El manejo de un ERP en las empresas nació de la necesidad de adaptar los sistemas de información tradicionales al crecimiento exponencial de clientes y la atención a sus demandas.
Sin este tipo de herramientas integradoras, a medida que crece tu negocio puede presentar retrasos en los procesos y una consecuente pérdida de ingresos.
Por ello es indispensable contar con un sistema ERP (Planificador de Recursos Empresariales) adaptado a las necesidades de tu empresa. De otra forma, es probable que no aproveches su potencial e, incluso, generes pérdidas.
Con esto en mente, en nuestra entrega de hoy te contaremos sobre 7 aspectos críticos a cuidar en el manejo de un ERP, así como la experiencia de 3 grandes compañías con este tipo de herramientas: Nike, Hewlett Packard y la Marina de Estados Unidos.
¿Qué son los sistemas ERP?
Ante todo, debemos tener claro qué es un ERP (del inglés Enterprise Resource Planning). Este tipo de software son sistemas de administración que te permiten optimizar todos los procesos operativos y mejorar la productividad.
A diferencia de las soluciones aisladas, los sistemas ERP trabajan de manera integrada para que tengas la posibilidad de consultar oportunamente el flujo de información y monitorees el desempeño de tu organización.
Si bien hay distintos tipos de ERP, el común denominador es que se encargan de unificar de forma sistematizada las áreas de la empresa.
¿Cómo ayuda el manejo de un ERP en la empresa?
El manejo de los sistemas ERP brinda a tu organización beneficios muy claros.
Beneficios de un sistema ERP | |
Productividad | Reducción de los tiempos para los registros contables y productivos en los departamentos o áreas de ventas, cobranza, facturación, producción, etc. Esto posibilita mayores tasas de crecimiento y así la empresa puede aprovechar mejor las oportunidades de negocio en el mercado. |
Eficiencia | Mejora en la gestión de los flujos de trabajo, propiciando un equilibrio entre los tiempos de entrega y los proyectos en curso. |
Control de la empresa | Posibilidad de conocer en tiempo real cómo se comportan las ventas, compras, inventario, contabilidad y las finanzas. Gracias a ello, puedes tomar cualquier medida inmediata para minimizar los errores. |
Seguridad | Protección de los datos. Como estos sistemas se alojan en la nube, dentro de servidores remotos como Microsoft Azure o Amazon Web Services, es más seguro que el almacenamiento local. |
Ahorro | Disminución del robo hormiga y otras mermas. Mejoría en el control de gastos. Gracias a estos sistemas se logra una mayor supervisión en los niveles de inventarios y la trazabilidad. |
Visibilidad financiera | Apoyo en la toma de decisiones mediante la generación de reportes con datos y estadísticas claves para el seguimiento y mejora de las inversiones. |
Adaptabilidad y personalización | Personalización en diferentes formatos y presentaciones, mejorando los canales y flujos de comunicación entre los departamentos. |
Disponibilidad remota y en tiempo real | Acceso inmediato de los datos e información de toda la organización, desde cualquier lugar con acceso a internet, lo que proporciona la flexibilidad básica para el home office. |
7 factores críticos al implementar un ERP
Si tu empresa necesita la implementación de un sistema ERP, debes tener en cuenta varios factores para que sea exitosa y con un mínimo de riesgos o fallas durante su funcionamiento.
Según SelectHub “una falla de ERP puede clasificarse como una falla total del sistema o una incapacidad para cumplir con los objetivos de implementación”.
En este sentido, ten en cuenta los siguientes factores para el manejo exitoso de tu ERP:
1. El presupuesto
Su estimación debe ser lo suficientemente precisa para garantizar una solución asequible para tu empresa y que cuente con todas las funciones que necesites.
Según SelectHub, el 45% de los proyectos de ERP superan el presupuesto, lo que evidencia la necesidad de formular anticipadamente un plan y comunicarlo claramente a tu proveedor.
Aquí una entrega dedicada a cómo elaborar un presupuesto.
2. Objetivos y metas
La formulación de objetivos y metas es muy importante para enfocar esfuerzos y alcanzar resultados financieros como el ROI o retorno de la inversión satisfactorio.
Es necesario que tengas claro lo que necesita tu organización; de lo contrario, corres el riesgo de obtener una solución que no funcione.
3. Lista de procesos de negocios o procesos comerciales
Un registro detallado de las actividades importantes para la rentabilidad de la empresa y que debe entregar a los posibles proveedores para que sus ofertas cumplan con estos requerimientos.
A este respecto, David Dozer, director de tecnología de Blaze IT LLC, sostiene que, si los procesos y los “datos maestros” no están bien definidos, notificados y comprendidos entre las partes involucradas, podría propiciar una “receta para el desastre”.
