Para nadie es un secreto que la emisión de facturas electrónicas es uno de los principales retos para las pequeñas y medianas empresa en México, ya sea por el desconocimiento de los procesos involucrados o por lo complejo que pueden llegar a ser algunos de estos.
Y es que, si bien es innegable que la facturación electrónica resulta clave en la transformación digital de los negocios, su adopción puede resultar áspera si no se cuenta con una guía indicada para su implementación.
Por ello, hemos decidido elaborar esta guía que incluye los principales puntos referentes a la factura electrónica en México y que estamos seguros que te servirá como un excelente punto de partida para que lleves a tu empresa al éxito.
Así que, ¡allá vamos!
Historia de la facturación electrónica en México
Para comprender la importancia de la actual factura 3.3, es importante que conozcas, al menos a grandes rasgos, cuál ha sido la historia de la facturación electrónica en México.
Anteriormente, los contribuyentes debían acudir a una oficina del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para presentar sus declaraciones, realizar alguna aclaración e, incluso, obtener su RFC. ¿Puedes creerlo?
Repasemos en breve algunos de los sucesos más importantes:
En 2004, se inició el proceso de implementación del primer Comprobante Fiscal Digital y en 2005 se publicó la versión 1.0.
En 2011, la factura electrónica se volvió obligatoria para algunos contribuyentes. Y, para 2014, esta se convirtió en una obligación para todos.
En 2017, entró en vigor el CFDI 4.0, la versión más actual de la factura electrónica, la cual trajo una drástica modificación en la manera en que estos comprobantes son generados.
De acuerdo con datos recopilados por la AMEXIPAC (Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación) en 2019, se emiten más de 19 millones de facturas electrónicas al día en el país.
Una cifra asombrosa, pero que refleja perfectamente el liderazgo que México ostenta desde hace años en materia de emisión de facturas digitales.
Conoce la “Historia de la facturación electrónica en México” de manera detallada.
Logros de la facturación electrónica en México
Digitalizar los procesos que antes eran analógicos, permitió simplificar y reducir el costo de los trámites. De acuerdo con el SAT, desde 2005 la factura electrónica ha permitido:
Un incremento en la rentabilidad en la recaudación. Solo 53 centavos para obtener 100 pesos; antes se invertía más de 1 peso.
Reducir los costos para los contribuyentes. (Ahorro promedio del 85 por ciento)
Disminuir errores en la presentación de las declaraciones.
Proporcionar información al SAT para generar mejores productos.
Detectar esquemas de defraudación fiscal.
Otorgar mayor transparencia, seguridad y personalización en la relación entre ciudadanos y gobierno.
Beneficios de la factura digital
Además del impacto positivo que la facturación electrónica ha tenido para las finanzas de nuestro país, la factura digital constituye una herramienta ventajosa para las empresas y para los consumidores. Estos son algunos de sus beneficios:
Reducción de costos
Podrá resultar obvio, mas no por ello menos importante. La reducción de gastos por impresión, tiempo y almacenamiento, es sin duda uno de los más grandes beneficios de la digitalización de la factura electrónica.
Optimización de procesos de venta
Al brindar un proceso de generación más ágil y flexible en comparación con sus símiles de antaño, el tiempo en caja se ha reducido, lo que incrementa la satisfacción de los clientes. ¡Imagina el calvario que podía representar en el pasado el esperar por una factura en papel!
Procesos contables simplificados
La factura digital ha permitido la automatización de gran parte de los procesos contables de las empresas y simplificado la elaboración de los estados financieros claves para la toma de decisiones.
Cumplimiento de obligaciones fiscales
Gracias a lo accesible que resultan los métodos de verificación de CFDI, es más sencillo evitar el incumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. Además, se ha incrementado la seguridad en la emisión de comprobantes fiscales.
Descubre más beneficios de la factura digital para tu empresa.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Aún y sabiendo sus beneficios, para algunos resulta tedioso aprender cómo hacer una factura electrónica. No hay que desesperar, la realidad es que tras un poco de práctica —y de contar con un facturador electrónico que simplifique la tarea— esto resulta muy simple.
Eso sí, no cualquiera puede emitir un CFDI. Para generar una factura electrónica, es necesario cumplir con ciertos requisitos, los cuales te mencionaremos a continuación.
Requisitos para emitir una factura electrónica
Si deseas hacer una factura electrónica, primeramente tienes que cumplir con los siguientes requisitos:
1. Inscribirte al Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
Recuerda que si eres una persona física (ej. freelancer o profesionista independiente), puedes obtener tu RFC con tu Clave Única de Registro de Población (CURP) en línea.
