Para que un negocio sea exitoso, necesita contar con las mejores herramientas de apoyo para controlar y administrar la empresa. Aquí descubrirás las características ideales de un ERP para ser funcional y que aporte beneficios importantes para la gestión empresarial.
Para gestionar correctamente un negocio, un ERP puede ser de gran ayuda. Por eso te diremos cuáles son las 10 características de un ERP que debes tomar en cuenta al seleccionar el gestor para tu empresa.
Qué es un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning), también conocido como sistema de Planificación de Recursos Empresariales, es una herramienta que ayuda con la gestión de un negocio.
Como estos sistemas de gestión integral están encargados de asegurar el buen funcionamiento de la empresa, seleccionar las características de un ERP es esencial para coordinar eficazmente las diferentes áreas y procesos del negocio.
Un ERP es un software que permite la integración y automatización de las actividades de las empresas. Este software tiene la capacidad de incluir herramientas de gestión, integrar diversas áreas y facilitar el flujo de datos.
Sigue leyendo para conocer las características indispensables de un ERP para tu empresa.
Características de un ERP
Al momento de buscar un ERP, considera incluir las siguientes características.
- Debe propiciar la automatización
- Tener la capacidad de integración
- Sincronización en tiempo real
- Una interfaz intuitiva
- Adaptable
- Base de datos común
- Módulos
- Análisis de datos
- Crecer con tu negocio
- Fácil o cero mantenimiento
1. Propiciar la automatización
La idea del ERP es que te facilite la realización de procesos. Por eso, una de las principales características de un ERP es que debes priorizar lo que realmente te ayude a automatizar, facilitando el trabajo y reduciendo costos.
2. Capacidad de integración
Es de suma importancia que tu ERP pueda utilizarse en conjunto con los otros software que ya tienes en la empresa. Por ejemplo, en caso de que tengas una tienda en línea, una de las características de un ERP adecuado para ti, es que tenga integración con las plataformas de pago que emplees.
3. Sincronización en tiempo real
Asimismo, una de las características de un ERP indispensables, es que pueda sincronizarse en tiempo real. La idea es que la gestión de tus proyectos sea eficiente, coordinada y rentable. Es por ello que es necesario que la sincronización sea en tiempo real.
Si surge algún problema con el proyecto, es fundamental comunicarlo de forma rápida para que los demás miembros del equipo puedan reaccionar velozmente y empezar a resolverlo.
4. Interfaz intuitiva
¿De qué te sirve tener un potente ERP, si la interfaz no te permite usarlo de manera adecuada? Entre las características más relevantes de un ERP es que los usuarios puedan utilizarlo con facilidad.
Más allá de dar un curso para el uso del software, es mejor que el ERP en sí, sea bastante intuitivo y que los usuarios tengan la menor cantidad de dudas. Además, entre más intuitivo sea un sistema ERP, menor será la curva de aprendizaje.
Las tendencias del UX-UI indican que el que las interfaces sean adecuadas es ya una prioridad, no una opción. Esto reducirá costos porque cuando ingrese nuevo personal a tu empresa, no tendrás que invertir muchas horas de entrenamiento.
5. Adaptabilidad
Los negocios evolucionan constantemente y es necesario que tu software pueda adaptarse a tus nuevas necesidades. De nada sirve que tu ERP sea útil ahora y en un par de años no. Cuando revises las características de un ERP, considera que es mejor invertir en adquirir más módulos o funciones que en cambiar completamente el software.
6. Una base de datos común
Algunos ERP dividen las bases de datos por área. Cuando se trata de empresas muy grandes, lo mejor es tener una base de datos común para evitar duplicar la información o presentar inconsistencias.
Volviendo al ejemplo de la tienda en línea, el que todos tengan acceso a los precios de los productos puede evitar pérdida de tiempo y errores de comunicación a distintos niveles.
7. Modularidad
Una de las características de un ERP que no debe faltar es que ofrezca soluciones integrales para canalizar todos los sistemas de un negocio. La modularidad es crucial para evitar tener varios ERP.
En el caso de una empresa, algunos módulos que debería tener el ERP son:
- Contabilidad y facturación
- Gestión de proveedores
- Cobranza
- Ventas
- Timbrado de nómina
- Control de inventarios
- Finanzas
8. Análisis de datos
Es importante que evalúes que entre las características de un ERP se encuentre el hecho de que facilite la toma de decisiones. Para ello, te sugerimos considerar si cuenta con elementos como:
- Panel o dashboard que te dé la oportunidad de visualizar los aspectos de la empresa que debes valorar para mejorarla.
- Generación de estados financieros y reportes contables, de ventas, inventarios y cobranza, entre otros.
Es necesario que el ERP que selecciones te muestre cifras relevantes de la empresa. Verifica que puedas sacar del software los gráficos y análisis de datos que más requieres.
9. Capacidad de crecer con tu negocio
Un ERP debe permitir que agregues funciones o capacidades de acuerdo con las necesidades de la empresa. A veces, las características de un ERP se pueden ir adaptando a las particularidades de tu negocio. ¿Para qué tener un ERP con funciones que no utilizas o que tendrás que sustituir cuando empieces a crecer?
10. Ser de fácil o cero mantenimiento
Es fundamental que consideres el mantenimiento como una de las características de un ERP más valiosas. Evalúa los costos de adquirir el ERP, de la implementación, la capacitación y del mantenimiento.
Esto significa que tienes que analizar si será fácil o no que tu software se mantenga actualizado en el futuro y lo que esto implicaría para tu empresa en cuanto a capacitación.
Toma en cuenta que si se trata de un sistema hospedado en la nube, el proveedor es quien asume por completo el mantenimiento. Y si además incluye las actualizaciones gratuitas,¡genial!
Conclusiones
En resumen, al momento de seleccionar un ERP para tu empresa, considera las siguientes características como medulares: capacidad de optimizar negocios y procesos, compartir información entre los miembros del trabajo, la capacidad de poder eliminar y adaptar el software de acuerdo con tus necesidades.
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