Todos los días utilizamos el almacenamiento en la nube para guardar nuestras fotos, videos y documentos; sin embargo, no siempre es aprovechado todo el potencial de esta tecnología para simplificar los procesos administrativos.
Por ende, nos hemos dado a la tarea de recopilar algunas maneras en que puedes utilizar el espacio en la nube de tu empresa y que quizás no conocías.
Si te interesa la tecnología como herramienta para crecer tu negocio, estás en el lugar indicado. Sigue leyendo y entérate de los beneficios para tu negocio.
¿Qué es el almacenamiento en la nube?
De acuerdo con Microsoft, el almacenamiento en la nube consiste, como su nombre lo indica, en el almacenaje de forma segura de archivos de datos, por ejemplo, hojas de cálculo, archivos en formato PDF, imágenes y fotografías, al transferirlos a través de Internet a un sistema de almacenamiento externo.
Por su parte, Amazon afirma que estos servicios ofrecen beneficios tales como:
- Reducción de costos: al no tener que adquirir hardware alguno, como lo son los discos duros y servidores especializados. Asimismo, el proveedor se encarga de las tareas relacionadas con el mantenimiento y seguridad de la información.
- Mayor velocidad de implementación: al ser sistemas de fácil adquisición, normalmente a través de planes que se adaptan a las necesidades de la organización, es posible aumentar la capacidad de almacenamiento en cualquier momento.
- Una mejor gestión de la información: cuando se opta por centralizar el almacenamiento, es posible acceder a la información de forma más fácil y desde cualquier lugar, pues esta se encuentra en la nube y bajo un mismo sistema.
Ahora bien, ya que conoces algunos de los beneficios del almacenamiento en la nube, es momento de presentarte ejemplos de casos en que utilizar este tipo de servicios apoya la administración de tu negocio.
1. Cuidar la relación con tus clientes
A nadie le gusta esperar, esto es una máxima del servicio al cliente. Por ende, contar a la mano con los documentos correspondientes a cada uno de ellos es de vital importancia si se pretende reducir el tiempo de la atención que les brindamos.
Lo anterior, se suma a la importancia de resguardar su información ante cualquier eventualidad, desde un problema con el equipo de cómputo hasta el cambio de puesto o retiro del agente de cuenta correspondiente.
Por ello, contar con un catálogo de clientes bien organizado en el cual se almacenen archivos tales como contratos de prestación de servicios, tarjetas de presentación o hasta papelería para trámites de créditos, resulta útil para brindar un mejor servicio y fidelizar a nuestros clientes.
2. Organizar la información de tus productos
Si eres una empresa comercializadora o si tienes una gran cantidad de artículos en tu inventario, mantener la información de todos ellos en orden puede ser complejo. Por ello, es importante tener organizados y en línea los archivos relacionados con estos.
Algunos documentos que podrías guardar son la ficha técnica correspondiente, la garantía por parte del proveedor, manuales de instalación e instructivos de uso y armado. Asimismo, tener presentaciones, flyers publicitarios y videos promocionales útiles para el proceso de venta.
En resumen, al centralizar la información desde un principio, evitarás buscar en múltiples sitios y contactar a tu proveedor para obtener la información correspondiente. Lo que agilizará en gran medida los procesos de ventas, auditorías, entre otros.
Te recomendamos leer “3 técnicas de administración de inventarios para empresas comerciales”.
3. Guardar información de tus proveedores
Nada es más tedioso que intercambiar miles de correos con tus proveedores para solicitar una y otra vez la misma información. Dejando de lado lo molesto que puede resultar, es una labor administrativa la cual consume tiempo que puede invertirse en actividades de mayor valor.
Dicho esto, contar con la información de proveedores bien organizada y actualizada te permitirá ahorrar tiempo en tu día a día, tomar decisiones más rápido y mantener una relación
Por ello, es recomendable almacenar en la nube información tal como contratos de prestación de servicios, catálogos de productos, listas de precios e incluso el directorio de contactos de la empresa proveedora.
Así, disminuirás el flujo de correos y estos se limitarán a lo que es realmente indispensable. Fantástico, ¿no lo crees?
4. Respaldar y comprobar gastos
Admitámoslo: día a día generamos un sinfín de recibos, tanto electrónicos como en papel, lo que se convierte en un tremendo dolor de cabeza a la hora de realizar una correcta comprobación de gastos. Por ejemplo, a hora de justificar el uso de los viáticos de un viaje de negocios.
Por esto, el que tus empleados puedan almacenar archivos tales como tickets de compra de gasolina o alimentos, e incluso facturas electrónicas en formato PDF, resulta un alivio.
Además, la tarea se vuelve aún más sencilla cuando se cuenta con una herramienta ;capaz de relacionar estos documentos con el gasto correspondiente. Y es que, no solo te brinda un mayor orden, sino que agiliza los procesos de comprobación, auditorías y generación de reportes.
Así, te olvidas de buscar en tu cartera o en el mar de correos los archivos que requieres, lo que evita al mismo tiempo el riesgo de pérdida de información.
Créenos cuando te decimos que tus empleados y el equipo encargado de gestionar tus gastos te lo agradecerán.
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Ahora ya lo sabes, guardar tus documentos en línea no es un lujo, sino una manera de agilizar procesos y brindar más seguridad al almacenamiento de tu información. Es decir, una ventaja competitiva para tu negocio.
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Recuerda seguir nuestro blog para aprender más sobre cómo aprovechar las bondades de la tecnología en la nube para crecer tu negocio. Y déjanos en la caja de comentarios de qué manera utilizas el almacenamiento en la nube en tu empresa. ¡Hasta la próxima!
