Sabemos bien que hoy día es necesario dejar atrás la vieja hoja de cálculo para el control de inventarios que, si bien en su momento representó un gran avance tecnológico, hoy ha quedado rezagada, ya que son más quienes cambian de Excel a la nube.
Sin embargo, una mudanza de datos de gran magnitud presenta grandes desafíos. Para evitar malos ratos, te recomendamos prestar atención a estas recomendaciones, que te permitirán una transición más rápida, más fácil y más limpia:
1. Comienza con la limpieza de tus hojas de cálculo, antes de pasar al nuevo sistema de inventarios
Cada hoja de cada libro puede ser un mundo aparte. Es posible que existan dificultades al efectuar el traspaso de información. Es por eso que tener todo organizado es tan aconsejable como guardar todas tus pertenencias en cajas etiquetadas antes de mudarte de casa. ¿Suena lógico, no?
Al igual que los objetos de tu hogar, la información que has ido almacenando todo este tiempo te puede sorprender al ser mucho más de lo que pensabas, y la mejor forma de evitar problemas es tener cada cosa en su lugar y lo prescindible correctamente eliminado. Así se te hará más fácil resolver dudas y operar con nuevos sistemas de inventarios.
2. Asegúrate de que puedes importar datos directamente desde archivos .csv y .xls
Ante la gran cantidad de archivos que deberás transportar, te recomendamos que ningún dato sea ingresado a mano al nuevo inventario en Excel. El ejercicio de reingresar esa información puede ser extenuante y, por su misma naturaleza, llamar a errores. Es aquí donde los archivos CSV (por comma-separated values) y XLS (derivado del nombre del programa Excel) son de gran utilidad dentro de un excelente software de administración.
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3. Define cómo quieres organizar tus datos antes de exportarlos a un software para inventarios
Volviendo al ejemplo de mudarse de una casa a otra, es poco práctico que un camión de mudanza traslade muebles y objetos de todo tipo si todavía no decides dónde estará el comedor, dónde la sala de estar y qué habitación será para cada miembro de la familia.
Siendo más específicos, esto tiene que ver con determinar parámetros que luego faciliten la búsqueda de la información dentro de tu control de inventarios en Excel, evitando así las típicas complicaciones causadas por muchas manos interviniendo una misma hoja de cálculo, por ejemplo al usar distintas denominaciones para el mismo concepto. Lo mejor es un buen trabajo de limpieza y organización, tanto de la casa que abandonarás como de la que ocuparás.
4. Haz todas las preguntas que tengas sobre el sistema de control de inventarios que estás por utilizar
Cualquier cambio nos llena de ansiedad, y es normal. Más si se trata de algo tan crucial como la forma de almacenar y manipular la información dentro de nuevos sistemas de control de inventarios. Por lo mismo, antes de cambiarte de Excel a la nube, nuestro mejor consejo es no quedarte con ninguna duda y hacer todas y cada una de las preguntas que se te ocurran.
Aunque ya hayas hecho alguna hoja de cálculo anteriormente, si aún tienes inquietudes sobre el proceso de mudanza, ¡olvídate de la timidez y el miedo!, recuerda que estamos en un mundo de cambios rápidos y hacer consultas es necesario para adaptarnos mejor. Nuestros asesores de Bind ERP están dispuestos a auxiliarte sobre los diferentes tipos de software de inventarios que le convienen a tu PYME.
