Toda empresa que se plantee expandirse, mejorar su rendimiento operativo y alcanzar estabilidad financiera entre otros objetivos, necesita considerar la implementación de un sistema administrativo.
Soluciones tecnológicas como los Enterprise Resource Planning (ERP) o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales en español, garantizan un mayor control operacional, procesos ágiles y eficientes, rastreabilidad e incremento de los niveles de información.
Eso sí, para disfrutar de todos estos beneficios de un software de gestión es necesario que elijas uno que realmente sea de calidad y cuente con las características necesarias para atender las necesidades de tu negocio.
Para que no tomes una decisión errada y selecciones el sistema administrativo ideal, asegúrate de que cuente con estas 11 funciones.
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1. Reporte de existencias en tiempo real
Uno de los problemas que debes dejar en el pasado es la pérdida de productos, mercancía o insumos, pues con el paso del tiempo se convierte en un peligro financiero y, además, genera inestabilidad operativa.
Debido a esto, el reporte de existencia de los inventarios y la actualización constante es una de las funciones que te conviene buscar en un sistema administrativo.
Gracias a estas potencialidades, podrás conocer dónde están los artículos que compres desde que ingresan a tu almacén hasta que los entregues a tus clientes.
En el panel de movimientos de inventario, tendrás acceso a información como lote o pedimento, descripción del producto, valor, ventas, balance y fecha de ingreso.
Si cuentas con diferentes sucursales, también podrás saber en cuál almacén se encuentra cada lote en el momento de la consulta.
Esto es especialmente útil si cuentas con un almacén matriz que constantemente surte a los de las diferentes tiendas o unidades de negocio.
El modelo multialmacén también brinda la posibilidad de conectar los inventarios de la empresa en pocos segundos y atender múltiples sucursales a la vez.
Incluso, permite adecuar órdenes de compra y otros aspectos de acuerdo a la demanda de cada almacén.
Lo mejor de todo es que solo los empleados clave que autorices previamente tendrán acceso a esta información, a través de un sistema de permisos de usuario por establecimiento.
2. Recepción automática de mercancía
Independientemente de si se trata de un freelancer, una fábrica o una franquicia, un sistema empresarial contribuye con la optimización del tiempo.
Al incorporar este tipo de soluciones cumplirás con las labores diarias con mayor eficacia y, a la vez, en lapsos más breves.
En el caso de los comercios, los procesos de compra y gestión de inventarios se agilizan gracias a la funcionalidad de recepción automática de mercancía o productos.
Sistemas como los ERP te brindarán la posibilidad de ingresar las compras al sistema a través de la descarga del comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) de tus proveedores directamente desde el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Esto también se traduce en disminución de riesgos fiscales y sanciones a raíz de omisión o falta de información.
Registrar la mercancía de forma ágil y eficaz es el primer paso para tener toda la documentación tributaria al día y facilitar el envío de información fiable a las autoridades correspondientes.
Además, está directamente relacionado con el manejo de inventarios y almacenes y el seguimiento de los mismos para la prevención de pérdidas.
3. Agilización y optimización de las compras
Para disfrutar de verdadera efectividad en la cadena de abastecimiento, no solo es necesario que la herramienta aplicada logre agilizar la recepción de mercancía.
Es importante que el proceso de optimización y facilitación empiece desde la compra en sí. Para ello, es recomendable seleccionar un sistema administrativo que ofrezca un catálogo de productos, servicios y proveedores.
Esto significa que desde la misma plataforma podrás seleccionar qué quieres comprar y, de manera inmediata, la información es incluida en la base de datos y la solicitud es enviada al proveedor o terceros.
Además, un buen ERP ofrece catálogos de compra compatibles con códigos de barra, lo cual permite un mayor control interno y fomenta la rastreabilidad en todo momento.
Otra gran ventaja es que estos catálogos ya incluyen el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del proveedor o de la empresa que prestará el servicio. Esto, además de agilizar, evita errores de dedo en la captura de datos, los cuales pueden llegar a invalidad los comprobantes y la documentación fiscal generada.
Por otro lado, un buen sistema administrativo permite clasificar a los proveedores en diferentes secciones o segmentos, como gastos y cuentas contables, lo cual simplifica la búsqueda y el manejo de la herramienta.
Todas estas características referentes a las compras también se traducen en mejor registro y seguimiento de los gastos.
4. Control de órdenes de compra y asignación de precios
Para finalizar con funciones de un sistema empresarial eficaz relacionadas a las compras, es importante referirnos de manera específica al control de órdenes y la asignación de precios.
