La contabilidad financiera y la contabilidad administrativa son dos caras de una misma moneda, pues ambas reflejan la situación de una compañía u organización, pero hay muchas diferencias entre ellas y aquí te daremos las más sobresalientes.
Mientras que la contabilidad administrativa se enfoca en la gestión, control operativo, planeación presupuestaria y teneduría, la contabilidad financiera toma énfasis en los flujos de fondos y su convertibilidad dentro del ciclo del negocio.
Junto a la contabilidad fiscal, estas ramas contables forman una terna esencial en la toma de decisiones, la gestión y la planeación de corto y mediano plazo.
Y más allá de sus características, lo más importante es que ambos sistemas de información no deben faltar en tu negocio.
¡Así es! Como dueños o administradores de un pequeño negocio, debemos tomar conciencia sobre su potencial, más allá de generar una declaración para el SAT o un balance para el banco.
Por eso te invitamos a quedarte con nosotros, para ahondar en las diferencias entre contabilidad financiera y la contabilidad administrativa, su importancia y algunas herramientas o implementaciones que podrían apoyarte en la gestión de tu negocio.
¿Qué es la contabilidad financiera?
Para empezar, la contabilidad financiera es un sistema de información mandatorio en cualquier tipo de sociedad mercantil con fines de lucro legalmente constituida.
Se enfoca principalmente en proporcionar información para actores externos y con intereses en la empresa, como:
- Inversionistas
- Accionistas
- Instituciones de crédito
- Agencias del gobierno
Todo para que estos puedan tomar sus decisiones con base en criterios como capacidad de endeudamiento y pago, generación de dividendos, liquidez o solvencia del negocio.
En general, la contabilidad financiera determina el resultado de una compañía en un determinado lapso: desde un mes y hasta un año, resumido en los estados financieros.
Aplicaciones de la contabilidad financiera
Por ejemplo, la contabilidad financiera establece a qué costo se han creado determinados servicios o productos y el beneficio o pérdida que generan.
Además, permite y genera los insumos para determinar el punto de equilibrio de un producto, línea de productos, sucursal, área o división del negocio.
Algunos de los principales reportes de este campo de la contabilidad son:
- El balance general
- La balanza de comprobación
- Ingresos y egresos totales, ganancias, estado de resultados
- Estado de ciclo del efectivo
- Indicadores de rotación de inventarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Reporte de razones financieras
- El estado de flujo de efectivo
- Estado de origen y aplicación de fondos
- Estado de movimiento de cuentas del patrimonio
- Reporte de pagos fiscales
¿Qué es la contabilidad administrativa?
Por otro lado, la contabilidad administrativa es una de las ramas de la contabilidad que recopila y organiza los datos contables de los procesos claves en el funcionamiento interno de una organización, como:
- Gestión de inventarios
- Compras
- Líneas de producción
- Control de gastos
- Cobranzas
- Ventas
Una de las principales diferencias entre la contabilidad financiera y contabilidad administrativa, es que la administrativa se puede expresar tanto en términos monetarios como no monetarios, pues abarca todo tipo de unidades de medida que puedan contener datos relevantes para los usuarios internos de la empresa.
El principio básico es brindarte información útil para la toma de decisiones con un enfoque hacia el futuro de tu pyme. Para ello, la contabilidad administrativa se vale de disciplinas como la economía, investigación de operaciones, estadística y finanzas.
Usos de la contabilidad administrativa
Un ejercicio o entregable propio de la contabilidad administrativa, por ejemplo, son los reportes de inventarios.
Como te podrás imaginar, el reporte de inventarios es ese informe donde quedan plasmadas las entradas y salidas de insumos o mercancías de un mes en particular, sin que sea de obligatoriedad su expresión en términos de dinero.
Estos son otros ejemplos de implementaciones de la contabilidad administrativa en tu empresa:
- Reportes de mayores deudores, detalles de cuentas por cobrar y gestión de cobranzas.
- Presupuestos de planes de inversión y financiamiento a ejecutar por una compañía.
- Informes de análisis de rentabilidad de artículos determinados de la compañía.
- Informes de análisis de desviaciones del cumplimiento de los objetivos contra los presupuestos inicialmente proyectados.
Así sea un pequeño emprendimiento o una empresa consolidada, tu negocio debe recurrir a la contabilidad administrativa para gestionar sus recursos y lograr sus objetivos.
Pero, ¡ojo!, la contabilidad financiera también es de utilidad para los actores internos de tu compañía, quienes pueden obtener una visión general que ayuda a la toma de decisiones.
¿Cuándo es el momento de solicitar financiación? ¿Necesitas acelerar la gestión de cobranza o reducir tus gastos? Estos son ejemplos de preguntas que puedes responder con la ayuda de los reportes financieros.
