La balanza de comprobación no podría tener un mejor nombre, pues su función en el negocio es precisamente la de comprobar que los saldos deudores y acreedores sean iguales.
De esta forma, sabemos si las cantidades del libro diario se registraron correctamente en el libro mayor.
En la contabilidad electrónica, la balanza de comprobación es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable.
Y debido a que cualquier falla en los movimientos y saldos de las cuentas “T” se ve reflejado en la balanza de comprobación, este papel de trabajo es la antesala para la elaboración de un documento que resulta estratégico para cualquier negocio: el balance general o estado de situación financiera.
Por lo tanto, la balanza de comprobación se considera uno de los pilares de la contabilidad. Y es que en este reporte:
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- Se cotejan los saldos iniciales de los movimientos totales de cargos y abonos
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- Son obtenidos los saldos finales de cada una de las cuentas
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- Se comprueba que los saldos deudores y acreedores sean iguales, es decir, que los cargos correspondan a los abonos
En qué consiste la balanza de comprobación
La balanza de comprobación es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable y se utiliza para comprobar que los saldos deudores y acreedores sean iguales.
Es un papel de trabajo fundamental para la contabilidad de un negocio, pues permite conocer si las cantidades del libro diario se registraron correctamente en el diario mayor.
Además, la balanza de comprobación sirve para elaborar otros estados financieros.
Si utilizas un sistema de contabilidad y administración como Bind ERP, puedes generar automáticamente la balanza de comprobación, ya que estos software toman la información de las pólizas contables para generar ese documento.
“Confiamos en Dios, los demás están obligados a presentar documentos”, dijo alguna vez el estadístico norteamericano William Edwards Deming.
La balanza de comprobación nos encenderá las alarmas en caso de alguna inconsistencia, para evitar errores en los estados financieros. Este documento contable consiste en una hoja de trabajo con múltiples columnas, cuyos elementos veremos a continuación.
Elementos de la balanza de comprobación
La balanza de comprobación está compuesta por los saldos de las cuentas “T”, divididas según debe y haber.
- Los activos, costos y gastos suman saldos en la columna del Deudor (debe), y restan saldos (disminuyen) en la columna del Acreedor (haber).
- Los pasivos, ingresos y el capital suman saldos (crecen) en la columna del acreedor (haber), mientras que restan saldos (disminuyen) en la columna del Deudor (debe).
A continuación, desglosaremos en qué consisten las cuentas contables y otros elementos de la balanza de comprobación, como los movimientos, saldos y sumas a realizar.
Cuentas contables
En las primeras cuentas, se establecen los folios de las cuentas, su nivel y sus nombres, es decir, se definen los conceptos que tienen movimientos y saldos al final de un periodo. Por ejemplo, bancos, mercancías, proveedores, clientes, impuestos por pagar y acreedores diversos.
Las cuentas contables más comunes pertenecen a estas categorías:
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- Activos circulantes. Caja, bancos, inventarios, anticipo a proveedores, etc.
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- Activos no circulantes. Maquinaria y equipo, equipo de cómputo, etc.
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- Pasivos circulantes. Por ejemplo, anticipo de cliente, proveedores e impuestos retenidos.
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- Pasivos no circulantes. Cuentas por pagar de largo plazo, como hipotecas.
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- Capital. Capital social, reserva legal
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- Ingresos. Ingresos y bonificaciones por ingresos, entre otros.
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- Costos. Devoluciones, costos de venta.
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- Gastos. Gastos generales, de venta y de administración.
Saldos iniciales
En las siguientes columnas de la estructura de la balanza de comprobación, se registran cuáles son los saldos iniciales de dichas cuentas, según sean saldos deudores o saldos acreedores.
Movimientos contables
Posteriormente, encontrarás dos columnas donde se muestran los cargos o abonos que se han realizado a tus cuentas.
Saldos actuales
Las últimas dos columnas presentan el saldo de cada cuenta tras los movimientos contables. Recuerda que el efecto de los movimientos varía según el tipo de cuenta.
