Para que una empresa funcione de forma correcta, la gestión de almacén juega un papel muy importante para evitar pérdidas o errores con el control de entrada y salida de los productos.
Al contar con una gestión de almacén se obtienen grandes beneficios, sobre todo si se cuenta con un software de inventarios para agilizar el proceso y acceder a la información sobre las existencias en cualquier momento.
Sin importar el giro comercial, la gestión de almacén siempre debe de tomarse con seriedad y disciplina, pues así se evitaran diferentes pérdidas y se optimizará el trabajo de la empresa.
¿Qué es la gestión de almacén?
Antes de comenzar con los beneficios de la gestión de almacén para tu equipo y negocio, es necesario conocer qué es y en qué consiste este concepto.
Un almacén está enfocado en controlar, proteger, informar e identificar los productos y/o servicios de un negocio. De la misma manera, también registra la entrada y salida de la mercancía, para así tener un control de rastreo y seguimiento de las ventas, stock e incluso pérdidas de dicha empresa.
Además de tener este tipo de información, es de vital importancia que esta siempre se encuentre actualizada y pueda ser de fácil acceso para poder dar seguimiento y rastrear, no solo los productos o materias primas, sino también, conocer los más solicitados por el consumidor.
Así se puede deducir que la gestión de almacén es un proceso de logística en donde se ve reflejado la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material, productos y/o servicio dentro del almacén hasta que este sale de él.
Asimismo, en la gestión de almacén también se registra la pérdida o devolución de los productos.
Proceso de gestión de almacenes
El control de almacenes está conformado por tres etapas:
- Planificar y organizar la gestión de almacén: diseño de red de distribución y almacenamiento, ubicación, tamaño, organización y diseño físico del mismo.
- Dirección en la gestión de almacén: todo aquello que tenga que ver con el movimiento y almacenamiento de los productos y/o materiales.
- Control de información: es decir, la descripción de los procesos de recepción, almacén y movimiento dentro de él.
Con esto se pueden evitar los problemas más comunes de una mala gestión de almacén para una empresa.
Problemas más comunes de una mala gestión de almacén
Los problemas de gestión de almacén surgen cuando no se cuenta con un proceso establecido y conocido por aquellos que trabajan en él, o cuando la información no es transparente y al alcance de todos los involucrados en almacenes.
Los problemas más comunes de las empresas son:
Desconocimiento de las ubicaciones
Cuando una empresa desconoce la ubicación de la mercancía o la materia prima, el tiempo de manipulación y entrega aumenta, lo que ocasiona una mala impresión en el cliente.
En este escenario de mala gestión de almacenes, no hay una organización o no se respeta; por ende, cuando llega nueva mercancía se coloca donde hay espacio y se confunde, se pierde e incluso se olvida su existencia.
Merma
Sin una gestión correcta de almacén, se puede caer en la pérdida de ciertas mercancías, sobre todo cuando existen diferencias entre el inventario y lo que en realidad se encuentra de forma física en el almacén.
Si un problema constante es el desperdicio de materia prima o productos, te recomendamos leer: Merma, qué es y cómo disminuirla
Pérdidas hormiga
La merma originada por robo hormiga no se nota a simple vista, pero cuando no se consiguen los objetivos financieros planteados en un inicio y se hace un análisis, salen a relucir esas pérdidas que no se tenían contempladas.
Problemas de picking
Estos son los más desgastantes y reportados por parte de los clientes, pues en ocasiones, por no conocer la existencia o ubicación de los productos, se llega a retrasar la entrega, o bien, los productos no llegan en las mejores condiciones.
Inventario, caducidad u obsolescencia
Relacionado enormemente con el punto anterior, tener una mala gestión de almacén genera inventario obsoleto o caduco. En ocasiones, se ofertan artículos que ya no están en existencia, hay poco stock o bien, han terminado su tiempo de uso.
Si al descontrol de almacenes, le sumamos una errónea técnica para el control de inventarios, el resultado puede ser caótico.
Toma de decisiones casi imposible
Por último, pero no por ello menos importante, una inexistente o errónea gestión de almacén altera y atrasa el trabajo en diferentes niveles de la empresa, por ejemplo, la toma de decisiones con base en los presupuestos, la actualización de la cartera de productos disponibles o por integrarse, se desvaloriza el capital humano disponible, etc.
Beneficios de una correcta gestión de almacén
Los problemas de gestión del almacén más comunes de las empresas pueden evitarse o bien, si ya se tienen, controlarse, evitando que crezcan las pérdidas o la merma de los productos antes de que aparezcan y causen problemas.
Automatiza el control de tu inventario y evita pérdidas por robos o merma con un ERP para control de inventarios
Algunas empresas han encontrado apoyo en un sistema de gestión de almacén para hacer el trabajo de manera sencilla y disminuyendo el margen de error.
Un sistema como Bind ERP, con fuerte énfasis en el control de inventarios, le reporta a las empresas beneficios para el proceso de entrada y salida de productos. Asimismo, Bind ERP impacta también en otros niveles de la empresa:
- Mejora la gestión de un almacén, hace que la empresa sea más competitiva y brinda mayor satisfacción al cliente, lo que se traduce en un mayor número de ventas.
- La reducción de costos de almacén se logra mejorando la distribución y el aprovechamiento del espacio; por ende, se disminuyen las pérdidas y deterioro de los productos.
- Aunado al punto anterior, con una buena gestión se mejora el rastreo de los productos desde un punto y se ahorra tiempo en el proceso de búsqueda.
- Se reducen las tareas administrativas, lo que hace que la carga de trabajo sea menor, los procesos se estandarizan, son eficaces y se ganan puntos en productividad.
- Alcanza los estándares de calidad manteniendo la cadena de producción y valor de los productos, y así estar preparado para una posible auditoría de las autoridades competentes.
Conclusión
Diferentes clientes de Bind ERP han encontrado en el software de almacén e inventario un apoyo enorme para realizar sus labores día a día.
Se han beneficiado de un aliado que no solo se adapta a sus necesidades, sino que también les brinda orientación para encontrar la manera más eficaz de llevar una buena gestión de almacén.
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