Aunque sabemos que medir es un requisito en cualquier empresa, en ocasiones no aplicamos los KPI hasta que nos cae el bomberazo del cliente insatisfecho por una mala entrega de su pedido.
En ese momento, comenzamos a revisar toda nuestra operatividad y como destello de luz pensamos en los KPI para medir y mejorar nuestros procesos en la administración y otras áreas.
¿Qué son los Kpis y cómo aplicarlos?
Para explicar qué son los KPI, no podemos saltarnos la traducción en inglés: Key Performance Indicators, es decir son los indicadores de rendimiento que se implementan para evaluar las actividades empresariales.
Suena muy sencillo; pero ¿cómo implementarlo? Aquí vamos, no te detengas.
Los indicadores KPI permiten medir en tiempo real las estrategias de marketing o ventas, recursos humanos, producción, entre otras áreas de la empresa.
Los indicadores comunican de forma clara y relevante, es un conjunto de buenas prácticas para lograr alcanzar los objetivos organizacionales.
Para aplicar los kpi deben de relacionarse con una medida de rendimiento. Para ser más comprensible lo anterior, observa los siguientes ejemplos:
Pregunta | Respuesta |
| ¿Cuál es su resultado deseado en el área comercial? | Aumentar los ingresos en un 20% este año. |
| ¿Por qué importa este resultado? | El negocio será más rentable. |
| ¿Cómo vas a medir el progreso? | El aumento de los ingresos mensuales, medidos en pesos mexicanos |
| ¿Cómo puedes influir en el resultado? | Aumentando el posicionamiento digital con diversas estrategias de marketing digital |
| ¿Quién es responsable del resultado del negocio? | Director de ventas. |
| ¿Cómo sabrá que ha logrado su resultado? | Los ingresos aumentarán en 20. |
| ¿Con qué frecuencia revisas el progreso? | Mensualmente |
¿Cuáles son los tipos de KPI?
Existe una variedad de KPI que pueden ayudarte a monitorear, rastrear y evaluar el progreso de tu negocio:
- Indicadores cuantitativos: Se representan por números que pueden ser porcentajes o números enteros; los cuales manifiestan valores como escalas de calificación.
- Indicadores cualitativos: Se expresan a través de opiniones. Por ejemplo una encuesta de satisfacción de empleados puede ser un ejemplo de datos cualitativos basados en la retroalimentación.
- Indicadores principales: Son los indicadores que pueden tener incluir variables con la finalidad de identificar las tendencias en el largo plazo del mercado para predecir resultados futuros de los procesos comerciales.
- Indicadores rezagados: Los Kpis rezagados son comparativos del desempeño actual de una empresa en una área particular con el desempeño anterior.
- Indicadores de salida: Miden el éxito o fracaso de las actividades comerciales; es decir, la cantidad de productos o servicios creados a través de un proceso en particular.
También el crecimiento de los ingresos y la adquisición de nuevos clientes indican el desempeño de la empresa.
¿Cómo plantear los KPI?
Es importante conocer a detalle la operación de tu negocio, reúnete con tu equipo de trabajo y comienza a escribirlos de una forma clara y medible.
Conecta toda tu operación con el sistema administrativo Bind desde paneles e informes personalizados hasta la centralización de datos para que tengas el poder y el control para implementar tus KPI.
Paso 1: El primer paso es identificar los objetivos estratégicos de tu empresa.
Por ejemplo los objetivos financieros de tu empresa pueden ser:
Aumentar los ingresos brutos en un 5% para 2023
El objetivo de crecimiento sería:
Ampliar el equipo de trabajo a 2 integrantes más
Paso 2: El siguiente paso es definir los criterios para lograr el cumplimiento de los objetivos: Por ejemplo: Aumentar el tamaño de la compra (cada cliente compra más incentivado por combos y/o ofertas irresistibles)
Paso 3: Desarrollar preguntas clave de desempeño. Los kpis esenciales pueden ayudarte a determinar cómo alcanzar un objetivo específico. Evita las preguntas cerradas sí o no, induce a la reflexión formulando preguntas abiertas
Algunos ejemplos son los siguientes:
- ¿Qué resultado queremos obtener y por qué es relevante, cuál es su valor?
- ¿Cómo podemos definir el progreso?
- ¿Cómo sabremos cuándo hemos alcanzado el objetivo final?
Paso 4: Recopilar datos de apoyo. Identifica la información que tienes de tu empresa, según tus objetivos estratégicos, consigue información adicional como un análisis de la competencia, demografía, tasas de conversión y otros datos.
Cada empresa es única, lo que funciona para tu competencia, probablemente no funciona para tu negocio; por lo tanto, dedica tiempo para comprender qué medidas benefician a tu negocio.
â ðð¼ Si te interesa llevar en orden el crecimiento de tu impresa, quizá te interesará: 4 cosas que no sabías sobre la administración de negocios.
Paso 5: Determinar qué medir y la frecuencia. Responde los siguientes cuestionamientos:
- ¿Qué medidas son las más adecuadas para indicar el progreso hacia el logro de un objetivo?
- ¿Estas medidas son cuantificables?
- ¿Las medidas son realistas y están sujetas a plazos?
Es fundamental que incorpores los Kpi a tu operación empresarial te ayudará a tomar mejores decisiones y te permitirá aumentar la rentabilidad.
Conclusiones
No necesitamos convencernos de lo importante que son los KPI; sin embargo, es una labor que en muchas ocasiones no lo consideramos y el funcionamiento de nuestras empresas es más mecánico que estratégico. Toma acción y comienza a medir tus procesos para lograr mayores ingresos.
¿No sabes cómo? Contáctanos y juntos trazaremos la ruta para mejorar la operación de tu negocio, a través de la administración en la nube, con un ERP. ¡Gracias por leer!
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