¿Te cuesta entender cómo se hace un balance general o por dónde empezar? No te preocupes.
En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador. Incluimos una plantilla editable en Excel y un ejemplo real para que puedas aplicarlo en tu negocio o proyecto desde hoy mismo.
Este tipo de informe te ayuda a conocer el estado real de tu negocio, contando los ingresos, los gastos y deudas; así podrás desarrollar estrategias de contabilidad y administración más objetivas y acertadas.
Con la ayuda del balance general podemos tener información básica del negocio en un solo lugar, como el efectivo que tiene la empresa, si se tienen deudas o los bienes de los que dispone el negocio.
Se recomienda hacer este informe una vez al año y aquí te contamos un poco más sobre qué es y cómo hacer un balance general.
¿Qué es un balance general y para qué sirve?
El balance general, también conocido como estado de situación financiera, es un documento contable que muestra de forma clara y ordenada todo lo que una empresa posee (activos), lo que debe (pasivos) y el capital que le pertenece (patrimonio).
El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio).
Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones. Te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir? ¿cómo está la relación entre mis deudas y mis recursos propios?
Tipos de balance general
Hay 4 tipos principales tipos de balance general:
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general. Es muy útil en la evaluación de proyectos.
- Blance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía. En caso de que realices tu balance en Excel, basta con agregar una columna con la variación respecto al año o a los periodos que determines.
- Balance general consolidado: Este reporte es usado por empresas con distintas filiales; se junta toda su información contable en un solo balance, como si fuera una sola empresa.
- Balance general estimativo: Este se conforma con datos preliminares que después se deben corroborar para tener la versión final.
Identifica el tipo de balance general que necesitas, ya que con este podrás llevar un orden para organizar de forma eficiente la información financiera de tu empresa.
Información de un balance general
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio. Es recomendable que las diferentes áreas involucradas realicen esta tarea de manera conjunta.
El balance general se conforma de:
- Activos
- Pasivos
- Patrimonio o capital
Cada uno de estos elementos cuenta con subdivisiones que explicaremos a continuación:
1. Activos
Este elemento de tu negocio comprende todo lo que posees de valor y se divide de acuerdo con tu liquidez en:
- Activos corrientes (saldo en el banco, dinero en caja, inversiones, inventario, cuentas por cobrar)
- Activos fijos (Maquinaria, equipo, vehículos, mobiliario, inmuebles)
- Otros activos
2. Pasivos
Hablar de pasivos es hablar de gastos fijos, deudas y obligaciones financieras que tiene el negocio de manera interna o con terceros, como instituciones financieras, proveedores, etc.
Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación. Ten en cuenta que dentro de este rubro también se incluye el pago de los impuestos.
- Pasivos corrientes o circulantes: Deudas que se pueden cubrir en menos de un año (pagos a proveedores, impuestos, cuentas por pagar a acreedores, intereses bancarios)
- Pasivos diferidos y de largo plazo: Cuando la deuda no se puede cubrir en el año próximo o el siguiente periodo de tu balance
3. Patrimonio o capital
El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año). La fórmula para obtener el patrimonio es la siguiente:
Activos – Pasivos = Patrimonio
¿Para qué sirve un balance general?
Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir. Además de tener la capacidad de saber qué tan rentable está siendo tu negocio y si estás haciendo gastos innecesarios.
Algunos de los datos importantes que se obtienen tras generar este informe son:
- Exceso de deudas
- Excedente o insuficiencia de fondos en efectivo
- Sobrante o faltante de inventarios
- Ineficiencia de cobranza
- Montos elevados de ventas a crédito
Cómo hacer un balance general en Excel
El balance general suele presentarse mostrando los activos en la columna izquierda ordenados en función a su liquidez y en la columna derecha se colocan los pasivos y el patrimonio ordenados en función a su exigibilidad.
A continuación te diremos cómo hacer un balance general en Excel paso a paso:
1. Registra los activos corrientes
Para saber cómo hacer un balance general paso a paso, lo primero es registrar los montos de las cuentas de los activos corrientes o circulantes (que mencionamos anteriormente).