En cambio, si eres una persona moral (empresa u otro tipo de organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en algún módulo del SAT.
Si este es tu caso, utiliza el servicio de solicitud de citas del SAT.
2. Obtener tu e.firma (firma electrónica)
Este archivo digital te permite firmar múltiples trámites electrónicos. Para obtener tu e.firma, deberás acudir de forma presencial al SAT.
De nueva cuenta, te recomendamos solicitar una cita a través del servicio en línea indicado en el punto anterior.
3. Tramitar tu Certificado de Sello Digital (CSD)
Certificado de Sello Digital (CSD) consiste en un archivo digital que garantiza la autenticidad y unicidad de la factura electrónica. Es un segundo seguro impuesto por la autoridad para salvaguardar el proceso de facturación electrónica.
En nuestra experiencia, tramitar tu certificado puede ser algo confuso. Por ello, hemos generado un video en el que te indicamos paso a paso cómo realizarlo.
¿Aún tienes dudas? Te recomendamos leer “Certificado de Sello Digital (CSD): qué es y cómo obtenerlo”.
4. Contar con timbres fiscales digitales
Los timbres son utilizados por el SAT para identificar y validar la autenticidad de las facturas. Para cada comprobante fiscal digital, requieres un timbre fiscal, por lo que debes contemplar un paquete de timbres al contratar un servicio de facturación.
Estos se componen de:
Folio fiscal digital o UUID
Fecha y hora de expedición del CFDI
Sello digital
Certificado del SAT
Sello del SAT
Para quien factura, los folios digitales sobresalen en relevancia, pues consisten en una serie de números y letras otorgados por los PAC, con autorización del SAT, para identificar cada comprobante fiscal y son utilizados en procesos clave como la sustitución de CFDI.
¿Cómo llenar un CFDI 4.0?
Tras cumplir con los requisitos antes señalados, es momento de empezar a facturar. Sin embargo, al primer reto que nos enfrentamos es entender cómo llenar un CFDI 4.0.
Afortunadamente, el SAT cuenta con el Anexo 20, el cual consiste en una extensa guía de llenado de los comprobantes fiscales por Internet.
Aunque esta documentación es completa, la información que brinda puede resultar muy técnica o extensa. Por ello, te indicamos algunos de los puntos más relevantes.
1. Selección del tipo de factura
El primer reto al que nos enfrentamos es saber cómo identificar qué tipo de factura requerimos emitir. Estos son los principales tipos existentes:
Comprobantes de ingreso: el comprobante fiscal más común. Cada venta que generes la deberás registrar como un CFDI de ingreso. Según lo establece el Código Fiscal de la Federación, si un cliente no pide factura, deberás registrar la operación utilizando el RFC genérico XAXX010101000.
Comprobantes de egreso: estas facturas amparan las devoluciones, descuentos al cliente y -en general- todas las salidas que registres en tu negocio.
Complemento de pago o REP: cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida, deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago). Los comprobantes de pago siempre llevan “Documentos relacionados”, es decir, incluyen el folio digital de la factura o CFDI que complemente el pago.
Comprobantes de traslado: Estos comprobantes amparan una mercancía en tránsito, es decir, que vuelven legal el traslado de productos.
2. Uso de CFDI
Uno de los errores más comunes con la factura electrónica es no seleccionar el uso de CFDI adecuado, lo que puede acarrear consecuencias en el pago de impuestos.
Actualmente, existen 22 posibles usos, según si se trata de un gasto, inversión o deducción.
Uso de CFDI Descripción Persona física Persona moral G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí G03 Gastos en general Sí Sí I01 Construcciones Sí Sí I02 Mobiliario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí I03 Equipo de transporte Sí Sí I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí I05 Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental Sí Sí I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí D01 Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios Sí No D02 Gastos médicos por incapacidad o discapacidad Sí No D03 Gastos funerales Sí No D04 Donativos Sí No D05 Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación) Sí No D06 Aportaciones voluntarias al SAR Sí No D07 Primas por seguros de gastos médicos Sí No D08 Gastos de transportación escolar obligatoria Sí No D09 Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones. Sí No D10 Pagos por servicios educativos (colegiaturas) Sí No P01 Por definir Sí Sí 3. Forma de pago
La forma de pago de un comprobante fiscal es el canal o medio por el cual se realizará el pago. Estas son las más comunes:
01 efectivo
02 cheque
03 transferencia electrónica
04 tarjeta de crédito
28 tarjeta de débito
99 por definir
4. Método de pago
El CFDI 4.0 únicamente admite dos posibles métodos de pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido).
