¿Quieres conocer cuál es el estado financiero de tu negocio? Con un balance general, puedes saberlo y aquí te diremos cómo hacer un balance general paso a paso.
Antes de comenzar, debes tener presente que un balance general ayuda a conocer el estado real de tu negocio, contando los ingresos, los gastos y deudas.De este modo, podrás desarrollar estrategias de contabilidad y administración más objetivas y acertadas.
Un Balance general es una herramienta que nos permite tener información básica del negocio en un solo lugar. Menciona cuánto efectivo tiene la empresa, si se tienen deudas así como cuál es la cantidad y los bienes de los que dispone el negocio.
Al tener toda esta información en un solo documento, es muy importante mantenerla ordenada. Se recomienda hacer este informe una vez al año y aquí te contamos un poco más sobre qué es y cómo hacer un balance general.
Si lo prefieres, también puedes descargar gratis este Formato de Estado de Resultados y plantilla de Balance General. Aún cuando desees realizar este reporte desde cero, quizá te ayude el contar con una plantilla para guiarte mejor.
Qué es un balance general
Un balance general es un informe detallado del estado financiero de una empresa, informe que recopila la información de un lapso determinado (generalmente un año). Está compuesto por un resumen de todo lo que tiene la empresa, lo que le adeudan (activos), todo lo que debe (pasivos) y lo que le pertenece a los accionistas o propietario (patrimonio).
En otras palabras, el balance general de una empresa es como una fotografía del estado financiero de tu negocio. ¿Cómo hacer un balance general? Más adelante te lo diremos para que sepas cómo hacerlo paso a paso, pero a continuación veremos cuáles son los tipos de balance general que hay:
Tipos de balance general
Hay 4 tipos principales tipos de balance general:
- Proforma: El balance general proforma se realiza con proyecciones sobre los componentes del balance general. Es muy útil en la evaluación de proyectos.
- Comparativo: Este tipo de balance general permite evaluar cómo han evolucionado las distintas partidas del balance en el tiempo. Para darte una idea de cómo hacer un balance general en Excel, esto se puede hacer, por ejemplo, agregando una columna con la variación respecto al año o al periodo previo.
- Consolidado: Este balance general lo usan empresas con distintas filiales; se junta toda su información contable en un solo balance, como si fuera una sola empresa.
- Estimativo: Este balance se elabora con datos preliminares que después se deben corroborar para tener la versión final.
Si estás buscando cómo llevar en orden tus finanzas, te recomendamos leer: 10 tips para realizar tu cierre contable anual.
Los negocios, como cualquier persona en sus finanzas personales, necesitan llevar un orden para organizar de forma eficiente lo que les pertenece, así como lo que deben y se les debe.
¿Qué se necesita para hacer un balance general de una empresa?
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio. Es recomendable que las diferentes áreas involucradas realicen esta tarea de manera conjunta.
El balance general se conforma de:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio o capital
Cada uno de estos elementos cuenta con subdivisiones que explicaremos a continuación:
1. Activos
Este elemento de tu negocio comprende todo lo que posees de valor y se divide de acuerdo con tu liquidez en:
- Activos corrientes
- Activos fijos
- Otros activos
Activos corrientes o circulantes
Estos son todos los bienes o créditos que se pueden convertir en efectivo en un plazo menor a un año; en otras palabras, es todo de lo que puedes disponer de manera rápida como:
- Saldo en el banco
- Dinero en caja
- Inversiones
- Inventario
- Cuentas por cobrar
Activos fijos
Los activos fijos también se refieren a las pertenencias de la empresa, pueden ser tangibles o intangibles; sin embargo, a diferencia de los activos corrientes, estos bienes no se pueden convertir en efectivo a corto plazo y a veces son necesarios para el funcionamiento del negocio, por lo que ponerlos a la venta implica otras cuestiones.
Algunos ejemplos de activos fijos son:
- Maquinaria y equipo
- Vehículos empresariales
- Mobiliario
- Equipo de oficina
- Equipo de cómputo
- Edificios o inmuebles
- Terrenos
Otros activos
Estos activos con todos aquellos que no encajan en las categorías anteriores y dependen de cada tipo de negocio. Algunos incluyen los activos diferidos, que constan de costos o gastos diferidos en pagos a futuro.
2. Pasivos
Hablar de pasivos es hablar de gastos fijos, deudas y obligaciones financieras que tiene el negocio de manera interna o con terceros, como instituciones financieras, proveedores, etc.
Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación. Ten en cuenta que dentro de este rubro también se incluye el pago de los impuestos.
Pasivos corrientes o circulantes
Los pasivos corrientes son deudas que se pueden cubrir en menos de un año y suelen ser rotativos, es decir, aunque se pueden cubrir de inmediato o en un corto tiempo, la deuda no termina como tal, sino que se cubre el monto de forma momentánea.