2. Identificar activos fijos
Después de registrar los activos corrientes, clasifica y contabiliza los activos fijos.
3. Suma el total de los activos
En el momento en que cuentas con el monto de activos corrientes y activos fijos, suma ambos elementos para obtener el total de activos.
4. Contabiliza los pasivos corrientes
Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa. La primera de las categorías a considerar, son los pasivos corrientes, que son las deudas con menos de un año (Como mencionamos anteriormente).
5. Registra los pasivos fijos
Realizar un registro de los pasivos fijos, que como mencionamos antes, son las obligaciones de la empresa que tienen una exigencia mayor a un año, o los que se conocen como pasivos con costo, es decir, pasivos de los que pagas intereses hasta devolver su monto total como son:
- Créditos bancarios
- Documentos por pagar
6. Suma el total de los pasivos
Si ya obtuviste el monto de los pasivos corrientes y los fijos, considera el caso de tener algunos pasivos diferidos, como por ejemplo, los ingresos recibidos por anticipos de clientes.
En caso contrario, deberás totalizar ambas categorías para obtener el monto final de pasivos.
7. Ingresa los montos en la cuenta de capital y obtén la suma total
Hasta ahora has registrado las propiedades del negocio, tanto de manera tangible como intangible, así como las deudas y obligaciones que tiene.
A continuación deberás registrar el capital con el que está operando el negocio, es decir, los recursos que se han invertido en el mismo.
8. Sumar el total de pasivos con el total del capital
Teniendo totalizado el capital, anexa otra fila en la que se vea reflejada la suma del total de pasivos más el total de capital.
Este conjunto nos indica los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.
9. Comprueba que la suma de pasivos más capital sea igual al monto total de activos
Por último, necesitas comparar la suma de tu total de activos con la suma del total de pasivos más capital.
Esta operación debe dar un resultado de igualdad, esta es una comprobación de que el balance está bien realizado y se está respetando la ecuación de contabilidad.
Si lo prefieres, también puedes descargar gratis este Formato de Estado de Resultados y plantilla de Balance General. Aún cuando desees realizar este reporte desde cero, quizá te ayude el contar con una plantilla para guiarte mejor.
Cómo hacer un balance general con un software de contabilidad
Como mencionamos, el balance general es un informe financiero muy importante para tu negocio, no importa si se hace en Excel o si te apoyas en otro tipo de software, por ejemplo un software contable.
Un software de contabilidad es una solución integral que garantiza el acceso a toda la información que requieres, de forma sistematizada y actualizada. Con un software como Bind ERP se agilizan los cálculos y se hacen de manera precisa, de esta forma podrás simplificar tus tareas y optimizar tus procesos.
Agenda tu demo y mejora la administración de tu empresa.
¿Cómo se hace un balance general paso a paso?
Paso 1: Reúne la información financiera básica
Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste). Puedes tomar esta información de tu sistema contable, tus cuentas bancarias o registros de ventas y compras.
Paso 2: Clasifica los activos y pasivos
Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria). Haz lo mismo con los pasivos: los de corto plazo van primero (proveedores, deudas menores) y luego los de largo plazo (préstamos bancarios).
Paso 3: Calcula el total de cada grupo
Suma por separado:
Total de activos circulantes y no circulantes
Total de pasivos de corto y largo plazo
Capital contable (aportaciones + utilidades retenidas)
Paso 4: Verifica que la fórmula se cumpla
Tu balance debe cumplir esta ecuación:
Activos = Pasivos + Capital
Si no cuadra, revisa tus sumas y clasificaciones.
Paso 5: Presenta tu balance en formato tabla
Organiza toda la información en una tabla clara. Si usas Excel, puedes ayudarte con una plantilla como la que te dejamos más abajo para descargar gratis.
¿Cuándo se prepara un balance general?
El balance general se prepara al cierre de un periodo contable, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo de las necesidades de la empresa o requerimientos fiscales.
En negocios pequeños, suele hacerse al final del año fiscal para cumplir con obligaciones tributarias.