En primer lugar, de las órdenes de compra depende que tu empresa realmente reciba la cantidad de mercancía o productos que necesita, así como los tipos o lotes exactos.
A través de una solución tecnológica, podrás monitorear estos documentos de manera digital en todo momento, garantizando que indique la cantidad exacta y los detalles y condiciones de pago acordados, entre otras cosas.
Básicamente, tendrás la oportunidad de darle el visto bueno a cada una de las órdenes para que finalmente lleguen a los vendedores y estos puedan preparar los pedidos.
Mientras tanto, la posibilidad de definir listas de precios de forma digital representa mayor efectividad y agilidad y, en consecuencia, contribuye con un flujo operativo adecuado.
Además, podrás descargar e imprimir etiquetas y los códigos de barra de tus productos con tan solo unos cuantos clics dentro de la plataforma.
En general, un sistema administrativo integra todos los procesos de la cadena de abastecimiento y los enlaza con aspectos clave para la gestión de inventarios.
5. Sistema de facturación electrónica
No todos los sistemas empresariales cuentan con esta función incorporada. Por eso, aquellos proveedores que incluyen la facturación electrónica en sus soluciones tienen un valor agregado que no puedes desperdiciar.
Y es que la factura digital te permite optimizar los procesos de cobro y aumentar las ventas de manera sostenible. Incluso, contribuirá con el bienestar financiero de tu organización.
Al tratarse de un apartado tan importante dentro de las funciones de un sistema administrativo, explicaremos el potencial de este módulo a través de sus diferentes beneficios específicos:
Agilizas los procesos de cobro
El sistema de facturación electrónica de un ERP tiene la facultad de sistematizar la captura de datos y la generación y emisión de comprobantes.
Entre otras cosas, esto permite que los procesos de cobro sean mucho más rápidos y, a la vez, menos propensos a errores. Lo anterior se traduce en mejor experiencia de compra y en mayores posibilidades de fidelización.
Sumado a estos beneficios, un buen sistema administrativo brinda a tus clientes la posibilidad de generar sus propios comprobantes a través de un portal de facturación en línea.
Esta alternativa, conocida como autofactura, ayuda a agilizar el cobro en caja y contribuye directamente con la fidelización, pues mejora la experiencia de compra de forma significativa.
La gran ventaja de esta funcionalidad es que se encuentra disponible las 24 horas del día y todos los días del año. Por lo que tus clientes obtienen sus comprobantes en el momento que los necesiten y en la comodidad de su hogar u oficina.
Cumplimiento de disposiciones fiscales
De nada vale agilizar y optimizar los procesos de cobro si los comprobantes que emites no cumplen con las disposiciones fiscales vigentes y, por lo tanto, no son válidos.
Es por ello que un buen sistema administrativo adecúa su módulo de factura electrónica a los formatos y estructuras que exige el SAT. Además, realiza actualizaciones constantes para cumplir con las disposiciones más recientes de este organismo.
Descarga de XMLs desde el SAT
Los sistemas de factura electrónica funcionan como bancos de datos que almacenan y clasifican todos los comprobantes y documentos generados a través de las tareas administrativas y los procesos de cobro.
Esto los convierte en grandes gestores de documentos fiscales los cuales te evitan la espera de recibir los CFDI correspondientes para el desempeño de tus tareas administrativos, así como para el análisis y auditorías internas.
Sin duda, implementar un ERP que te permita descarga automáticamente los XML de tus comprobantes desde el SAT, le restará una gran carga laboral a tu equipo y propiciará que sea mucho más eficiente.
Timbrado de la nómina de la empresa
Sí, un módulo de factura electrónica eficiente también te ayudará a darle mayor validez a tu pago de nómina, ya que la podrás timbrar gracias a folios digitales que hayas adquirido.
De esta manera, podrás brindar mayor seguridad a tus empleados, al dar certeza de la legalidad de los pagos que están recibiendo por su trabajo.
Reducción de costos
Por último, pero no menos importante, un sistema administrativo con potentes funciones de facturación te puede ayudar a reducir los costos, sobre todo aquellos relacionados con los cobros y la gestión de documentos fiscales.
Entre otras cosas, facturar de manera digital representa menor gasto en impresiones y compra de papel. Además, evita que se deban adecuar espacios físicos para almacenamiento de documentos.