5. Clave del producto o servicio
Para el CFDI 4.0, el SAT creó un catálogo con más de 52 mil claves de productos o servicios. ¿Quieres dar un vistazo? Revisa el catálogo aquí.
¡Listo! Ahora conoces los requisitos y principales aspectos que debes considerar para comenzar a emitir una factura electrónica.
Te recomendamos leer “¿Cómo hacer una factura electrónica sin errores?”, artículo en el que abordamos cada uno de ellos con un poco más de profundidad.
Verificación de facturas
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 113 del Código Fiscal de la Federación, existen consecuencias graves para quienes incorporen facturas falsas a su contabilidad. La sanción por expedir o enajenar CFDI falsos es de tres a seis años de prisión.
Beneficios de la verificación de comprobantes fiscales.
Además de cumplir con la normatividad vigente, al verificar tus comprobantes fiscales, puedes confirmar conceptos que son relevantes para los efectos contables de tu empresa:
Que tu CFDI esté certificado por el SAT a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Que el monto del XML coincida con el de la representación impresa del comprobante.
Verificas que la fecha expedición y certificación no concuerde con el mes o ejercicio correspondiente.
Confirmas qué proveedor emitió tu factura.
Corroboras que tu factura es del tipo adecuado y que se haya aplicado correctamente.
Verificas que tu CFDI esté vigente, así como si es cancelable o no.
Te aseguras que los archivos XML no hayan sufrido modificaciones posteriores.
¿Cómo verificar tus CFDI?
Existen múltiples opciones para la verificación de facturas. Aquí algunas de las principales:
Timbrar tus facturas mediante un PAC o facturador electrónico: Esto te asegura que los comprobantes que emitas son válidos ante Hacienda.
Verificar tus facturas en el SAT: La herramienta de verificación de comprobantes fiscales del SAT te permite comprobar la autenticidad de tus facturas, así como que estas estén correctamente certificadas.
Utilizar un software de administración: Esta es sin duda la opción más avanzada. Después de todo, un software de administración que sea completo te permitirá descargar de forma masiva tus XML desde el SAT, validar tus CFDI recibidos y resguardar tus facturas.
Cancelación de CFDI
En 2018, entró en vigor el nuevo esquema de cancelación de CFDI, el cual ha sido un gran alivio para los contribuyentes, al combatir la cancelación injustificada de facturas.
No obstante, este proceso ha generado un gran número de dudas entre los contribuyentes. Por ello, a continuación abordamos algunos de los puntos principales a considerar.
¿Cuándo cancelar una factura?
Antes que nada, es necesario tener en claro cuándo es conveniente cancelar un CFDI. Después de todo, no siempre cancelar una factura es lo correcto.
A continuación, te decimos algunas de las razones por las que deberías hacerlo:
Cuando existe un error de captura del RFC, domicilio, el nombre o la razón social
Cuando nunca se pagó la factura
De existir un mal manejo de los conceptos o partidas
Si no se respetaron las condiciones comerciales
Cuando se registró una inconsistencia en los importes
¿Cuál es el proceso de cancelación de una factura electrónica?
Primeramente, deberás verificar el estatus de la cancelación a través del servicio de verificación de comprobantes fiscales por Internet del SAT.
Recuerda que tu CFDI debe tener como estatus “Cancelable” para proceder. Si el estatus es “No cancelable”, significa que tu comprobante cuenta con documentos relacionados, por lo que tendrás que cancelar dicho documento antes de continuar con la cancelación.
De acuerdo con el nuevo esquema de cancelación de CFDI, el proceso es el siguiente:
Deberás enviar la solicitud de cancelación de la factura a través del Portal del SAT, de los servicios un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) o tu facturador electrónico.
Cuando se requiera la aceptación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario donde se informa que existe una solicitud de cancelación.
El receptor deberá manifestar la aceptación o rechazo de la cancelación a través del Portal del SAT o bien vía un proveedor de certificación dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud.
Si no se requiere aceptación, la factura se cancelará inmediatamente.
Beneficios de un facturador electrónico
Como ya señalamos anteriormente, generar una factura electrónica puede ser un proceso complejo de no contar con las herramientas indicadas.
Si bien es cierto que el SAT te permite realizar este proceso desde su portal, la realidad es que su servicio llega a ser complejo y poco intuitivo.
Estos son algunos beneficios de facturar en línea para tu negocio con una de estas plataformas:
1. Reduces costos
Empecemos por un básico: hasta hace algunos años, una factura en papel llegaba a costar hasta 120 pesos, por todos los gastos implicados (costos de impresión, servicios, recursos humanos, envío, etc.).
Hoy día, de acuerdo con los cálculos realizados por GS1, un comprobante fiscal digital tiene un costo real para la empresa de no más de 12 pesos.