Por ejemplo: a los activos se le restan los abonos y se le suman los cargos. Por el contrario, a los pasivos se le suman los abonos y se le restan los cargos.
Sumas iguales
Finalmente, debajo de tus cuentas debes de realizar la suma de tus cuentas.
¿Cómo ajustar la balanza de comprobación?
Recuerda que para que tu balanza de comprobación sea correcta, la suma de tus saldos deudores y acreedores debe de ser igual, lo mismo para tus cargos y abonos. De ahí el nombre de sumas iguales.
TIP: Recuerda solo sumar el saldo de tus cuentas de nivel superior. Es decir, no es necesario sumar el saldo de tu cuenta de bancos si ya sumaste tus activos circulantes, pues esta última ya incluye el saldo de tus bancos.
Ejemplo de balanza de comprobación
Como sabemos que es más fácil ver para entender, te invitamos a descargar este ejemplo de balanza de comprobación que te ayudará a clarificar lo antes mencionado. Además, podrás utilizar la plantilla de Excel como una base para presentar los balances de tu empresa.
Descubre los errores más comunes
Bien reza el dicho que errar es de humanos. Y hay equivocaciones que las fórmulas de Excel no pueden evitar. Pero a final de cuentas, ¿Cuáles errores nos puede evitar la balanza de comprobación? Los más comunes son:
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- Suma incorrecta de los movimientos de las cuentas que aparecen en el libro mayor.
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- Registro equivocado de un asiento en el libro diario, sin haber considerado el necesario equilibrio entre los cargos y abonos.
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- Errores en el cargo o abono en las cuentas del libro mayor.
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- Omisión del cargo o el abono en uno o varios asientos del diario.
Sin embargo, la balanza de comprobación no ayuda a descubrir los errores que no afecten el equilibrio de la ecuación contable, es decir, que no sean aritméticos. Por ejemplo:
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- Omisión del pase completo de un asiento diario en las cuentas.
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- Cargo en una cuenta en lugar de otra.
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- Abono en una cuenta en lugar de otra.
Te recomendamos leer “Lo que necesitas saber para llevar la contabilidad de un negocio”.
Tips para elaborar tu balanza correctamente
Para que la balanza de comprobación cumpla con sus funciones en la empresa, debe estar actualizada y presentarse de forma clara y sencilla. Estas son algunas recomendaciones:
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- La estructura de la balanza de comprobación debe estar acomodada según la clasificación de las cuentas. Lo más común es que presente el activo circulante, fijo y diferido; pasivo de corto plazo, largo plazo y diferido; capital y al final las cuentas de resultados, es decir, ingresos, costos y gastos.
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- Enlista las cuentas del libro mayor. Se debe verificar que el número de cuentas sea el mismo.
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- El orden de las cuentas también debe facilitar su aprovechamiento para el balance general.
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- Se debe estar en posibilidades de emitirla en tiempo real. Si bien tiene que enviarse mensualmente, ya existen sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) que permiten generarlas en el momento en que se necesite, como si tomaran una fotografía del negocio.
Ahora que conoces las características básicas de la balanza de comprobación, descubre cuál es su función en la gestión de tu empresa con el artículo “Los 4 controles para manejar tu negocio”.
Y para seguir explorando los reportes financieros que necesitas, te recomendamos la lectura de “¿Qué estados financieros debe tener una pyme?“.
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Paso a paso para elaborar la balanza de comprobación en 2025
La balanza de comprobación es uno de los reportes más importantes de la contabilidad, ya que permite verificar que los saldos deudores y acreedores coincidan antes de preparar los estados financieros, como el balance general.
1. Define el periodo contable a revisar
A continuación, te mostramos el paso a paso para elaborar la balanza de comprobación, ya sea de forma manual o usando un sistema contable como Bind ERP:
Determina si tu balanza será mensual, trimestral o anual. Este paso es crucial porque las cuentas que incluyas dependerán del periodo de corte contable establecido.