6. Métodos de pago en línea
Al igual que en muchos otros países, el ecommerce se ha consolidado en México. Específicamente, esta alternativa comercial ha crecido un 27% en los últimos 5 años.
Mientras que en 2013 las ventas electrónicas representaban apenas el 18 % del total, en la actualidad engloban el 45 % de las operaciones comerciales en el país.
En cuanto al capital generado, el comercio electrónico en México tiene un volumen de mercado que ronda los 500 mil millones de pesos, un monto que era impensado apenas una década atrás, cuando aún se presentaba resistencia entre la población y el empresariado para adaptarse a esta tendencia.
Se trata de un mercado gigantesco, ¿cierto? Así que tienes que proponerte contar con una verdadera tienda en línea, algo con lo que también te puede ayudar un sistema empresarial.
Comercializar de forma electrónica va mucho más allá de publicar productos, artículos o servicios en medios digitales. Entre muchas otras cosas, también demanda ofrecer métodos de pago en línea flexibles, seguros e intuitivos.
Precisamente, esto último te lo proporcionará el módulo de ventas de una solución tecnológica de calidad. La herramienta de pago en línea garantizará que tus clientes te paguen en tan solo unos pocos segundos los pedidos que realicen en tu sitio web u otra plataforma.
Esto quiere decir que podrás generar ventas e ingresos sin que importe la distancia e, incluso, en cualquier día del año y a toda hora.
Para impulsar aún más tu incursión en el comercio electrónico, un ERP puede permitirte que emitas solicitudes de pago por el monto que especifiques y automatices el registro de los mismos.
7. Sistema POS móvil y catálogos para la fuerza de ventas
Por medio de un sistema de punto de venta integrado, una solución tecnológica empresarial es capaz de incrementar tus posibilidades de venta y, sobre todo, lograr que aproveches de inmediato oportunidades y el interés de los usuarios.
Esta clase de soluciones, cuando están pensadas para las necesidades de los negocios de hoy, ofrecen un sistema POS en línea que, prácticamente, convierte cualquier sitio en otra sucursal o tienda.
Con esta funcionalidad, los vendedores pueden generar y cobrar pedidos de manera transparente y dentro de los parámetros de la empresa.
De hecho, este sistema es compatible con el lector de código de barras y las impresoras de tickets.
También, un software de calidad impulsa las estrategias y el alcance de la fuerza de ventas a través de los catálogos de clientes y prospectos.
El primero suministra información de relevancia sobre aquellos usuarios que ya han realizado pedidos a tu empresa, mientras que el segundo sirve como agenda integrada para seguir los pasos y el progreso de los potenciales clientes.
Otras grandes posibilidades que brinda un sistema empresarial, en relación con esta área, es el envío de cotizaciones desde una base centralizada y la generación de reportes de venta por sucursal, categoría y vendedor.
8. Automatización de las tareas contables
Si te preguntas cómo optimizar la contabilidad empresarial, es momento de que pienses en sustituir el papel por lo digital.
Al implementar un sistema empresarial, dejarás a un lado las molestas tareas manuales y disfrutarás de procesos automatizados y almacenamiento de datos en una base centralizada.
La solución tecnológica se encargará de generar movimientos e información contable tras cada operación administrativa para luego clasificar y resguardar la misma.
También, te permitirá descargar de forma automática las facturas electrónicas para conciliar la información y evitar problemas y riesgos fiscales.
Con la información registrada automáticamente por el sistema, podrás generar múltiples estados financieros, tales como estado de situación financiera, la balanza de comprobación y el estado de resultados.
Además, contarás con una pestaña relacionada con los activos de tu empresa, en la cual podrás registrar las compras de equipo y otros recursos, de tu empresa. Así, podrás darle seguimiento a los mismos para informarte acerca de su depreciación, lo que te ayudará a proteger el patrimonio de tu organización.
Finalmente, el módulo de contabilidad empresarial también te permite registrar fácilmente las operaciones que no representan flujo de efectivo (pólizas de diario) y agilizar la elaboración de la declaración informativa de operaciones con terceros (reporte DIOT).
9. Simplificación de procesos de cobranza
La implementación de un sistema administrativo, especialmente un ERP, también te permitirá dejar de poner en riesgo el flujo de efectivo de tu empresa y, con ello, la estabilidad financiera.
El módulo de cuentas por cobrar de un buen software facilitará el seguimiento de estas y el envío de notificaciones, así como la obtención de reportes detallados al instante.