En empresas más grandes, se elabora de forma periódica para monitorear la salud financiera y tomar decisiones estratégicas.
También se prepara en momentos clave: al crear una empresa, al solicitar financiamiento, o en procesos como fusiones, auditorías o venta de activos.
Este estado financiero refleja la situación de la empresa en una fecha específica, no un periodo completo como el estado de resultados.
Por eso, su preparación oportuna permite entender si la empresa es solvente y cómo está distribuido su patrimonio.
¿Cómo hacer un análisis de un balance general?
Para analizar un balance general, comienza comparando activos, pasivos y capital contable para entender la salud financiera.
Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar? Luego analiza los pasivos: ¿la empresa tiene muchas deudas a corto plazo?
Calcula razones financieras básicas como:
Razón circulante: activos circulantes ÷ pasivos circulantes.
Razón de endeudamiento: pasivos totales ÷ activos totales.
Observa si el capital contable crece con el tiempo, lo cual es una señal positiva.
También puedes comparar este balance con periodos anteriores o con otras empresas del mismo sector.
Este análisis ayuda a detectar riesgos, oportunidades y tomar decisiones estratégicas como reinversión, financiamiento o recorte de gastos.
¿Cómo se estructura un balance general?
Un balance general se estructura en tres grandes secciones: activos, pasivos y capital contable.
Activos: todo lo que posee la empresa. Se dividen en:
Circulantes (efectivo, bancos, cuentas por cobrar).
No circulantes (inmuebles, maquinaria, inversiones a largo plazo).
Pasivos: todo lo que la empresa debe. Se clasifican en:
Corto plazo (proveedores, préstamos inmediatos).
Largo plazo (créditos bancarios, obligaciones financieras).
Capital contable: representa la inversión de los socios y las utilidades retenidas.
La estructura sigue la fórmula:
Activos = Pasivos + Capital Contable
Se presenta con un encabezado (nombre de la empresa, título del reporte y fecha) y dos columnas: una para los activos y otra para los pasivos y el capital.
Un balance general se estructura siguiendo un formato estándar que organiza la información financiera en tres grandes secciones:
1. Activos: todo lo que posee la empresa. Se ordenan de forma descendente según su liquidez, empezando por los activos circulantes (efectivo, cuentas por cobrar) y luego los no circulantes (inmuebles, equipo).
2. Pasivos: todo lo que la empresa debe. Se listan primero los pasivos de corto plazo (proveedores, sueldos por pagar) y después los de largo plazo (préstamos, obligaciones financieras).
3. Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa. Incluye las aportaciones de los socios y las utilidades generadas.
Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico. Además, facilita cumplir con la fórmula contable básica:
Activos = Pasivos + Capital
¿Cómo se hace el balance de sumas y saldos?
El balance de sumas y saldos se elabora con base en los movimientos registrados en el libro mayor.
Para hacerlo:
Lista todas las cuentas contables utilizadas en el periodo.
Anota las sumas del debe y del haber de cada cuenta (los movimientos totales).
Calcula el saldo final de cada cuenta:
Si el debe es mayor, el saldo es deudor.
Si el haber es mayor, el saldo es acreedor.
Verifica que la suma de los saldos deudores y acreedores coincidan, lo que confirma que la contabilidad está cuadrada.
Este balance es útil para detectar errores contables antes de elaborar los estados financieros como el balance general y el estado de resultados.
¿Qué es un balance general y un ejemplo?
El balance general es un estado financiero que muestra la situación económica de una empresa en una fecha específica. Refleja lo que tiene (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece (capital contable).
Su fórmula básica es:
Activos = Pasivos + Capital Contable
Ejemplo sencillo:
Una empresa al 31 de diciembre tiene:
Activos: $100,000 (efectivo, inventario, equipo).
Pasivos: $40,000 (deudas con proveedores, préstamos).
Capital contable: $60,000 (aportaciones de socios y utilidades).
El balance general quedaría equilibrado:
$100,000 = $40,000 + $60,000
Este documento es clave para analizar la salud financiera y tomar decisiones como solicitar créditos, atraer inversionistas o controlar gastos.
