Contar con un programa de administración de empresas para tu negocio no sólo contribuye a la productividad, sino también a ser más eficiente en la toma de decisiones.
El uso de los software de administración ha crecido entre las pymes, debido a que cada vez hay más herramientas intuitivas y fáciles de usar para gestionar un negocio en México.
En particular, los programas de administración en la nube evitan la pérdida de información, potencian la productividad y permiten el trabajo remoto, al ser accesibles desde cualquier sitio con acceso a internet.
Las pymes pueden encontrar muchos beneficios en programas y herramientas tecnológicas que vale la pena contemplar.
Aunque tu empresa sea pequeña, la gestión puede volverse un tanto abrumadora cuando se realizan varios procesos al día.
Es por esto que contar con un programa de administración de empresas podría ser una forma inteligente de optimizar tu tiempo y economía, además de facilitar la escalabilidad de tu negocio.
En qué te ayuda un programa de administración de empresas
Uno de los objetivos que se quieren alcanzar al usar un programa de administración de empresas es mejorar distintos procesos para ser más eficientes en tareas de diferentes sectores de tu negocio.
Entre los objetivos de usar un software de administración de empresas, tenemos:
- Mejorar los procesos en tareas repetitivas de cada día, al automatizarlas
- Tener una empresa digitalizada, lo que significa mayor seguridad y eficiencia
- Optimizar el acceso a la información de todas y cada una de las áreas
- Compartir información entre los departamentos de la empresa de forma sencilla
- Mejorar la comunicación y proyectos internos de las áreas
- Hacer más eficiente el manejo de la información para minimizar costos y permitir una mejor toma de decisiones
¿Estás buscando más información sobre cómo administrar una empresa? Lee nuestro artículo: 4 cosas que no sabías sobre la administración de negocios
Los mejores programas de administración de empresas
Muchas empresas se encuentran en la necesidad de digitalizar sus tareas habituales. Por ejemplo, al vender en línea, la mayoría de los procesos tienen que digitalizarse: desde la publicación del catálogo de productos hasta el seguimiento postventa.
Si tú también te encuentras en el camino de la digitalización, descubre los 7 mejores software para administración que presentamos a continuación.
Con estos programas de administración de negocios podrás ahorrarte horas de trabajo, traslados, correos electrónicos, llamadas y seguimiento de temas. Además, obtendrás resultados que sólo son posibles con el impulso tecnológico.
Enseguida, verás algunos software de administración todo en uno y programas especializados en áreas concretas. Es posible que te interese más un programa integral, o bien, combinar varias soluciones de la lista.
Te detallaremos los programas de administración de empresas más utilizados divididos por características, utilidad, módulos y ventajas.
1. Oracle
Un programa de administración de empresas muy completo y fácil de usar. Oracle se encuentra entre los mejores software de administración porque tiene la mayor parte de las funcionalidades de este tipo de programas. Este software permite administrar procesos y funciones, con informes inteligentes y en tiempo real.
Contabilidad
Oracle permite llevar la contabilidad, automatizando gran parte de los procesos de manera sencilla. Con este software de administración puedes olvidarte de los documentos en Excel y de una gran cantidad de tareas similares.
Facturación
El módulo de finanzas de Oracle permite gestionar varios tipos de transacciones: facturas, cobros, presupuestos, pago de impuestos y más. También puedes llevar el control de gastos y entrada flexible de datos desde cualquier dispositivo, incluidos smartphones Android o iPhone.
ERP
Oracle cuenta con una opción llamada Oracle Fusion Cloud ERP, un producto para la planificación de recursos empresariales. Esto permite la gestión de compras, contabilidad, proyectos y cadenas de suministro, así como extraer analíticas integrales del negocio.
También cuenta con una opción de ERP local y cuenta con planes de suscripción de pago para un ERP en la nube.
CRM
Otra funcionalidad que se puede cubrir con Oracle es la de Customer Relationship Management o CRM. Es una herramienta que permite dar seguimiento de oportunidades comerciales de principio a fin, haciendo más sencilla la coordinación, la eficiencia y el análisis de datos.
Inventario
Un control de inventarios eficiente permite a las empresas un importante ahorro de recursos, incidencias y sobre todo, tiempo. Oracle tiene entre sus módulos el de manejo de stock, además de contar con un gestor de cadena de suministro.
Gestión de proyectos
Este programa de administración de empresas cuenta con una de las soluciones de gestión de proyectos y tareas más completas del mercado. Para llevar un seguimiento constante de los procesos de tu empresa, con Oracle puedes hacerlo, pues toda la información con contabilidad, facturación, CRM se integra con todo lo demás.
