Para asegurar que todos cumplan con sus obligaciones fiscales, el SAT ha puesto a disposición de los contribuyentes Factura Fácil SAT, una herramienta sencilla de facturación gratuita de la que enseguida analizaremos ventajas y limitaciones.
Hay muchas empresas particulares de facturación que, al igual que el Servicio de Administración Tributaria, ofrecen un servicio similar al de factura fácil, que sirve para emitir facturas de manera gratuita. Pero, ¿cuál es mejor? Al ser tan parecidos es fácil perderse en el mar de opciones.
Para orientarnos y despejar dudas, en este artículo revisaremos las ventajas y principales limitaciones de utilizar las herramientas de factura fácil. Y veremos en qué casos es mejor recurrir a un proveedor privado de facturación electrónica.
¿En qué consiste factura fácil SAT?
Como se explica en el minisitio del SAT sobre la factura electrónica, la autoridad fiscal tiene dos herramientas que a primera vista resultan similares:
- La aplicación gratuita de facturación electrónica.
- La aplicación de factura fácil del aplicativo “Mis cuentas“.
Si bien persiguen el mismo objetivo, las diferencias entre sus funcionalidades hacen que cada opción sea más apta para ciertos contribuyentes. A continuación veremos lo que nos ofrece cada una y qué tipos de necesidades de factura fácil están destinadas a cumplir.
1. Aplicación gratuita de facturación electrónica
Creado para ofrecer una opción gratuita a las personas físicas y morales con bajo volumen de facturación, este facturador del SAT permite:
- Generar y sellar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
- Utilizar los complementos de:
- Certificado de destrucción
- Donatarias
- Leyendas fiscales
- Nómina
- Pago en especie
- Recepción de pagos
- Renovación y sustitución de vehículos
- Impuestos locales
- INE
- Recuperar y cancelar los CFDI.
- Descargar el archivo XML y su representación impresa.
- Registrar clientes frecuentes para facilitar la emisión de los comprobantes fiscales.
Para acceder a este servicio, solamente hay que ingresar a la pestaña de “Factura electrónica” en el portal del SAT. Y lo único que nos solicita es la firma electrónica o la contraseña.
Ventajas
Además de ser gratuito, este facturador electrónico de SAT ofrece otras ventajas que se han ido consolidando en los últimos años. Por ejemplo, su sistema es cada vez más rápido, intuitivo y fácil de usar.
A grandes rasgos, podemos destacar estos aspectos positivos:
- Evita que recurramos a un proveedor de certificación de facturas.
- A las personas físicas, les facilita la generación de facturas únicamente con la e.firma.
- Se puede utilizar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Está siempre actualizado.
Limitaciones
Precisamente por el objetivo con el que fue creado, este facturador nos sirve sólo hasta cierto punto.
- Está diseñado principalmente para contribuyentes de regímenes como arrendamiento, actividad empresarial y profesional. Es decir, para quienes manejan bajos volúmenes de emisión de facturas.
- Contempla un tiempo máximo de 72 horas para certificar una factura.
- Las facturas se deben emitir manualmente y una a la vez.
- Sigue presentando algunas desventajas técnicas, ya que no funciona al 100% en todos los navegadores.
- No administra un catálogo de clientes o productos.
- No integra adendas, como el complemento Carta Porte.
2. Factura fácil “Mis cuentas”
Desde el portal de Mis cuentas está disponible la herramienta “Factura fácil”, creada para los contribuyentes registrados en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
A pesar de que uno de sus principales objetivos era la simplicidad, con los cambios recientes en la emisión de facturas de CFDI 4.0, esta herramienta ya nos pide seguir prácticamente los mismos pasos que la aplicación gratuita de facturación electrónica.
Ventajas
La mayor ventaja de ?Factura fácil? es que permite emitir, consultar, recuperar y cancelar los comprobantes fiscales, así como enviar las facturas por correo a los clientes. Y puede ser utilizada por los contribuyentes de una variedad de regímenes fiscales:
- Régimen de Incorporación Fiscal
- Personas físicas con:
- Actividad empresarial
- Honorarios
- Arrendamiento
- Actividades del sector primario
- Personas morales constituidas como asociaciones religiosas o donatarias autorizadas.
Adicionalmente, destacamos que desde el aplicativo de ?Mis Cuentas? se puede:
- Generar facturas de manera masiva.
- Llevar un control básico de operaciones, así como realizar consultas de los registros efectuados en los que no se haya emitido factura.
- Tener un control de las declaraciones fiscales.
- Emitir facturas de nómina.
Limitaciones
Pensada originalmente para los contribuyentes del RIF, ?Factura fácil? también es una herramienta útil para personas físicas. Sin embargo, para las personas morales no ofrece una solución completa porque:
- No cubre altos volúmenes de operación.
- No permite incorporar complementos adicionales o adendas.
- Puede ser utilizada por personas físicas, siempre y cuando no excedan los 4 millones de ingresos, como explica a detalle este artículo del Consejo Empresarial (COEM).
- No es una solución escalable o que permita añadir funcionalidades, a medida que crece el volumen de operaciones.
Una herramienta útil, pero
En conclusión, tanto la aplicación de factura electrónica como la opción ?Factura fácil? de ?Mis cuentas? constituyen modalidades útiles, gratuitas y fáciles de emplear.
Sin embargo, en el mercado existen facturadores electrónicos que, de forma igualmente gratuita, nos ofrecen una mayor variedad de herramientas y posibilidades. Se trata de sistemas que son más robustos y completos.
Y no solo eso, por ejemplo, el facturador electrónico de Bind ERP, ofrece timbres fiscales gratuitos, además de otras ventajas a largo plazo, como servicio de soporte, escalabilidad, y control de los catálogos de clientes y productos, así como flexibilidad para la adquisición de timbres.
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Ahora ya conoces las principales ventajas y limitaciones de ?Factura fácil? del SAT, así como del facturador electrónico. Suscríbete para recibir información como esta, de alto valor para tu negocio, directamente hasta tu correo.¡Hasta la próxima!