2. Reúne la información de tu libro mayor
Consulta todas las cuentas contables con sus movimientos (cargos y abonos). Si tu empresa usa un sistema ERP, estos datos pueden exportarse en segundos y estarán organizados automáticamente.
3. Lista todas las cuentas en tu hoja de trabajo
Incluye el código, nombre de la cuenta y su saldo inicial. Mantén el orden sugerido: activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos.
4. Registra los movimientos contables
Anota en columnas separadas los cargos y abonos realizados durante el periodo.
- Activos, costos y gastos suman en el Debe.
- Pasivos, capital e ingresos suman en el Haber.
5. Calcula los saldos finales de cada cuenta
Resta los abonos de los cargos (o viceversa según la naturaleza de la cuenta) para obtener el saldo actualizado.
6. Verifica las sumas iguales
Al final, suma todos los saldos deudores y acreedores. Si las cantidades coinciden, tu balanza de comprobación está correcta; si no, revisa posibles errores de registro.
7. Genera tu balance y guarda evidencia
Con la balanza correcta, podrás elaborar tu balance general o estado de situación financiera. Guarda copia digital o física como evidencia contable para el SAT.
Tip 2025: Con Bind ERP, este proceso se automatiza. El sistema toma los movimientos de tus pólizas contables y genera la balanza lista para exportar, reduciendo errores y tiempo de preparación.
Conceptos esenciales de la balanza de comprobación
Para dominar la balanza de comprobación, es importante entender los conceptos esenciales que la componen. Conocer estos elementos te permitirá interpretar la información contable correctamente y detectar errores antes de elaborar estados financieros como el balance general.
1. Cuentas contables
Son los registros individuales donde se acumulan las operaciones de la empresa. Pueden ser:
- Activos: Caja, bancos, inventarios, cuentas por cobrar.
- Pasivos: Proveedores, préstamos, impuestos por pagar.
- Capital: Aportaciones de socios y utilidades retenidas.
- Ingresos, costos y gastos: Reflejan la actividad operativa.
2. Saldo deudor y saldo acreedor
- Saldo deudor: Indica que los cargos (debe) superan a los abonos (haber). Es común en activos y gastos.
- Saldo acreedor: Indica que los abonos (haber) superan a los cargos (debe). Aparece en pasivos, capital e ingresos.
3. Movimientos contables
Son los cargos y abonos registrados en las cuentas. Cada movimiento debe respetar la partida doble, es decir, por cada cargo hay un abono equivalente.
4. Sumas iguales
La balanza se llama “de comprobación” porque permite verificar que la suma de saldos deudores sea igual a la suma de saldos acreedores. Si existe una diferencia, hay un error que debe corregirse.
5. Método analítico
Este método consiste en revisar cuenta por cuenta los saldos y movimientos para identificar errores o inconsistencias. Es una práctica recomendada antes de generar los estados financieros, sobre todo en empresas que aún combinan registros manuales y electrónicos.
6. Importancia en 2025
En la era de la contabilidad electrónica y CFDI 4.0, la balanza de comprobación es un documento indispensable para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes. Además, sirve como respaldo para auditorías internas y externas.
💡 Tip profesional: Usar un sistema en la nube como Bind ERP permite generar la balanza en segundos y mantenerla actualizada, reduciendo riesgos de errores manuales.
¿Qué es la balanza de comprobación y para qué sirve?
La balanza de comprobación es un documento contable que muestra los saldos de todas las cuentas de una empresa en un periodo específico. Su principal objetivo es comprobar que la suma de los saldos deudores sea igual a la suma de los saldos acreedores, validando que los registros en el libro mayor se realizaron correctamente.
¿Para qué sirve?
Detectar errores contables: Si la suma de cargos y abonos no coincide, hay errores que deben corregirse antes de generar los estados financieros.
Base para elaborar el balance general: Con la balanza correcta, puedes preparar el estado de situación financiera, que refleja la salud económica del negocio.