2. Hubspot
Toda empresa que quiera automatizar sus procesos comerciales y de marketing pueden encontrar una gran opción en Hubspot. Este programa incluye un CRM y muchos recursos para el área de ventas y para captación de clientes en blog, redes sociales y otros canales.
Si buscas un programa de administración de empresas que sirva para automatizar el email marketing, las publicaciones de redes sociales, blog o incluso embudos de conversión completos todo en uno, Hubspot es una gran solución.
Este software es intuitivo y está diseñado por expertos en marketing y ventas que saben acerca de hacer seguimiento en cada fase del embudo para dar mejores resultados.
Aunque Hubspot no permite administrar otras áreas de la empresa como la facturación, los Recursos Humanos, o cadenas de suministro. Por ello, si buscas una solución más completa, puedes seguir leyendo esta lista o buscar una opción llamada Bind ERP.
El software Hubspot es muy completo en cuanto al módulo de marketing o ventas y es gratuito, pero si quieres tener más herramientas de administración, contabilidad y procesos más especializados de tu empresa, un ERP es una alternativa más adecuada.
3. Alegra
Este programa de administración de empresas cumple con varios aspectos contables, aunque no es un programa de contabilidad común. Apoya, en gran medida, con funciones como ?reporte contador? que entrega mensualmente información organizada de la empresa al contador, lo que le permite ahorrar tiempo y tener en orden estos procesos.
Facturación
Con este programa de administración de empresas puedes crear facturas o cuentas de cobro con varios diseños determinados por ti. Además, puedes enviar documentos por correo o imprimirlos con todos los requisitos legales.
Las facturas hechas en este software de administración pueden ser exportadas a Excel, para esto sólo se debe configurar la información de facturación, como números de factura y demás datos generales.
Control de gastos
Alegra permite que el gerente, o dueño del negocio, pueda ver y tener control del dinero que sale. Se puede llevar el registro de gastos y pagos en el instante en que se ejecutan, también mantiene en orden las facturas pendientes por pagar, y lleva de forma organizada el saldo de las cuentas con los diferentes proveedores.
Control de inventarios
Este programa de administración de empresas cuenta con otras funciones que ayudan a conocer el estado del inventario, además de tener el control sobre de acuerdo con los informes de compras y ventas, así como tener varias listas de precios para los productos inventariados.
4. Asana
Es un programa de administración de empresas un poco distinto a los otros que hemos mencionado en la lista. Este software sirve como coordinador de proyectos para PyMES.
Se trata de una herramienta de gestión desarrollada para la administración de equipos de trabajo.
Está enfocada en la coordinación de tareas y funciones de forma eficiente. Es un programa fácil de usar, y se especializa en organizar equipos y personas.
El módulo de desarrollo de proyectos es en lo que se enfoca este programa, ya que puede coordinar y ordenar los procedimientos de manera que puedas acceder a todo el trabajo y actividades que están realizando cada uno de tus empleados, también puedes asignar tareas específicas a personas concretas.
Este programa de administración de empresas funciona muy bien para quien no necesite poner énfasis en cadenas de suministros o gestión de clientes. Si lo que necesitas es un software que te permita organizar y ejecutar proyectos de manera digital, Asana podría ser una buena opción.
Facturación y contabilidad
Una de las desventajas de este software para administración es que no es un programa lo suficientemente completo como para garantizar la gestión total de una empresa o negocio. Esto se debe a su enfoque, que es únicamente con respecto al desarrollo de proyectos en equipos.
Por lo tanto, funciones como la facturación, manejo de inventario, gestión de la contabilidad y otros, no entran en su oferta. Esto significa que necesitarías usarla en conjunto con algún otro programa o método para coordinar esos otros aspectos de tu negocio.
5. Trello
Trello es una alternativa a Asana, pues también permite la gestión empresarial en el ámbito de proyectos. Su interfaz es algo más intuitiva, menos complicada en cuanto a funcionalidades y opciones.
La versión gratis de Trello es eficaz para poder administrar proyectos y tareas. Por su parte, también cuenta con versiones premium con soluciones recomendables si lo que buscas es únicamente gestión de proyectos.
Al igual que Asana si quieres algo mucho más completo, necesitarás complementarlo o sustituirlo por un programa de administración de empresas que sea un ?todo en uno? como los ERP.
6. Holded
Este programa de administración es un ERP en la nube que permite automatizar las áreas de tu negocio de manera completa gracias a sus múltiples funcionalidades y módulos.
Contabilidad
Como hemos mencionado, este software te permite llevar el control de las transacciones de principio a fin. Además, es posible automatizar la conciliación bancaria e informes personalizados que te permiten tomar decisiones estratégicas con información financiera en tiempo real.
