Control de entradas y salidas: ejemplos y caso de uso

Si administras un almacén y estás buscando la mejor manera de llevar el control de entradas y salidas de inventario, has llegado al lugar indicado. 

En este artículo, conocerás ejemplos prácticos y casos de uso que te ayudarán a optimizar la gestión de almacenes y el control de tus existencias.

¿Qué es el control de entradas y salidas de inventario?

El control de entradas y salidas de inventario se refiere al seguimiento y registro meticuloso de todos los productos y materiales que ingresan y salen de tu almacén o entre bodegas.

Esta gestión de los movimientos de stock es la fuente de información de los inventarios, por lo que debe estar siempre actualizada.

No se trata solamente de llevar un listado de entradas y salidas, sino de proporcionar a la empresa la información que necesita para administrar adecuadamente su principal activo: los inventarios. 

¿Por qué es importante el control de inventarios?

Los inventarios son el activo con el mayor valor en el balance general de las comercializadoras y empresas de manufactura, pues son los bienes tangibles que serán vendidos o transformados para la obtención de ingresos.

Así que no es de sorprenderse que una gestión de inventarios efectiva sea fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. 

A continuación, enumeramos algunas razones por las que es crucial el control de entradas y salidas del inventario:

• Liquidez: Agilizar la administración de los inventarios permite convertirlos en efectivo de manera inmediata, como señala esta investigación de la Universidad de Guayaquil. Por lo tanto, un adecuado control de entradas y salidas te permite incrementar tu liquidez en el mediano o corto plazo.
• Optimización de los recursos: Al conocer en tiempo real cuántos productos tienes disponibles, puedes evitar la sobrecompra o la falta de stock, lo que te ahorra costos y mejora la eficiencia operativa, en especial si manejas una alta rotación de inventarios.
• Satisfacción del cliente: La gestión adecuada del stock te permite cumplir con los pedidos de manera oportuna, lo que se traduce en clientes satisfechos y leales, especialmente si manejas varios canales de distribución
• Reducción de pérdidas: El seguimiento puntual de tu stock y el personal responsable de los movimientos te ayuda a evitar pérdidas por caducidad, obsolescencia o robo hormiga. 
• Planificación estratégica: Los datos recopilados a través del control de inventarios te ayudarán a tomar decisiones estratégicas relacionadas con las compras, la producción y la distribución.

Te recomendamos el artículo “Robo hormiga: 6 formas de disminuirlo en tu empresa”.

¿Cómo realizar el control de entradas y salidas de inventario?

En general, existen dos maneras de llevar el registro de los movimientos de inventarios, de acuerdo con la cantidad de stock y el nivel de tecnología que utilicemos. 

1. Registro manual

La base del control de entradas y salidas de inventario consiste en llevar un registro detallado de cada movimiento. 

El registro manual implica anotar la fecha, cantidad, descripción del producto, el motivo de la entrada o salida, y la persona responsable de la operación.

Sin embargo, el registro manual es ineficiente en empresas con grandes cantidades de stock, un alto volumen de operaciones por día, mucha rotación de inventarios, varios canales de venta y más de dos sucursales o almacenes.

2. Uso de tecnología para el control de inventarios

Hoy en día, existen numerosas herramientas y sistemas de software de inventarios que automatizan el seguimiento del stock. 

Bind ERP es un sistema multi almacén que registra automáticamente las entradas y salidas de inventarios conforme se van llevando a cabo los movimientos.

La recepción de mercancías, las órdenes de producción (en el caso de las manufactureras), los movimientos de ventas y devoluciones van modificando los niveles de inventario en tiempo real, permitiendo generar reportes por periodo, por almacén, por producto, por usuario y más.

Debido a que Bind ERP integra en una sola plataforma los procesos de compras, ventas, finanzas, contabilidad e inventarios, el control de las entradas y salidas se lleva en automático y la captura manual de datos se reduce al mínimo. 

Te invitamos a leer “Bind ERP, el software de inventarios que te devuelve el control”

Ejemplos prácticos de control de entradas y salidas

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de situaciones comunes en las que se aplica el control de entradas y salidas de inventario:

1. Recepción de mercancía

Cuando recibes nuevos productos en tu almacén, debes registrar la entrada de manera precisa. Esto incluye verificar la cantidad, la calidad y la integridad de los productos. 

Desde Bind ERP, la recepción de mercancía se realiza de manera muy rápida, ya que el sistema presenta información prellenada con la información de la orden de compra, el proveedor, el almacén, días de crédito (en caso de tenerlo), entre otros datos. 

