Por su utilidad para optimizar las transacciones comerciales con clientes y proveedores de gran tamaño, la adenda es un formato que todas las empresas necesitan conocer.
Información de valor operativo y logístico como el nombre del vendedor, el número de orden de compra, el código de los productos y la identificación del proveedor, no tiene lugar en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Por ello, muchas de las grandes compañías agregan una adenda -o addenda- que complemente los datos contenidos en la factura electrónica.
A continuación, te compartiremos cuáles son los detalles de su uso y lo más importante de qué manera puedes comenzar a utilizar la addenda para crecer ya tu negocio.
¿Qué es una adenda?
Para empezar, ¿exactamente qué es una adenda? Básicamente, es un anexo o archivo en formato XML en el que se puede añadir información no fiscal a un CFDI, que las grandes empresas añaden a sus comprobantes fiscales con proveedores y clientes, con el fin de ahorrarse tiempo y dinero en sus operaciones.
Las addendas están disponibles desde 2011 en la factura electrónica, mas no son obligatorias. Por lo general, las empresas las utilizan para registrar detalles adicionales sobre la transacción comercial amparada en la factura electrónica.
Algunos de los datos que comúnmente se presentan en una addenda son:
1. Información comercial
Nombre de la empresa, correo electrónico y otros datos de contacto, clave del proveedor, detalles del producto, condiciones de pago.
2. Información logística
Fechas de envío y recepción del producto, tipo de embalaje, ruta, datos de la entrega de mercancía, condiciones de transportación.
3. Información operativa
Orden de compra, centro de costos, código SKU de los productos, código de barras, lote, condiciones de almacenamiento, comentarios.
Como puedes ver, se trata de información que el SAT no necesita, pero sí los negocios que participan en la transacción. Por ello, la autoridad fiscal no recibe la adenda: únicamente la utilizan tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica.
En efecto, los Proveedores Autorizados PAC remueven el nodo de la addenda y envían únicamente el comprobante fiscal digital. De esta forma, la addenda es operable únicamente entre las partes de la operación comercial.
Por eso es crucial el papel de un PAC o de un buen facturador electrónico que cuente con las addendas que nos piden las grandes empresas de México; y en caso de que no cuenten con ellas, ¡las puedan generar!
Beneficios de la addenda para el crecimiento de los negocios
El control operativo, logístico y comercial es necesario para que una cadena de suministro sea eficiente. Por esta razón, las grandes empresas manejan distintos controles que les permiten agilizar y transparentar sus operaciones. Uno de estos mecanismos de control es la addenda, un anexo indispensable para optimizar la recepción y envío de mercancías.
Su utilización es considerada como una de las mejores prácticas a seguir en el comercio.
Por eso, para hacer negocios con muchas de las grandes empresas en México, necesitas disponer de las adendas que te soliciten. Así, te encontrarás en posibilidades de crecer e incrementar el volumen de tus ventas.
Pero el beneficio de contar con adendas no termina ahí. Tú también te ahorras tiempo y dinero con estos anexos, ya que estandarizas los datos que necesitas para ser lo más eficiente posible, como señala este reporte del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).
En específico, la utilización de la addenda te permite mejorar:
- Procesos contables
- Embarques y recepción de mercancías
- La administración
- El sistema de inventarios
- Control de pagos a proveedores
- La eficiencia en los procesos
¿Cómo hacer una adenda?
Como te hemos compartido en nuestros artículos sobre contabilidad electrónica, contar con un proveedor de facturación eficiente es clave para hacer una adenda.
Un facturador competente te permite cumplir con la autoridad fiscal e ir todavía más allá: te proporciona una base segura para crecer tu empresa.
Por ejemplo, el sistema de facturación electrónica de Bind ERP te ofrece un catálogo con decenas de adendas, entre las que destacan las de AHMSA, Amazon, Bosch, Chrysler de México, Comercial Mexicana, Continental, Coppel, Costco, La Costeña, FEMSA, Gamesa, HEB, INE, Liverpool, Mabe, PepsiCo, Soriana y Walmart.
Además, cuenta con la adenda de Servicio Parcial Construcción y la adenda de Contratistas. Y continuamente se desarrollan nuevas addendas, según las necesidades de los clientes.
Antes de obtener una adenda
Si te encuentras con un cliente o proveedor que te solicita una adenda para su facturación electrónica, toma en cuenta esta información:
- Verifica qué tipo de adenda te están solicitando. Algunas empresas exigen distintos formatos, según su sistema de clasificación de proveedores.
- Pregunta si puedes emplear alguna adenda homologada.
- Revisa a detalle la información que te exigen en la addenda. Recuerda que este formato te permite adjuntar tantos datos como sean requeridos, inclusive en archivos Word, PDF, Excel e imágenes.
- Tómate el tiempo de realizar algunas pruebas previas, para que el cliente o proveedor valide la adenda.
- Revisa el mecanismo para obtener el acuse de recibo.
Finalmente, recuerda que a diferencia de los folios digitales la adenda no es sellada por la autoridad fiscal, ya que no forma parte de la cadena original del CFDI. Además, lo que incluyas en ella no tiene consecuencias fiscales. De hecho, su contenido es definido por ti, por tu propio cliente o proveedor.
Lectura recomendada: “Factura electrónica para pymes”.
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Ahora que ya conoces su importancia, te invitamos a preguntar por el catálogo de adendas de Bind ERP, el cual está disponible al utilizar su facturador electrónico gratuito. Y si tienes dudas, recuerda que este sistema te ofrece asesoría sin costo alguno.
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