Facturación
Con un programa de facturación dedicas menos tiempo al envío de facturas, presupuestos, y abonos en los que puedas personalizar con tu imagen corporativa y en Holded tienes esa opción.
Holded es un ERP que además de integrar todos sus módulos y sus funcionalidades entre sí, también permite integrarse con otras plataformas como Stripe, PayPal, Google Drive, Shopify, entre otras.
7. Expensify
El software de administración Expensify se especializa en la administración de gastos. Es un programa que puedes usar si desean simplemente mantener en orden tus finanzas, ya que es muy fácil de usar y está enfocado en la practicidad.
Finanzas y gestión
Este programa se encarga de la organización de tus finanzas y permite, con sólo tomar una foto de tus recibos, que esta información se traspase automáticamente al programa.
Con esta información, clasifica tus recibos y te permite acceder a ellos de manera ordenada. También ofrece la opción de enviar esta información para que sea o no aprobada por algún miembro de tu empresa. Se trata de un software flexible y con cierto nivel de automatización en los procesos, lo cual agiliza el trabajo cotidiano del usuario.
Ventajas de usar un programa de administración de empresas
- Mejora la comunicación interna y externa: un programa de administración de empresas también puede ser un puente con tus clientes, socios y colaboradores externos.
- Mejores oportunidades para tus colaboradores: Los software de administración propician el espacio perfecto para que tus empleados compartan información, resuelvan dudas y sus procesos de negocio sean más eficientes.
- Fácil de implementar: Los programas de administración de empresas están diseñadas para que usarlas sea lo más sencillo posible, así podrás implementarlas sin complicaciones. Sólo asegúrate de que tu equipo reciba la capacitación adecuada para sacar el mejor provecho.
- Reducción de costos: Con la automatización de procesos, los software para administrar empresas, hacen más sencillas las tareas del día a día, evitando duplicidad y logra que los colaboradores se concentren más en las tareas indicadas.
Una solución de administración completa, al precio más competitivo: Bind ERP
Esta alternativa es un sistema de administración y facturación en la nube, que cubre los procesos operativos del día a día, como las compras, ventas, contabilidad y finanzas.
Bind ERP es un programa de administración en la nube, que automatiza las tareas que tradicionalmente tomarían horas, como la revisión del historial de pagos de un cliente, la elaboración de una cotización o la emisión de las facturas de determinado periodo.
Entre sus principales funciones, podemos mencionar:
Inventarios
Bind ERP integra en una sola plataforma todos los movimientos de inventarios de tus sucursales y almacenes, incluyendo las ventas en línea.
Observa en tiempo real los movimientos del stock y el estatus de las recepciones de mercancías. Detecta el robo hormiga, gracias a nuestros reportes que le dan trazabilidad a tus existencias.
Reduce los costos de tus inventarios, al obtener un mayor control sobre tus niveles de stock ideales y puntos de reorden.
Facturación
Este software te permite emitir remisiones y facturas con validez fiscal directamente desde el programa. Realiza tus ventas y observa cómo Bind ERP actualiza en automático tus niveles de inventarios y genera sus respectivas pólizas.
Realiza tu balance en bancos y en tus cuentas por cobrar para mantenerte al tanto en tiempo real sobre toda la información de tus ventas.
Finanzas y reportes
Este programa de administración de empresas te permite rastrear los movimientos de tus cuentas y cajas. Con su módulo financiero, podrás ver detalladamente todas las transacciones como depósitos, retiros y transferencias de tu empresa.
Contabilidad
Con Bind ERP, simplifica tu proceso contable. Los movimientos de tu negocio generan en automático sus respectivos movimientos contables, para agilizar el trabajo de tu equipo y cumplir de manera más fácil con el SAT.
Ya conoces varias opciones, pero revisa ¿Qué debes saber antes de “casarte” con un software de administración?
Conclusiones
Hay muchos software de administración de empresas con características diferentes para la gestión de empresas.
A través de esta lista puedes encontrar algunas de las mejores opciones que están disponibles, identificando los rasgos principales y puedes escoger la que mejor se adapte a tu negocio.
Hay algunas opciones más completas y funcionales que otras, pero lo cierto es que cada usuario y cada negocio tiene exigencias y preferencias distintas.
Por eso es importante que intentes establecer claramente tus necesidades y elegir la opción que se adapte mejor a ellas.
Indudablemente, contar con un programa de administración de empresas hará que tu experiencia empresarial sea óptima y garantiza una mejora crucial en el control de tu negocio.
