Tener un sistema de control de inventarios para tu empresa puede ser un verdadero dolor de cabeza, pero también es uno de los puntos claves para tener un conocimiento actualizado de tu mercancía y atender tus tiempos y costos de producción.
¿Qué debes considerar para organizar tu inventario?
Mientras más rápido soluciones tu sistema de inventario, más tiempo tendrás para ocuparte de tu negocio.
Tener un área o personal encargado de esta tarea es prioritario para tu negocio, ya que los resultados de tu sistema de control de inventarios impactarán directamente no sólo en tu inversión y ganancias, sino en la calidad de los servicios que ofreces hacia tus clientes.
Pero no basta con delegar la tarea en un encargado: tu información debe estar reunida y organizada en un sistema de control que permita gestionar los inventarios de manera fácil y accesible. La buena noticia es que la tecnología te ofrece innovadoras opciones para lograr tener todo bajo control.
Además de esto, para llevar un sistema de control de inventarios efectivo es bueno que consideres lo siguiente: definir la periodicidad con que se hará el inventario, realizar un registro exacto de tus artículos y valuar tu inventario. A continuación profundizamos en cada uno de ellos:
Definir la periodicidad de tu inventario
Por lo general, las empresas efectúan inventarios en temporadas específicas, como cada fin de mes o año. Definir la frecuencia de tu control de inventario ayuda a optimizar los procesos y la información que necesitas para tomar decisiones estratégicas. Según las necesidades de tu negocio, puede ser:
- Perpetuo: ¿Qué y cuánto se vendió hoy? Este sistema permite tener un inventario continuo y actualizado al final del día. Además, agilizará los procesos al no tener que frenar las actividades para llevarlo a cabo.
- Periódico: Si bien lo ideal es llevar un control constante de la información sobre los productos, algunos negocios optan por realizar sus inventarios en periodos específicos.
Realizar un conteo de tus artículos
Una base de datos que incluya el estado y la ubicación de tu mercancía es primordial para evitar extravíos o desabastecimientos que te generen costes innecesarios.
El inventario y su stock por día tiene que ser revisado de manera constante, para ello un conteo de artículos supondrá tener el control total de todos los materiales y productos. Ayudará también a coordinar el pedido de más productos, según la demanda que se tenga.
También te ayudará a evitar el robo hormiga, que es un problema que pudiera parecer inofensivo, pero viene a ser consecuencia de una falta de control en tu inventario y monitoreo del mismo.
Valuar tu inventario
¿Cómo definir el valor final de un producto para su venta al cliente? Para designar un precio competitivo es preciso conocer el coste de todo lo adquirido.
Existen varios métodos de valuación de inventarios de acuerdo con los requerimientos de cada empresa. Lo ideal es que esta valuación te muestre la información correcta de clasificación y costes de los artículos en tu inventario. Los más utilizados son:
1. Método ABC
En este sistema, los artículos se clasifican según su importancia en términos de precio. Mientras más cuesta, se reduce su abastecimiento. Estos artículos se clasifican en:
Productos de categoría A
Son los más importantes para tu empresa, normalmente se identifican rápidamente por ser los que tienen mayor rotación y aportan alrededor del 80% de los ingresos en ventas.
Estos productos deberían ser fácilmente encontrados tanto por los clientes, como por colaboradores y su abastecimiento debería ser de prioridad en comparación de otros productos.
Producto de categoría B
Tienen una rotación moderada y generalmente suponen el 30% del producto de almacén. Estos productos no suelen generar ganancias más del 20%, esta es una categoría intermedia entre el A y el C.
Su stock debería actualizarse de manera periódica pero no con tanta frecuencia en comparación a los productos de categoría A.
Productos de categoría C
Este tipo de producto puede suponer la mitad de nuestro inventario, se caracteriza por ubicar los productos que no alcancen ingresos de 5% del total.
Se caracterizan por tener una rotación más baja, al tener poca demanda y, por lo tanto, se debe optimizar los recursos que se destinan a ellos.
2. Punto de re-orden
Garantiza un mejor servicio al cliente y la gestión con los proveedores al tener conocimiento de cuánta existencia hay de productos, así como la información exacta para determinar las fechas de re-abastecimiento.
Este método te ayuda a generar una red entre el stock actual, la cantidad que se solicitará y el total de stock disponible para cuando el pedido se reciba. Si se realiza correctamente, se evitarán excesos ni falta de abastecimiento.
3. Stock de reserva o seguridad
Tal como su nombre indica, diversos negocios consideran tener un almacenamiento de reserva, en caso de aumento de la demanda o retrasos en los procesos de producción.
Este método funciona como un plan de contingencia ante un incremento repentino o brusco de demanda en ciertos productos, durante algún periodo de ventas que no ha sido monitoreado.
Beneficios de un sistema de inventarios efectivo
Más allá de permitir una administración eficiente del flujo de efectivo, un sistema de control de inventarios efectivo te asegura:
- Alta calidad de servicio al cliente.
- Monitoreo adecuado para evitar robos o extravíos de productos que deriven en pérdida de ventas.
- Prevenir los robos hormiga, teniendo un mejor control del stock disponible.
- Mejor planeación y cumplimiento de pedidos al proveedor.
- Aprovechar el potencial de los espacios de almacenamiento.
- Evitar la falta de abastecimiento en productos que se agotan con facilidad.
No importa si tu negocio se centra en productos o servicios: toda empresa que invierte en recursos materiales debe disponer de un buen inventario. Mientras más lo postergues, más engorroso se volverá a la larga.
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Si quieres aprender a usar esta herramienta, puedes consultar su guía de uso aquí.
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