidades de despacho y flotas, entre otros activos productivos, los sistemas ERP documentan y reportan toda la información sobre su valoración, ubicación, estado actual o condiciones de uso, pólizas y seguros.
Te invitamos a consultar nuestra guía con los 9 consejos clave para las finanzas de tu negocio.
Se trata de una información que apoya a la gestión financiera y operativa en decisiones como la depreciación, mantenimiento, actualizaciones o reposición.
También brindan todo el insumo para un mejor seguimiento y previsión de siniestros, como robos, extravíos o fallas.
Hablamos de una gestión rutinaria y preventiva que a la larga se traduce en ahorro de importantes costos e inversiones más eficientes.
3. Fomenta el establecimiento de estándares y control de desviaciones
El establecimiento de estándares y el control de desviaciones es una parte muy importante de la gestión financiera.
Los software ERP, a través de sus tableros de mando y cuadros de indicadores, fomentan el diseño e implementación de estándares y métricas de trabajo, como los indicadores claves de desempeño o KPI financieros y no financieros.
Por esta vía, áreas como tesorería, finanzas o contabilidad pueden llevar un control de los gastos y la estructura de costos, determinando cualquier foco de variación respecto a los presupuestos o estándares.
Todo ello en apoyo de acciones y decisiones mejor informadas.
4. Facilita labores de auditoría
Toda empresa, por grande o pequeña, ocupa de esfuerzos de auditoría que apuntalen oportunidades de mejora en su gestión y cumplimiento.
Los sistemas ERP, a través de su amplia gama de reportes e información financiera, generan toda una base para ayudar a prepararse con mejor pie para estas revisiones, sean internas o externas.
Ante alguna situación legal, o una investigación por parte de un ente de fiscalización sobre la contabilidad o las finanzas de la empresa, la directiva y la administración pueden estar tranquilas por el grado de transparencia que los reportes en tiempo real de las soluciones ERP ofrecen.
5. Apoya en el cumplimiento fiscal
Uno de los aspectos de la gestión financiera que ocupa mayor atención es el cumplimiento fiscal.
En este sentido, formalidades como la emisión de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), el timbrado de facturas y otros deberes de la contabilidad fiscal, encuentran en los sistemas ERP la infraestructura necesaria para un fiel cumplimiento.
En el caso de nuestro país, las herramientas como Bind ERP están al día en cuanto a formalidades como el CFDI 4.0, nómina electrónica y otros menesteres de las tan dinámicas reglamentaciones en facturación electrónica.
Buena parte de las funcionalidades de estos sistemas pueden integrarse con interfaces de los bancos y del SAT para asegurar un cumplimiento acorde a las directrices de la autoridad de impuestos.
6. Elaboración de presupuestos certeros
La realización de los presupuestos puede ser un verdadero dolor de cabeza. Para facilitar esta tarea, los sistemas ERP otorgan toda la base histórica de las ventas, compras, inventarios y los estados financieros para generar proyecciones de ingresos y gastos con facilidad.
A partir de estos históricos, más los supuestos del mercado, finanzas o tesorería, puedes contar con la información a la mano para generar presupuestos con una base razonable.
Además, las cifras y reportes en tiempo real permiten mostrar a la gestión financiera cualquier desviación respecto al presupuesto, a fin de activar las acciones de control de gastos, ventas, operaciones o mercadeo a las que haya lugar.
En síntesis, las funcionalidades de análisis e informes de un ERP posibilitan los pronósticos de costos e ingresos más certeros, para luego formular presupuestos razonables.
7. Ganancia en automatización
En la actualidad, la automatización ahorra dinero, esfuerzo y tiempo, pues agiliza los procesos y el dinero fluye con más celeridad, mejorando el flujo de caja y la rentabilidad del negocio.
Los sistemas ERP se integran con los mejores servicios de pasarelas de pago y punto de venta, permitiendo que pagos y cobros se automaticen, lo que puede mejorar la gestión de cuentas por cobrar y la cartera de deudores.
Otras tareas como la conciliación bancaria y la cuantificación de inventarios también se automatizan, ahorrando horas de labor calificada.
Conclusiones
Estarás de acuerdo con nosotros en que los beneficios y ventajas de implementar un sistema ERP en la gestión financiera de tu negocio son indiscutibles.
Si deseas tener más información sobre la gestión financiera o cómo implementar un sistema ERP para mayor eficiencia en el manejo de tu negocio, conversa con uno de nuestros expertos.
