Administrar una empresa de alimentos y bebidas es un gran reto, ya que se manejan muchos requerimientos especiales como instrumentos, refrigeración, limpieza, etc. Un estricto inventario de insumos te permitirá controlar tus procesos eficientemente.
Una forma de mantener el orden de lo que produces, comercializas y distribuyes es llevar un minucioso control de tus inventarios de materia prima, no importa si la empresa que operas es pequeña o grande, llevar a cabo procesos que te permitan estandarizar la calidad y el servicio al cliente te llevarán al éxito.
Reflexiona con este pequeño ejercicio: Imagina que hoy día manejas un nivel de producción promedio con capacidad para abastecer pequeños restaurantes, además llevas el control de tus almacenes e inventarios de manera manual, por lo que desconoces los requerimientos de una gran empresa.
¿Qué harías si uno de tus clientes decide duplicar sus pedidos o te recomienda con dos clientes más que tienen a su cargo grandes restaurantes? ¿Qué pasaría entonces si no cuentas con herramientas que te permitan administrar los pedidos que harán dichos clientes?
Estar preparado para todo tipo de cliente hará la diferencia y permitirá el crecimiento sostenible de tu empresa, es por esta razón que queremos compartirte:
Los retos más comunes relacionados al control de almacenes e inventarios de insumos:
- No estar preparado para el crecimiento: como lo mencionamos anteriormente, la falta de planeación podría llevarte a la obsolescencia, es importante planear y controlar la diversificación de tus servicios, el incremento en tu cartera de clientes y niveles de producción.
- No contar con un stock de mínimos y máximos: es esencial contar con previsiones a partir de las ventas que se generen de manera semanal o mensual, según sea el caso. El no contar con cantidades mínimas de tus insumos o máximas impactará directamente tus niveles de inventario y tus ventas.Lectura extra: Herramientas para crear una exitosa estrategia de ventas para tus productos.
- Carecer de una cadena de suministro adecuada: manejar productos frescos y congelados requiere de saber trabajar con entornos de temperatura controlada, seguimiento a productos, procesamiento de pedidos según su fecha de caducidad y planeación de una ruta.
- Desconocer el costo de tu inventario de materia prima: los productos en almacén representan una inversión, el llevar un conteo adecuado de los costos en materia prima te permitirá conocer el impacto en tus ventas, utilidades y por ende en tu rentabilidad.TIP: El costo de inventario de materia prima de una empresa de cárnicos, lácteos, pescados o mariscos es diferente al de una empresa de vinos y licores o refrescos, ya que el tiempo de vida de las primeras es muy bajo, y por lo tanto, mantenerlo es mucho más elevado. Siempre toma en cuenta las necesidades específicas de tu empresa.
A nivel administrativo ya conoces los retos más comunes que enfrentan las PYMES, a nivel operativo es distinto ya que el control de materia prima requiere un estricto control.
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Cómo cuidar y mantener tu inventario de materia prima
- Utiliza un sistema que registre entradas y salidas: esto te permitirá identificar la materia prima que ingresó primero para darle prioridad en su salida del almacén.
- Establece e implementa políticas de manejo higiénico: es esencial realizar actividades relacionadas con la inocuidad de los alimentos para mantener un óptimo nivel de producción y control de tu inventario de materia prima, tales como:
- Controlar la calidad de los alimentos del almacén hasta el punto de venta de nuestro cliente.
- Eliminación de basuras, residuos tóxicos y aguas contaminadas.
- Combatir enfermedades a partir del contacto con insectos/roedores.
- Higiene en los establecimientos.
- Gestiona un inventario físico: existen mermas que no son consideradas en un sistema de inventarios, te recomendamos llevar adicionalmente un control físico de todos aquellos productos que se manejan diariamente y que son desperdiciados para no afectar el control de tu stock.
Mantener en óptimas condiciones tu inventario de insumos no sólo te ayudará en la consecución de tus objetivos de negocio sino en una correcta gestión de tu cadena de suministro, esta te permitirá alinear los procesos clave de tu empresa relacionados con tres grandes rubros: costos, disponibilidad y calidad. ¿Sabes cómo controlarla?
4 consejos para llevar una correcta administración de tu cadena de suministro
- Diseña e implementa un proceso de negocio que te permita estandarizar cada una de las actividades que realizas diariamente hasta la entrega del producto final a tu cliente, esto te permitirá controlar el proceso completo y detectar áreas de mejora continuamente.
- Utiliza un software que te permita gestionar las relaciones con tus clientes y así brindar un servicio de excelencia.
- Integra un sistema ERP que te permita registrar, organizar y manejar el funcionamiento interno de tu empresa de manera integral al observar cada una de las áreas que trabajan juntas para entregar un producto final.
- Sitúa al cliente en el centro de tus operaciones: de nada servirá aumentar tu capital humano, incorporar tecnología a tus procesos o ganar certificaciones si tu cadena de suministro no es impulsada por las necesidades de tu demanda.
Esperamos que estos consejos hayan sido de ayuda, te aseguramos que si comienzas hoy mismo a implementarlos en tu empresa observarás un gran cambio. ¡Estar un paso adelante, significa innovar!
