Si tienes una empresa, lo más seguro es que alguna vez te hayas encontrado con que hay productos que aparecen stock, pero que no están realmente disponibles, si este es tu caso, te contamos qué son los inventarios fantasma.
¿Qué son los inventarios fantasma?
Los inventarios fantasma son aquellos que figuran en los registros del sistema, pero que no están disponibles en las estanterías, es decir, por la razón que sea, no es posible encontrar esa mercancía porque no existe.
Este fenómeno puede tener graves consecuencias para las empresas, ya que puede provocar:
- Pérdidas de ventas: Si uno de tus clientes quiere comprar un producto que figura como disponible en el sistema, pero que en realidad no lo está, la perderás una venta
- Aumento de los costes: Las empresas suelen asumir que tienen un stock disponible que realmente no existe. Esto genera un aumento de los costes de almacenamiento, transporte y producción
- Problemas de satisfacción del cliente: Los clientes pueden sentirse frustrados si no pueden encontrar los productos que quieren comprar. Esto podría dañar la reputación de la empresa
Causas de los inventarios fantasma
Los inventarios fantasma pueden tener diferentes causas, entre las que se incluyen:
- Errores humanos: Los errores humanos son la causa más común de los inventarios fantasma. Estos errores pueden ocurrir durante el registro de las entradas y salidas de mercancía, la realización de inventarios físicos o la gestión del almacén
Por ejemplo, un empleado puede registrar erróneamente una entrada de mercancía como salida, o puede registrar una salida de mercancía como entrada. También puede ocurrir que un empleado no registre una entrada o salida de mercancía, lo que dará lugar a un desajuste en el inventario.
- Problemas de software: Los problemas de software también pueden provocar inventarios fantasma, sobre todo cuando usas alguno que no tenga las funciones necesarias para las necesidades de tu empresa.
Por ejemplo, si el software no tiene en cuenta las devoluciones de mercancía, puede dar lugar a un desajuste en el inventario. Bind ERP te ayuda a que esto no ocurra con sus distintos módulos que te harán tener visibilidad de tu mercancía en todo momento.
- Fraude: En algunos casos, los inventarios fantasma pueden ser causados por fraude. Por ejemplo, los empleados pueden robar mercancía y registrarla como vendida o perdida
El fraude puede ser difícil de detectar, pero las empresas pueden tomar medidas para reducir el riesgo, como la realización de auditorías periódicas del inventario.
Cómo evitar los inventarios fantasma
Para evitar los inventarios fantasma, puedes tomar las siguientes medidas:
- Implementa procesos de gestión del inventario sólidos: Establece procesos de gestión del inventario sólidos que minimicen el riesgo de errores humanos. Estos procesos deben incluir procedimientos claros para el registro de entradas y salidas de mercancía, la realización de inventarios físicos y la gestión del almacén
Los procesos de gestión del inventario sólidos deben ser sencillos y fáciles de seguir. Deben estar bien documentados y deben ser revisados periódicamente para garantizar que sean efectivos.
- Utiliza un software de gestión del inventario fiable: Minimiza los errores con software de gestión del inventario fiable que esté correctamente actualizado y configurado. El software de gestión del inventario debe facilitar el registro de entradas y salidas de mercancía, la realización de inventarios físicos y la gestión del almacén.
El software de gestión del inventario debe ser compatible con los procesos de gestión del inventario de la empresa. También debe ser fácil de usar y de entender.
Bind ERP te ayuda a mejorar tu control de inventario, ya que puedes conectar tus almacenes con tus sucursales y tener una visibilidad completa del producto.
Además, con su función de punto de venta puedes saber que productos salen de tu almacén para llevar un mejor control de tus inventarios.
- Realizar auditorías periódicas del inventario: Las empresas deben realizar auditorías periódicas del inventario para identificar y corregir cualquier discrepancia. Las auditorías del inventario deben ser exhaustivas y deben cubrir todos los productos y ubicaciones.
Las auditorías del inventario deben llevarse a cabo por personal cualificado que tenga experiencia en la realización de auditorías de inventario.
4 Consejos para evitar los inventarios fantasma
Además de las medidas generales anteriores, las empresas pueden tomar medidas específicas para evitar los inventarios fantasma. Estas medidas incluyen:
- Utilizar códigos de barras o etiquetas RFID para identificar la mercancía: Los códigos de barras y las etiquetas RFID ayudan a evitar errores humanos al registrar entradas y salidas de mercancía.
- Implementa un sistema de seguimiento de productos: Un sistema de este tipo te puede ayudar a identificar la mercancía que ha caducado o está dañada
- Utilizar un sistema de gestión de almacenes: Con él podrás automatizar las tareas de gestión del inventario, lo que puede reducir el riesgo de errores humanos, Bind ERP te brinda una de las mejores herramientas para tener un control de inventarios claro
- Realizar un inventario físico: Un inventario físico puede ayudar a identificar los inventarios fantasma que no se han detectado mediante las auditorías periódicas.
Los inventarios fantasma son un fenómeno que puede tener graves consecuencias para tu empresa. Bind ERP te ayuda a evitar los inventarios fantasma y sobre todo a tener un control total de tus inventarios ¡Conócelo ahora y agenda tu demo aquí!