Algunos ejemplos de pasivos corrientes son:
- Pagos a proveedores
- Impuestos
- Anticipos de clientes
- Cuentas por pagar a acreedores
- Intereses bancarios
Pasivos diferidos y de largo plazo
Cuando la deuda no se puede cubrir en el año próximo o sabes que seguirá vigente para tu siguiente balance general, se considera en este rubro.
Algunos ejemplos son:
- Documentos por pagar
- Ingresos recibidos con anticipación
- Reembolsos de ingresos anticipados
- Créditos bancarios
3. Patrimonio o capital
El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año). La fórmula para obtener el patrimonio es la siguiente:
Activos – Pasivos = Patrimonio
Importancia de saber cómo hacer un balance general
Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir. Además de tener la capacidad de saber qué tan rentable está siendo tu negocio.
Saber cómo hacer un balance general permite que detectes problemas de administración o errores en el manejo de tu capital. También te permite conocer las áreas que están generando gastos innecesarios o demasiado altos.
Algunos de los datos importantes que se obtienen tras generar el balance general son:
- Exceso de deudas
- Excedente o insuficiencia de fondos en efectivo
- Sobrante o faltante de inventarios
- Ineficiencia de cobranza
- Montos elevados de ventas a crédito
La salud financiera de tu negocio es clave para su crecimiento, por lo que no debes dejar de lado este tipo de tareas.
Cómo hacer un Balance general paso a paso
El balance general suele presentarse mostrando los activos en la columna izquierda ordenados en función a su liquidez y en la columna derecha se colocan los pasivos y el patrimonio ordenados en función a su exigibilidad.
A continuación te diremos cómo hacer un balance general en Excel paso a paso:
1. Registra los activos corrientes
Para saber cómo hacer un balance general paso a paso, lo primero es registrar los montos de las cuentas de los activos corrientes o circulantes (que mencionamos anteriormente).
2. Identificar activos fijos
Después de registrar los activos corrientes, clasifica y contabiliza los activos fijos.
3. Suma el total de los activos
En el momento en que cuentas con el monto de activos corrientes y activos fijos, suma ambos elementos para obtener el total de activos.
4. Contabiliza los pasivos corrientes
Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa. La primera de las categorías a considerar, son los pasivos corrientes, que son las deudas con menos de un año (Como mencionamos anteriormente).
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5. Registra los pasivos fijos
Realizar un registro de los pasivos fijos, que como mencionamos antes, son las obligaciones de la empresa que tienen una exigencia mayor a un año, o los que se conocen como pasivos con costo, es decir, pasivos de los que pagas intereses hasta devolver su monto total como son:
- Créditos bancarios
- Documentos por pagar
6. Suma el total de los pasivos
Si ya obtuviste el monto de los pasivos corrientes y los fijos, considera el caso de tener algunos pasivos diferidos, como por ejemplo, los ingresos recibidos por anticipos de clientes.
En caso contrario, deberás totalizar ambas categorías para obtener el monto final de pasivos.
7. Ingresa los montos en la cuenta de capital y obtén la suma total
Hasta ahora has registrado las propiedades del negocio, tanto de manera tangible como intangible, así como las deudas y obligaciones que tiene.
A continuación deberás registrar el capital con el que está operando el negocio, es decir, los recursos que se han invertido en el mismo.
8. Sumar el total de pasivos con el total del capital
Teniendo totalizado el capital, anexa otra fila en la que se vea reflejada la suma del total de pasivos más el total de capital.
Este conjunto nos indica los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.
9. Comprueba que la suma de pasivos más capital sea igual al monto total de activos
Por último, necesitas comparar la suma de tu total de activos con la suma del total de pasivos más capital.
Esta operación debe dar un resultado de igualdad, esta es una comprobación de que el balance está bien realizado y se está respetando la ecuación de contabilidad.
Cómo hacer un balance general con un software de contabilidad
Como mencionamos, el balance general es un informe financiero muy importante para tu negocio, no importa si se hace en Excel o si te apoyas en otro tipo de software, por ejemplo un software contable.
El software de contabilidad es una solución integral que garantiza el acceso a toda la información que requieres, de forma sistematizada y actualizada. Con un software de contabilidad como Bind ERP se agilizan los cálculos y se hacen de manera precisa.
Conclusiones
Con software contable de Bind ERP simplificas tus tareas y optimizas tu rendimiento. Puedes conciliar tus cuentas bancarias, conocer tu balance y flujos de efectivo en tiempo real y con todo esto mejorarás la salud financiera de tu negocio.
Contáctanos para ayudarte a optimizar los procesos de tu empresa y que obtener un balance general sea más fácil de lo que imaginabas.
¡Hasta la próxima!