4. Tomar en cuenta la información de los empleados
Los colaboradores tienen información de primera mano sobre los detalles operativos de la empresa, lo que es muy útil para complementar la lista de procesos de negocios o procesos comerciales.
Necesitas saber qué tanto se verán o sentirán afectados por el cambio al implementar un ERP.
5. Los recursos tecnológicos
Si implementas un sistema ERP tradicional, es necesario que cuentes con personal especializado en tecnologías de la información para que ayude a instalarlo y entienda su funcionamiento.
Al contrario, un software en la nube -como Bind ERP- no requiere de un expertise previo: no se instala, el servicio de soporte está incluido y además, su interfaz es más intuitiva.
6. Capacitación del personal
Ten presente que el trabajo con un ERP es un cambio del paradigma tradicional de trabajo en las empresas. Dirás adiós a la contabilidad en papel y otros registros operativos y administrativos manuales.
Educar al personal es un factor clave para dejar claro el alcance sobre ellos y sus responsabilidades con el nuevo sistema, porque habrá cambios en la estructura de los datos y su interpretación y divulgación.
7. Promociones de proveedores
Aprovecha las versiones de prueba, freemium o con garantía de satisfacción, como una oportunidad para probar un sistema ERP en tu empresa.
Algunos proveedores ofrecen períodos de prueba por un tiempo limitado y suficiente, como es el caso de Bind ERP, que en este momento te da 30 días de garantía o la devolución del dinero.
Tres casos de implementación internacionales
Quisiéramos reseñar tres casos internacionales que en un principio obviaron buena parte de los factores para el manejo de un ERP y encontraron tropiezos, pero finalmente terminaron en casos de éxito.
Eso sí: dejamos claro que los sistemas ERP no son una herramienta exclusiva de grandes empresas, sino que las pymes pueden implementar un ERP y sacarle el mayor provecho.
1. Nike Inc.
La famosa marca Nike es un ejemplo de la importancia de establecer los objetivos, metas y la lista de procesos de negocios o procesos comerciales.
La empresa perdió 100 millones de dólares en ventas y bajó en 20 % el precio de sus acciones, a causa de una sobreestimación de la demanda de su línea de tenis Air Garnett y, por el contrario, la subestimación de la cantidad de Air Jordans que los clientes querían.
La situación se gesta por una falla al enlazar el modelo de negocios de Nike y la nueva herramienta ERP.
La empresa siempre se ha basado en un estricto control de la cadena de suministro. En su caso, los minoristas hacen los pedidos de productos con mucha anticipación, algo que no deja margen de maniobra en una herramienta de pronóstico.
Esa diferencia hizo que el módulo de planificación del anterior sistema ERP fuera ineficaz en la planificación a corto y mediano plazo.
En su lugar, la empresa comenzó a integrar su planificación con otro sistema ERP que estaba más adaptado a la demanda real que en la previsión. Así, Nike aumentó sus ingresos y eliminó los problemas de la implementación fallida del año 2000.
2. Armada de los Estados Unidos (US Navy)
Tras gastar cerca de mil millones de dólares en cinco fallidos intentos desde 1988, esta organización es otro ejemplo de la importancia de considerar los objetivos y metas, la lista de procesos, la capacitación del personal y los recursos tecnológicos.
En la US Navy debieron unificar criterios para estandarizar 44 interfaces diferentes de varios sistemas y convertir los formatos de los datos históricos para usarlos eficientemente.
No olvides que la integración es la esencia de un sistema ERP, pero determinar claramente el método más acorde a la empresa, es aún más importante que la migración misma.
3. Hewlett Packard
Uno de los problemas de HP fue el nivel de interrupción en la producción que HP había planificado.
SelectHub menciona un informe en el que se encontraron márgenes que estaban entre el 46 y 66% de interrupciones. Inicialmente, la empresa había estimado promedio de tres semanas de interrupción, pero terminó realmente con seis.
Otro problema fue la integridad de los datos durante el proceso de moverlos desde el programa front-end al sistema back-end, lo cual era ineficaz y se mantenían las fallas en los pedidos.
Los mismos empleados de HP asumieron la responsabilidad como “problema de ejecución”.
Finalmente, Hewlett Packard aprendió de este tropiezo y se recuperó, lo que evidencia la importancia de clarificar y comprender los flujos de trabajo para obtener el máximo provecho en el manejo de un ERP.
–
No quisiéramos finalizar esta entrega sin antes recomendarte los artículos sobre los Héroes BIND, para que conozcas más sobre cómo miles de pymes en México han logrado sacarle provecho a la administración en la nube.
¡Es todo por ahora! Suscríbete a nuestro blog y forma parte de los empresarios que ya reciben la información que necesitan para su negocio.
¡Hasta la próxima!
