La mejor manera de tirar el dinero es comprar barato: lo barato sale caro, dijo alguna vez el escritor español Juan Benet. Por eso, una política de compras en cualquier empresa no se puede decidir únicamente por sentido común.
Si manejas un negocio, seguramente has notado que la adquisición de suministros exige que tengamos un conjunto de estándares, pautas, normas o criterios que son, precisamente, las políticas de compras.
Todavía poco explotadas, estas herramientas forman parte de la planeación de compras, que te ayuda a obtener productos de calidad, al menor costo posible, y lo mejor: sin variaciones inesperadas en el precio de los insumos.
Después de todo, si para realizar buenas compras personales necesitamos conocer toda la oferta de productos, los precios y la calidad de los proveedores ¿por qué habría de ser diferente en nuestra empresa?
Sigue leyendo y conoce cómo puedes realizar tu propia política de adquisiciones, sin importar el tamaño de tu compañía.
La política de compras de la empresa
En primera instancia, una política de compras es una pauta que establece los criterios para elegir tus fuentes, abastecimiento, los requisitos para los proveedores, las condiciones de entrega, los plazos de pago, las compras anticipadas y otros aspectos.
En su conjunto, estas políticas de adquisiciones forman parte de la planeación de compras, e indican la manera en que tu empresa obtiene todos los productos y servicios necesarios para funcionar, como los materiales de limpieza, herramientas, maquinaria, tecnología y materias primas.
Te sorprenderá saber que, en un sentido amplio, la gestión de compras es una guía para tomar decisiones administrativas y de mercado.
¡Sí! Del éxito de tu política de compras, depende que cumplas con el presupuesto de tu empresa, la fijación de los precios, el desarrollo de nuevos productos y la calidad prometida a tus clientes. Si llevas la administración de tu empresa con un sistema de gestión, esta labor se facilita mucho, ya que toda la información de finanzas y contabilidad se interconecta.
Pasos para realizar tu planeación de compras
Independientemente de su tamaño, todo negocio debe realizar una planeación de compras anual o semestral, de acuerdo con el «Manual de compras para la pequeña y mediana empresa», de la Universidad Iberoamericana.
Ya sea que esté a cargo del departamento de Compras, o bien, del propio dueño, esta planeación comprende 5 elementos básicos:
- Pronósticos: Consisten en estimar el volumen de compras que requerirá la empresa, de forma sistemática y continua.
- Objetivos: Definen las prioridades de las compras, que normalmente son obtener los insumos al mejor precio y calidad, con el volumen requerido, en el tiempo oportuno y el lugar adecuado.
- Políticas: Son las pautas o criterios específicos para la obtención de los insumos y materiales necesarios. Te los explicaremos con mayor detalle en el siguiente apartado.
- Procedimientos: Se refieren al conjunto de estándares e instructivos para disponer sistemáticamente de las funciones de compras.
- Presupuestos: Son la formulación de planes, en términos numéricos, a los cuales deberán ajustarse las compras.
Políticas de compras, ¿sobre qué?
Ahora sí, veremos con mayor detalle cómo puedes elaborar cada política de compras. Como hemos dicho, son planes o criterios que orientan las decisiones. A la hora de redactarlas, debes asegurarte de que:
- Están expuestas con claridad.
- Son razonables: exigen cierto rigor, pero son fáciles de implementar.
- Abarcan distintos niveles.
Contempla estas políticas de compras indispensables:
1. Fuentes de abastecimiento
Establece los tipos de materiales que requiere tu empresa y deja por escrito las condiciones de competencia que existen o deberán existir entre los proveedores; por ejemplo, si realizarás convocatorias o recurrirás a la asignación directa. En este último punto, considera que las mejores prácticas establecen igualdad de oportunidades en los procesos de compra.
Asimismo, indica los requisitos que deberán reunir tus proveedores, como su solidez y solvencia financiera. Acota la ubicación de las fuentes de abastecimiento y – ¡muy importante! – las medidas que deberá tomar tu empresa para asegurar la corriente continua de materiales.
2. Especificaciones de la mercancía
Asegura que la mercancía que adquieres cumpla con las especificaciones y características que necesitas para tus procesos.
3. Lineamientos de precio y calidad
Ya establecidos los rangos de precio y calidad en los objetivos de la planeación de compras, el siguiente paso es que establezcas los criterios para alcanzar estas metas.
Recuerda que el costo de fabricación debe constituir aproximadamente un 50 por ciento del precio de venta de tu mercancía. Por lo tanto, cualquier ahorro repercutirá en un beneficio para el negocio.
4. Procedimientos
Si bien puedes desarrollar por separado todos los procedimientos relacionados con el área de compras, sí es importante que establezcas políticas específicas que regulen todos estos procesos.
Las políticas de compras más comunes se refieren a estas funciones:
- Requerimiento y características de la orden de compra que deberán entregar tus proveedores.
- Seguimiento del pedido.
- Recepción en los almacenes, de acuerdo con tus métodos de administración de inventarios.
- Controles afectados por la recepción del producto.
- Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su posterior liquidación.
5. Condiciones de pago y entrega
La función de la política de compras es vital en este punto, pues las condiciones de pago hacia los proveedores deben favorecer los planes de financiamiento de tu empresa.
6. Investigación y desarrollo
Una función permanente debe ser la innovación e investigación de nuevos materiales y proveedores, que permitan mejorar la calidad de tus procesos o reducir tus costos.
7. Compras recíprocas
En muchos casos, puedes considerar el intercambio de productos o servicios entre tus proveedores y tu empresa. Las políticas respectivas deben establecer todas las condiciones para llevar a cabo estos trueques.
8. Ética
Recuerda señalar los principios morales de conducta que deberán seguir todas las áreas de la compañía hacia los proveedores, así como los mecanismos de transparencia para combatir prácticas corruptas.
Por ejemplo, ¿podrás recibir regalos de tus proveedores? De ser así, ¿con qué características? ¿Podrán participar familiares o allegados de los empleados en los procesos de adjudicación de contratos? Y cuando exista sospecha de corrupción, ¿de qué maneras se podrá denunciar?
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Como puedes ver, la política de compras es indispensable para la estandarización de procesos en tu empresa. Pero no solo eso: podemos decir que de esta herramienta dependen -en gran medida- el desarrollo de tus productos, la satisfacción de los clientes y la rentabilidad de tu empresa
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