Cumplimiento fiscal: En México, la balanza de comprobación es un requisito de la contabilidad electrónica que respalda declaraciones y CFDI 4.0.
Toma de decisiones: Permite visualizar de manera ordenada activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos, para analizar la situación contable.
En 2025, contar con una balanza de comprobación precisa es más relevante que nunca, ya que sirve como respaldo ante auditorías y facilita el control interno.
Si usas un sistema contable como Bind ERP, la balanza se genera automáticamente con base en tus pólizas contables, reduciendo errores manuales y asegurando que los saldos siempre cuadren.
¿Cómo se elabora una balanza de comprobación paso a paso?
Elaborar una balanza de comprobación es un proceso que debe seguir un orden contable claro para evitar errores. Estos son los pasos recomendados:
1. Definir el periodo contable: Determina si tu balanza será mensual, trimestral o anual.
2 Revisar el libro mayor: Extrae los saldos iniciales y movimientos (cargos y abonos) de todas las cuentas contables.
3. Listar cuentas en hoja de trabajo: Registra el código, nombre y saldo inicial de cada cuenta.
4. Anotar movimientos contables: Coloca los cargos en la columna de Debe y los abonos en la columna de Haber, siguiendo la naturaleza de cada cuenta.
5. Calcular saldos finales: Aplica el método analítico para revisar cuenta por cuenta y obtener los saldos actualizados.
6. Comprobar sumas iguales: La suma de saldos deudores debe coincidir con la de saldos acreedores; si no, hay errores que corregir.
7. Emitir y respaldar la balanza: Con la balanza lista, podrás elaborar tu balance general y cumplir con la contabilidad electrónica.
💡 Tip 2025: Automatiza este proceso con Bind ERP, que genera la balanza en segundos y la mantiene alineada a los requisitos fiscales vigentes, reduciendo tiempos y errores.
¿Qué significa la balanza de comprobación según las NIF?
Según las Normas de Información Financiera (NIF) en México, la balanza de comprobación es un papel de trabajoque concentra los saldos de todas las cuentas del libro mayor, organizadas para verificar la exactitud aritmética de la contabilidad.
Esto significa que:
Debe reflejar de manera ordenada activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos.
Su función principal es validar la partida doble, asegurando que cada cargo tenga su abono correspondiente.
No es un estado financiero formal, pero es indispensable para elaborar el balance general y el estado de resultados.
Importancia según las NIF:
1. Control interno: Garantiza que los registros estén completos y correctos.
2. Base para estados financieros: Sin una balanza correcta, los estados financieros podrían contener errores.
3. Soporte para la contabilidad electrónica: Su estructura facilita la presentación ante el SAT en caso de requerimientos o auditorías.
En la práctica, las NIF recomiendan mantener la balanza actualizada y respaldada, sobre todo en 2025, cuando la digitalización y los sistemas ERP como Bind facilitan su generación automática y reducen riesgos de incumplimiento fiscal.
¿Cuál es la importancia del balance de comprobación en 2025?
En 2025, la balanza de comprobación adquiere mayor relevancia debido a la contabilidad electrónica y el CFDI 4.0, que exigen registros exactos y soportes digitales.
Importancia clave:
Prevención de errores fiscales: Detecta inconsistencias antes de presentar declaraciones o emitir estados financieros.
Base de los estados financieros: Sin una balanza correcta, no es posible elaborar un balance general confiable.
Respaldo ante auditorías: Sirve como evidencia de control contable para el SAT y auditores externos.
Optimización del tiempo contable: Facilita la revisión de cuentas y permite tomar decisiones financieras informadas.
Además, la balanza de comprobación fortalece la transparencia interna, ya que muestra en un solo documento cómo se comportan todas las cuentas de la empresa.
💡 Tip actual: Las empresas que usan sistemas ERP en la nube, como Bind ERP, pueden generar la balanza en tiempo real, exportarla en formatos compatibles con el SAT y reducir significativamente el riesgo de errores o sanciones.