Facturación en línea 1, facturación en papel… 0.
2. Obtienes asesoría y acompañamiento
¿No sabes qué método de pago elegir? ¿No tienes idea de qué clave indicar para tu producto o servicio? ¡No te preocupes!
Un sistema de facturación de calidad te brindará asesoría y acompañamiento a lo largo de todo tu proceso de facturación. Esto es de vital importancia, sobre todo si son tus primeras facturas electrónicas.
3. Evitas errores de captura
Gracias al CFDI 4.0, los viejos errores en la dirección fiscal son cosa del pasado. No obstante, no resulta raro tener que acudir a una libreta, archivo de Excel o al correo electrónico para recordar el RFC de tus clientes, así como otra de contacto.
Pues bien, un facturador electrónico te brinda la capacidad de almacenar la información de tus clientes en un catálogo en línea para que simplemente lo selecciones a la hora de realizar tus facturas. Así, la información necesaria se precargar automáticamente.
4. Gestionas tu catálogo de servicios y conceptos de venta
Como te puedes imaginar, es un reto enorme tener un catálogo siempre a la mano y precisar sin errores las claves de nuestros servicios.
Por ello, es innegable el valor de un sistema de facturación electrónica, el cual te permite gestionar todo tu catálogo de servicios y tus distintos conceptos de venta, para que a la hora de emitir una factura solo tengas que seleccionar, ¡y listo!
5. Respaldas y organizas tu información
Un facturador electrónico no solo almacena, sino que ordena tu información, lo que representa una gran ventaja por sobre meramente almacenar tus comprobantes en tu correo electrónico.
Imagina la comodidad de acudir de buscar un cliente en tu catálogo e inmediatamente obtener todos los CFDI relacionados con dicha empresa.
Por supuesto, nunca está de más mencionar la ventaja de conservar tu información en la nube. Lo que te protege ante pérdidas de información por fallas en tu equipo informático.
¿Cómo elegir un facturador electrónico?
Elegir un facturador electrónico puede resultar una decisión bastante persona que responde tanto a gustos como a necesidades específicas de cada negocio.
No obstante, existen algunas características básicas que sí o sí debes tener a tu disposición si tu objetivo es simplificar tu proceso de facturación.
Por ello, si quieres saber cómo elegir un facturador electrónico, te sugerimos que este cumpla con las siguientes funciones y características:
Ofrecer CFDI 4.0 y actualizaciones incluidas
Que un sistema de facturación electrónica te ofrezca la más reciente versión del CFDI es básico. Lo que resulta indispensable es que te brinde actualizaciones sin costo para que sigas cumpliendo con las disposiciones fiscales del SAT y no pongas en riesgo tu negocio.
Cuente con múltiples adendas
Si deseas ofrecer productos y servicios a la gran empresa, saber qué es una adenda primordial. Este archivo en formato XML con información no fiscal es solicitado como anexo a los CFDI por las grandes empresas, tales como PepsiCo, Continental, FEMSA, HEB, Amazon, Soriana, entre muchas otras.
Asegúrate de contar con un facturador electrónico que cuente con un amplio catálogo de addendas, y que te permita solicitar nuevas en caso de no contar con ellas.
Permita el timbrado de tu nómina
El timbrado de nómina es un paso necesario para conferir a los comprobantes de salarios su legalidad. Además, favorece la productividad al automatizar y transparentar información clave para la gestión de recursos humanos.
Te recomendamos leer “Los 7 beneficios del timbrado de nómina”
Ofrezca asesoría y acompañamiento
Si bien mencionamos la asesoría y acompañamiento como uno de los beneficios clave de todo facturador electrónico, la realidad es que no todos lo ofrecen. Contar con un equipo a tu lado que te guíe y resuelva dudas, puede ser la diferencia entre emitir una factura electrónica en minutos… o en horas.
Facturador electrónico de Bind ERP
Por supuesto, la decisión es tuya, pero si quieres comenzar a facturar hoy mismo gratis, nuestra recomendación es el facturador electrónico de Bind ERP. Pues no solo cumple con lo anteriormente señalado, sino que te brinda 5 timbres fiscales gratis al mes, así como paquetes de timbres adicionales que no tienen vigencia.
Mira tú mismo el siguiente video para conocer todas sus características:
¡Eso es todo! Esperamos que con este artículo, tus principales dudas sobre la factura electrónica hayan quedado resueltas. El proceso de facturación electrónica sufre cambios con regularidad, por lo que te recomendamos visitar los enlaces oficiales que hemos colocado a lo largo del texto para estar siempre informado de las más recientes disposiciones fiscales.