Importancia de la contabilidad financiera y administrativa
Si bien la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa tienen un enfoque distinto, en esencia ambas persiguen un mismo fin: mostrar información de valor para apoyar la toma de decisiones.
Ambas son objeto de interés para diferentes grupos de individuos relacionados con la empresa: los internos como trabajadores y gerentes; y más allá los accionistas, inversionistas, instituciones de crédito, funcionarios y distintas instancias de gobierno.
Mientras la administrativa recaba y organiza información para analizar el presente y proyectar hacia el futuro; la contabilidad financiera observa detalladamente el pasado, para analizar los resultados.
Un sistema de contabilidad administrativa exhaustivo y eficiente es sinónimo de orden y es determinante para la gestión de tu negocio, tal como lo exponen diversos trabajos académicos.
A pesar de que nadie niega la importancia de la contabilidad para las PYMES, solo un pequeño porcentaje de los negocios invierten tiempo y dinero para diseñar su contabilidad administrativa, porque es considerada como algo opcional.
Cuadro comparativo: Contabilidad Administrativa Vs Contabilidad Financiera
Para una mejor reflexión sobre el tema, repasemos las diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad administrativa a través de un cuadro comparativo.
Contabilidad administrativa | Contabilidad financiera |
Quienes utilizan su información son actores internos: administradores, gerentes, directivos. | La información está dirigida para actores internos que toman decisiones y actores externos que examinarán el negocio, como inversionistas, entidades crediticias, agencias del gobierno y otros. |
Su objetivo es proporcionar información acertada y oportuna para la toma de decisiones internas. | Su principal objetivo es dar a conocer los estados financieros, los movimientos de dinero y la situación del negocio en cuanto a solvencia y dividendos. |
No tiene restricciones en cuanto al manejo de las políticas contables, no tiene una normativa obligatoria a la cual regirse. | Los principios de contabilidad generalmente aceptados, PCGA, restringen el sistema. |
Utiliza los registros y presupuestos para un enfoque prospectivo, para una mejor planeación en la toma de decisiones y maximizando los recursos, con la mirada hacia el futuro. | La información es utilizada para evaluar gestiones con un enfoque retrospectivo, revisando y evaluando las decisiones del pasado. |
Su uso es opcional. | Debe ser implementada para efecto contable y tributario. |
No se acepta para fines fiscales. | Es obligatoria para determinar el pago de impuestos. |
Muestra información y genera reportes detallados y específicos, por productos, departamentos, áreas y demás. | Brinda información resumida para dar una imagen global del estado financiero. |
Emplea varias disciplinas: economía, estadística, finanzas, etc. | Su campo de acción es menor. |
Los intervalos de tiempos de la información que utiliza son flexibles, desde un día a 20 años. | Por lo general plasma información de un trimestre o un año. |
Fuente: Bind ERP.
Herramientas de contabilidad financiera y administrativa
Ahora, vayamos un poco más a la práctica, ya que para llevar la contabilidad de tu negocio, es necesario contar con herramientas que no solo simplifiquen tu trabajo, sino que también optimicen los resultados.
1. Reportes manuales
Aunque es claro que un sistema de contabilidad puede iniciarse de forma manual y a través de registros en papel, esta práctica es cosa del pasado, pues representa un gasto innecesario de tiempo de personal calificado.
2. Las hojas de cálculo
Una de las primeras herramientas para la implementación de la contabilidad administrativa y financiera son las hojas de cálculo, y Microsoft Excel domina ese campo. Sin embargo, es una alternativa que no dista demasiado de los sistemas manuales.
3. Los software contables
Un paso más allá está representado por los software contables, en su mayoría con una interfaz similar a una hoja de cálculo que integra y vincula un conjunto importante de datos e información en ahorro de tiempo, pero pueden tener limitaciones de uso y alcance, en especial cuando no se ejecutan a través de la web o en la nube.
Algunas opciones de software de contabilidad gratuitos son Contabilidad Express y Express Accounts.
4. Los sistemas ERP
Un paso adelante lo representan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como infraestructura para sustentar tanto la contabilidad financiera, como la administrativa y fiscal.
Por su enfoque integrador, los sistemas ERP dotan a la empresa de agilidad, trazabilidad, exactitud, una amplia gama de reportes inteligentes y un mejor control; además de fácil accesibilidad y conveniencia por cuanto se ejecutan en la nube. Estas son solo algunas de las ventajas de un ERP para tu negocio.
Tras esta exposición esperamos que tengas clara la diferenciación entre la contabilidad administrativa y financiera, así como la importancia de implementarlas en tu negocio.
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