Al ingresar al mismo, podrás visualizar en la pantalla todas las cuentas por cobrar, tanto las vencidas como las corrientes. Incluso, tendrás acceso a un registro histórico.
Cada cuenta estará acompañada de toda la información necesaria, como:
- Tipo de operación
- Tipo de documento
- Fecha de emisión
- Cliente
- Sucursal
- Almacén
- Vencimiento
- Total
- Pendiente
- Estatus
Este tipo de facturas y operaciones, al igual que el resto de las transacciones financieras, podrás integrarlas dentro de un sistema multimoneda que te permitirá controlar tus flujos de dinero tanto en pesos como dólares, euros, yenes y muchas otras monedas.
Incluso, esta función ya contempla el tipo de cambio del mercado, lo cual agiliza el registro y seguimiento de todas las operaciones.
10. Administración de cuentas y cajas, y conciliación bancaria
Si piensas expandir tu negocio y sus operaciones, da por sentado que las cuentas por pagar aumentarán, así como el total de cajas e instrumentos bancarios con los que contará tu empresa.
En ese caso, es indispensable que incorpores un sistema administrativo que presuma de un sólido módulo de gestión financiera.
Una solución con estas características te permitirá administrar todas tus cuentas y cajas desde el mismo lugar.
Al ingresar al sistema podrás visualizar las cuentas en diferentes bancos, el código de las mismas y el saldo, independientemente de cuál sea la moneda.
También podrás exportar la información que desees o ingresar a cualquier renglón para verificar datos más detallados.
Por otro lado, al contar con un ERP podrás tener en orden tus cuentas bancarias de forma rápida y sencilla, aunque poseas un gran volumen de transacciones y diferentes cajas.
Esta solución te brindará la posibilidad de llevar a cabo conciliaciones bancarias a través de la comparación de registros, detectando así cualquier diferencia o irregularidad.
El panel de conciliación te mostrará una lista con la institución bancaria de cada cuenta registrada, su usuario administrador, su fecha de creación y los diferentes periodos de movimiento.
11. Generación de reportes al instante
Como ya hemos revisado, un buen sistema de gestión empresarial captura de forma automática una gran cantidad de información, tal como los pagos de proveedores, la cobranza a los clientes, los movimientos bancarios o los movimientos en tus almacenes.
Todo esta información se traduce en la posibilidad de generar reportes actualizados en tiempo real que podrás monitorear desde diferentes lugares, incluso desde tu hogar o durante un viaje.
Sorprendente, ¿verdad? Esto se debe a que los sistemas administrativos de vanguardia trabajan con la tecnología de la nube, lo que significa que alojan la información en servidores remotos.
Además de garantizar control operacional a distancia y flexibilizar la labor gerencial, esta dinámica impide que documentos y la información se extravíe, pues es indiferente si se daña algún equipo informático o se pierde un dispositivo de almacenamiento físico.
Sumado a la tecnología de la nube y las funcionalidades que explicamos en este material, un sistema administrativo de calidad está respaldado por un proveedor con experiencia y un alto grado de profesionalismo.
¿Cómo seleccionar un sistema administrativo de calidad?
Para que logres identificar un buen proveedor, un paso básico es el análisis de su sitio web. Este debe ser transparente y compartir información valiosa, como:
- Casos de éxito
- Manual de usuario
- Vídeos de ayuda
- Preguntas frecuentes y sus respuestas
Además, por supuesto, de que te detalle las funciones de la plataforma que comercializa.
Otro aspecto que identifica un proveedor de calidad es su servicio posventa. Para que realmente impulse la optimización de tus operaciones, debe garantizarte capacitación y seguimiento continuo sin costo adicional.
Lógicamente, es indispensable que cuente con un equipo de soporte comprometido y que brinde respuestas eficientes en tiempo oportuno.
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Como te habrás dado cuenta, todos estos elementos son algunos de los que te permitirán aprovechar al máximo un sistema administrativo , así como te ayudarán a garantizar tu inversión y un lapso de retorno atractivo.
Sin duda, si analizas estos aspectos y las funciones que explicamos recientemente, podrás tomar la decisión adecuada y dar el paso definitivo hacia la modernización de tu negocio y el incremento de la rentabilidad de este.
¿Te pareció interesante este artículo? Ahora que sabes cuáles son las características y potencialidades de un buen sistema administrativo, probablemente quieras conocer más acerca de la fase de implementación de esta solución y su curva de aprendizaje. En caso de que sea así, ¡no olvides escribirnos en la casilla de comentarios!
