El principal objetivo de la conciliación bancaria contable es que los libros y balances de la empresa reflejen fielmente las transacciones financieras y gastos canalizados a través de sus cuentas de banco.
Durante décadas, el profesional de la contabilidad financiera llevó a cabo esta conciliación manualmente, realizando el seguimiento de cada transacción y verificando que se encontrara reconocida en los registros de la empresa.
Pero desde hace años, gracias a los softwares contables y los sistemas ERP, la conciliación bancaria contable es una tarea que el contador puede realizar de manera electrónica y automatizada, como parte del proceso moderno de gestionar un despacho contable en la nube.
Si te interesa el tema, te invitamos a seguir leyendo, pues exploraremos el concepto de conciliación bancaria, cómo conciliar una cuenta bancaria de manera manual o mediante un software, así como los beneficios que trae su automatización para el despacho.
¿Qué es la conciliación bancaria?
Conciliar una cuenta bancaria es tan simple como comparar y hacer corresponder los registros internos de la empresa con las transacciones bancarias, con el beneficio de detectar y resolver cualquier pago faltante o error contable.
Aunque suena sencillo, puede ser algo confuso si los clientes mantienen varias cuentas de cheques, ahorros y otros productos bancarios similares.
Además, algunas transacciones se pueden registrar en los libros de la empresa en un mes y éstos pueden aparecer reflejados en el estado de cuenta o extracto bancario al mes siguiente o viceversa.
Un ejemplo cotidiano se da cuando caja o tesorería reconoce un pago con cheque un viernes 31 de enero, mientras que el banco traza el registro un lunes 3 de febrero.
Por eso, los saldos de la empresa y el banco deben ?confrontarse? a través del proceso de conciliación, a fin de conocer el verdadero saldo disponible de efectivo, como explica Rocío Zapata, catedrática del ITAM citada por Entrepreneur.
Así, este proceso evita problemas para los negocios; por ejemplo, que se giren cheques sin fondos disponibles, un hecho costoso y contraproducente para la reputación de las empresas.
En términos simples, la conciliación bancaria contable es la tarea de comparar saldos y movimientos de los registros de la empresa con los estados de cuenta bancarios, con el objetivo de aislar discrepancias y llevar un control exacto del efectivo disponible en bancos.
¿Cómo hacer una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria se realiza para cada cuenta corriente, ahorro o producto similar que posea el cliente. En términos generales, puede efectuarse manualmente o a través de un sistema administrativo.
1. Conciliar manualmente
Sin el uso de un sistema administrativo que automatice esta función, la tarea consiste en lo siguiente:
1. Ajustar saldo del estado de cuenta bancario
Partiendo del estado de cuenta, deberás tomar nota del saldo al cierre y:
- Sumar cualquier depósito en tránsito, es decir, ingresos ya registrados por la empresa, pero no por el banco (vía cheque o transferencia bancaria).
- Deducir cheques girados, transferencias en curso o cualquier cantidad deducida en los registros de la empresa, pero aún no debitada de la cuenta bancaria.
- Cargar o debitar cualquier error del banco, como un doble cobro de comisión e informarlo.
2. Revisar los registros de la empresa o libro auxiliar de bancos
Del reporte del libro auxiliar de bancos o reporte de cada subcuenta de banco, deberás:
- Tomar nota del saldo al cierre.
- Deducir o restar cargos por servicios bancarios no evidenciados en los reportes, cargos por cheques sin fondos y otras comisiones.
- Sumar o cargar cualquier reintegro de comisión bancaria no reconocido en los reportes, intereses ganados, depósitos a cuenta por efectos por cobrar antes no contabilizados.
- Cargar o debitar cualquier error u omisión el libros (omisión, cantidad incorrecta, operaciones que correspondan con la cuenta bancaria específica, otros).
3. Comparación de saldos ajustados
Hechos los anteriores ajustes tanto al estado de cuenta, como a los registros de la empresa, el saldo final ajustado para ambos debe ser exacto.
Si se encuentra algún desbalance, deberá repetirse el proceso o hacerse algún análisis detallado o auditoría a la conciliación para encontrar un error u omisión.
2. Realizar la conciliación bancaria con un software administrativo
Como dijimos antes, una de las bondades de un software administrativo es que automatiza los registros y genera reportes detallados, minimizando tiempo y posibles errores.
