En su segundo año, la pandemia está pasando la factura a la economía mundial y el impacto sobre las empresas no se ha hecho esperar, mientras luchan por recuperar sus niveles de inventario.
Sabemos que mantener un nivel óptimo de inventario es crítico para la supervivencia de las empresas. Por eso, te preparamos este artículo sobre la importancia del control de existencias y las principales claves para gestionar los niveles de stock.
Afectación de la pandemia en los niveles de stock
Contrario a lo que ocurre en la mayoría de las crisis económicas, la pandemia provocó un déficit de inventarios entre importantes cadenas de suministro a nivel global.
Y no es para menos, pues a diferencia de otras recesiones, en esta ocasión la producción se detuvo de forma repentina:
2020
- Se declara al COVID-19 como emergencia sanitaria por causa de fuerza mayor.
- La suspensión de labores y los cierres de empresas detienen bruscamente la producción a nivel global.
2021
- Conforme se relajan las restricciones y avanza la reactivación económica, la demanda de productos industriales se dispara, pero la oferta no puede seguir el ritmo. Las empresas reabren sus puertas con niveles de inventario bajos, en relación con sus pedidos.
- Las industrias que no resintieron una baja en su producción son las de alimentos y de la salud, según reportó Deloitte México.
- Adicionalmente, las cadenas de suministro a nivel global están bloqueadas por el acaparamiento realizado por algunas grandes empresas. Lo que hacen es adquirir insumos básicos, con el fin de gestionar posibles shocks de oferta (para más información, consultar El Financiero).
Por ejemplo, la escasez de semiconductores ha obligado a la industria automotriz en Estados Unidos a reducir su producción, de acuerdo con un análisis publicado por Bruno Cavalier, economista en jefe del grupo financiero Oddo BHF.
Como resultado, los precios de autos usados se dispararon 48 por ciento en mayo, en comparación con el mismo mes del 2020 (según el índice Manheim).
Importancia del control de inventarios
Manejes una pyme o una compañía transnacional, seguro estás de acuerdo con nosotros: el control de inventarios es una actividad vital para cualquier negocio, pues sustenta la compra y venta de productos y servicios.
El control de inventarios es la administración de las materias primas y mercancías, a través de dos grandes procesos que las empresas necesitan realizar:
Gestión de inventarios
Es el manejo diario y productivo de las mercancías, para responder a las necesidades de la compañía. Por ejemplo, usar códigos de barras, clasificar el stock y distribuir adecuadamente las mercancías en el almacén.
Optimización de inventarios
Un paso más allá de la gestión, optimizar tu stock es lograr que los resultados financieros sean los mejores posibles, reduciendo los costos de inventarios. Implica tareas de cálculo y análisis, como establecer el punto de reorden y los niveles mínimo y máximo de stock.
Dicho esto, veamos ahora por qué necesitas mantener adecuados tus niveles de stock, tanto en momentos de crisis como en periodos de crecimiento económico.
Los niveles de inventario y su impacto en el negocio
El stock óptimo es la cantidad de mercancías que necesita una empresa para satisfacer su demanda, sin que se produzca la falta de existencias y manteniendo al mínimo los costos de almacén.
En otras palabras, al determinar la cantidad óptima de existencias para cada uno de tus productos, evitas la venta perdida o el costo de oportunidad, así como el exceso de productos:
- Costo de oportunidad: Cuando un comprador no encuentra el producto que buscaba en tu tienda, no solo pierdes una venta, sino también un cliente. La rotura de stock hace que lances a tus clientes a los brazos de la competencia, según encontró un estudio del Harvard Business Review.
- Exceso de inventario: La otra cara de la moneda es el excedente de stock, que acarra costos financieros y logísticos, así como pérdidas por lo que es merma de mercancías.
Para determinar tu nivel de inventario óptimo, te compartimos estas recomendaciones.
1. Determina tu demanda
Calcula la cantidad de unidades que necesitarás para cada producto, a partir de la evolución de la demanda a lo largo de los años y la estacionalidad. Esta información puedes obtenerla de tus reportes de venta históricos, con el apoyo de las áreas de logística y contabilidad.
Puedes apoyarte en un software de inventarios que genere estos reportes y gráficas en cuestión de segundos, para ayudarte a comparar las ventas por periodos y determinar con mayor precisión tu demanda esperada.
2. Tiempo de reposición
Según los tipos de inventarios que existen, los tiempos de reposición son variables. Calcula tus parámetros tomando en cuenta:
- La demanda.
- La naturaleza del producto.
- La industria.
- El sistema de producción (bajo pedido, por lotes, en masa o lineal).
3. Stock máximo, mínimo y stock de seguridad
Calcula los tres valores, tomando en cuenta estos factores:
- Stock máximo: Según tu espacio, método de inventarios, sistema de almacenamiento.
- Stock mínimo: Demanda y capacidad para gestionar los pedidos.
- Stock de seguridad: De acuerdo con las características de tu negocio.
Conclusiones
Como puedes ver, el manejo de inventarios requiere que cuentes con un insumo básico: información precisa, en tiempo real y por periodos históricos.
Igual que en la mayoría de las funciones de negocio, el análisis de los datos se ha convertido en la materia prima para la toma de decisiones.
Sin la data, controlar inventarios es como intentar mantener el equilibrio sobre una cuerda floja. Por eso el control de inventarios en Excel ya no es suficiente, pues no genera la información en tiempo real ni te muestra la disponibilidad de un producto en almacenes.
Un buen software para inventarios te da las herramientas para optimizar tus niveles de inventario sobre una base segura, en un equilibrio sostenible que te da una ventaja competitiva y te permite crecer.
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