2. Ventas y despachos

Cada vez que un producto se vende o se despacha, es crucial registrar la salida del inventario. Esto te permite mantener un seguimiento de las existencias disponibles.

3. Devoluciones

Si un cliente devuelve un producto, debes registrar la entrada de ese producto en tu inventario nuevamente. Esto es esencial para mantener un registro preciso.

En Bind ERP, cada devolución registrada impacta el nivel de inventario, pero también genera la póliza de diario correspondiente para su posterior registro en la contabilidad y las finanzas.

Caso de uso: Control de entradas y salidas de almacén

Para comprender mejor cómo se aplica el control de entradas y salidas de inventario en la práctica, considera el siguiente caso de uso:

Distribuidora Electrix: Optimizando su gestión de stock

Electrix, un distribuidor de productos electrónicos, enfrentaba desafíos en la gestión de su inventario. A menudo, se encontraba con problemas de sobreabastecimiento o falta de stock en productos clave.

El personal de Compras y Logística implementó un sistema de control de entradas y salidas de inventario utilizando software especializado. Esto les permitió:

• Realizar un seguimiento en tiempo real de las existencias
• Identificar productos de bajo rendimiento y retirarlos del inventario
• Planificar sus pedidos de manera más precisa

Como resultado, la distribuidora Electrix logró reducir costos operativos y mejorar la satisfacción del cliente al garantizar una entrega puntual.

Conoce casos de éxito reales sobre el control de inventarios con Bind ERP: “Héroes Bind: así lograron optimizar su gestión de inventarios”.

Órdenes de inventario: ¿para qué sirven?

Una orden de inventario es un documento o registro interno que permite organizar y formalizar los movimientos de mercancía dentro del almacén. Su función es dar visibilidad a cada entrada o salida, asignando responsables y manteniendo un historial confiable. Con las órdenes de inventario, las empresas pueden detectar discrepancias entre lo registrado y lo físico, agilizar auditorías y tener mayor control en los procesos. Un software como Bind ERP genera estas órdenes automáticamente, evitando errores manuales y reduciendo tiempos administrativos.

Minimizar costos con un buen control de inventarios

El control de inventarios no solo sirve para conocer el stock disponible, sino también para minimizar costos operativos. Al evitar sobreabastecimientos, disminuir pérdidas por obsolescencia o caducidad, y planificar compras más inteligentes, se reducen gastos innecesarios. Además, al integrar finanzas y contabilidad con la gestión de inventarios, puedes calcular con mayor precisión el costo real de cada producto. Esto impacta directamente en la rentabilidad de la empresa.

Optimizar la eficiencia operativa con tecnología

Un registro manual puede ralentizar los procesos de almacén. En cambio, un sistema de inventario digital centraliza información en tiempo real y permite automatizar reportes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que ayuda a optimizar la eficiencia operativa en compras, ventas y distribución. Con una plataforma como Bind ERP, las áreas de la empresa trabajan de manera coordinada, evitando cuellos de botella y mejorando la productividad en general.

Estado de mercancías: la clave para tomar decisiones

El estado de las mercancías (nuevo, usado, en reparación, en tránsito, devuelto, etc.) es fundamental para una gestión de inventario completa. Identificar en qué condición se encuentra cada producto ayuda a planificar mejor su uso o destino. Por ejemplo, saber qué artículos están próximos a caducar permite diseñar promociones, mientras que conocer el porcentaje de devoluciones facilita renegociar condiciones con proveedores.

Sistema #1 para inventarios: Bind ERP

Si buscas el sistema #1 para inventarios, necesitas una plataforma que integre compras, ventas, finanzas, producción y contabilidad en un solo lugar. Eso es justamente lo que ofrece Bind ERP: control en tiempo real, reportes automatizados, gestión multi almacén y reducción de errores humanos. Su diseño pensado para empresas en crecimiento lo convierte en la herramienta más completa y accesible para controlar entradas y salidas de mercancía.

Conclusiones

El control de entradas y salidas de inventario es una práctica esencial para administradores de almacenes que desean operar de manera eficiente y rentable.

Mediante un registro meticuloso, el uso de tecnología adecuada y ejemplos prácticos como el caso de la distribuidora Electrix, puedes optimizar tu gestión de stock y mantener a tus clientes satisfechos.

Implementar las mejores prácticas y utilizar herramientas tecnológicas te ayudará a mantener un control preciso y a tomar decisiones informadas.

¡No subestimes el poder del control de entradas y salidas de inventario para impulsar la eficiencia y el crecimiento de tu negocio!

Si deseas obtener más información sobre el control de entradas y salidas de inventario, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a optimizar tu gestión de almacenes y maximizar tus resultados.