Un software como Bind ERP registra y almacena la información contable y administrativa de los clientes, de manera que la conciliación bancaria contable puede realizarse de manera automática.
La función de conciliación bancaria de Bind ERP se puede resumir así:
- Seleccionar la cuenta y el rango de fechas para los cuales se realizará la conciliación.
- Cargar los respectivos estados de cuenta bancarios.
- Esperar unos segundos para confirmar la conciliación bancaria que el sistema hará en automático, relacionando los movimientos que coincidan en fecha y monto.
Para automatizar por completo el proceso, se puede activar la función de ?autoconciliar?, sin necesidad de revisión. Además, en caso de que los saldos no coincidan, el sistema permite realizar los ajustes necesarios.
Finalmente, cuando los saldos ajustados coinciden, se considera como el saldo real de efectivo disponible a la fecha de la conciliación.
Beneficios de la conciliación bancaria contable
Realizar una conciliación bancaria de manera intuitiva y automatizada trae beneficios tanto para las empresas como para los profesionales del ejercicio contable.
1. Beneficios de la conciliación bancaria para las empresas
Como podemos imaginar, un primer beneficio de la conciliación bancaria es que permite un control financiero de las transacciones del negocio, determinando el saldo real de efectivo de la empresa y haciendo posible llevar la contabilidad al día.
Con la ayuda del contador, la empresa puede detectar cualquier error de parte del banco, incluso un fraude o uso no autorizado de fondos y, de ser necesario, solicitar oportunamente un reintegro o indagatoria.
Del lado de los registros de la empresa, la conciliación evidencia cualquier omisión o error en la contabilización. Todo ello redunda en la eficiencia de la contabilidad de costos y veracidad en las cifras.
Además, ante una eventual auditoría tendremos la seguridad que las cifras reflejan fielmente la situación económica y financiera de la sociedad.
2. Ventajas de la conciliación bancaria para contadores
Buena parte del tiempo y esfuerzo que hace un contador por sus clientes, lo ocupa en conciliar cuentas de los estados financieros.
Son cuantiosas las horas administrativas que se gastan haciendo tediosos y monótonos ajustes que pueden automatizarse fácilmente.
Destinar menos tiempo y esfuerzo a la conciliación de las cuentas bancarias libera recursos que los profesionales de la contabilidad pueden aprovechar para funciones de mayor valor, como la preparación y evaluación de los estados financieros, informes, auditorías internas, dictámenes, fiscalidad y asesoría.
Importancia del software contable
Realizar la conciliación bancaria a través de un software contable como Bind para Contadores, permite al contador ganar tiempo y eliminar su dependencia de la documentación en físico o digital que entrega el cliente.
A través de Bind para Contadores, que es totalmente gratuito, se puede obtener la información necesaria de los clientes, accediendo a la información del SAT y los bancos en tiempo real, a fin de realizar la conciliación.
Beneficios de automatizar la conciliación bancaria
Más aún, cuando se automatiza el proceso de conciliación vía software contable o contabilidad en la nube, el contador alcanza otro nivel de beneficios, como:
- Posibilidad de realizar la conciliación cuando sea necesario y en tiempo real.
- Ahorro de horas de trabajo, esfuerzo y costos en el despacho contable.
- Reducción de errores humanos al mínimo, al eliminar la transcripción o carga de información.
- Acceso simultáneo a la información financiera y contable de los clientes, para trabajar en equipo.
- Respaldo de la información en la nube del proveedor, sin riesgo de pérdida de reportes en físico o daño en algún equipo.
Buenas prácticas en la conciliación bancaria
No hay trabajo difícil, solo herramientas incorrectas. Un buen software contable convierte a la conciliación bancaria en un proceso de largas horas o días a una tarea de minutos.
Aunque resulte monótona, la conciliación bancaria debe realizarse de manera periódica y cuanto más frecuente, mejor. Conciliar por pequeños tramos de tiempo permitirá mantener un balance de efectivo real y detectar rápidamente cualquier discrepancia.
Asimismo, es importante recordar que los bancos también se equivocan. Los cargos indebidos o importes incorrectos están a la orden del día y la conciliación está para detectarlos.
Un paso adelante en la modernización de la gestión contable es disminuir errores humanos y optimizar tu tiempo usando un sistema contable o plataforma ERP que cuente con conciliación bancaria contable.
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