Más que simples registros, las cuentas contables son la memoria de las empresas. En un catálogo de cuentas se escribe y se guarda toda la información sobre la actividad económica.
El flujo de caja, los cuentas por cobrar, la adquisición de bienes, las deudas, el efectivo por abonar y prácticamente todos los movimientos que se realizan día con día, deben quedar asentados en el catálogo de cuentas contables.
Por su importancia y utilidad, aquí te contamos qué es un catálogo de cuentas contables y te ofrecemos un ejemplo de catálogo de las principales cuentas contables para tu negocio, ya sea que trabajes como persona física con actividad empresarial o que formes parte de una gran compañía.
Qué es un catálogo de cuentas contables
Para empezar, las cuentas contables son registros o instrumentos de operación donde asentamos cada transacción económica, con el fin de llevar un control sobre el negocio, entender su comportamiento y tomar decisiones informadas.
Ahora bien, por lo general estas cuentas se llevan en el libro diario, donde registramos las actividades económicas relacionadas con la empresa. Adicionalmente, también podemos llevar un libro de cajas, el libro de entradas y salidas del almacén, y el libro mayor.
Según su efecto, las operaciones se registran en asientos de debe y haber. En los primeros, anotamos todos los ingresos, mientras que en los segundos, los gastos o créditos.
Las principales cuentas contables son:
- Activos: son las cuentas por cobrar
- Pasivos: son las cuentas que debemos pagar
- Capital: es el efectivo con el que cuenta la empresa
Por lo tanto, debes saber que:
- Las cuentas de activos incrementan su valor a través del Debe y disminuyen a través de las anotaciones en el Haber.
- Por el contrario, las cuentas de pasivos y de patrimonio neto incrementan su valor mediante el Haber y se reducen con las anotaciones en el Debe.
Las características de las cuentas contables
Existen varias formas de llevar los asientos contables, pero el principio básico es el de anotar por partida doble el monto de toda transacción: tanto en la columna del debe, como en el haber.
Por regla general, en la parte superior de cada cuenta, debemos mostrar el nombre y el código agrupador, para diferenciarla y mostrar con claridad el contenido. Por ejemplo: caja, banco, efectivo, vehículos o mobiliario. Además, se recomienda:
- Incluir siempre una columna de fecha.
- Registrar en la columna del “Debe” los importes de ingreso o débito para la cuenta.
- Anotar en la columna del “Haber”, los importes de gasto o crédito para la cuenta.
- Añadir un apartado para la descripción del movimiento, donde se especifique de manera breve el motivo que provocó la disminución o el incremento de la cuenta.
Como puedes ver, llevar la contabilidad es una labor cotidiana y minuciosa, que requiere nuestra atención constante. La buena noticia es que disponemos de múltiples herramientas para cumplir con esta labor de manera simple, como los sistemas ERP, que automatizan la clasificación de todos estos datos.
Si deseas leer más sobre los aspectos a tomar en cuenta para registrar con éxito tus cuentas contables, te recomendamos la lectura del artículo “Cómo llevar la contabilidad de un negocio”.
El valor del catálogo de cuentas contables
Si bien el registro de cada asiento contable es relativamente sencillo, a la hora de clasificar y organizar todos los movimientos podemos caer en confusiones o errores. Para orientarnos con más facilidad, disponemos del catálogo de cuentas contables.
Se trata de una herramienta contable de valor, cuya finalidad es orientarnos para ordenar las cuentas de la contabilidad. Entre las buenas prácticas para la realización del catálogo de cuentas, podemos destacar que:
- Debe estar estructurado con apego a los principios de contabilidad y sujetarse a las políticas contables de la empresa.
- Establece la clasificación y codificación que tiene cada cuenta, siguiendo un orden lógico y secuencial, ya sea en forma numérica, alfabética o alfanumérica.
- Maneja una estructura por niveles, acorde al tamaño y complejidad de las operaciones.
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Pese a que desde hace algunos meses el SAT ha compartido un catálogo de cuentas contables con el fin de homogeneizar la contabilidad electrónica, este es muy extenso y carece de descripción alguna que ayude a identificar qué operaciones deben ser registradas en cada una de las cuentas.
Por ello, te compartimos un listado con las principales cuentas contables que debes considerar en tu negocio, el cual incluye la siguiente información: código agrupador, número de cuenta, nombre de la cuenta, nivel, naturaleza y descripción.
De esta manera, entenderás con mayor claridad qué operaciones se deben registrar en cada una de las cuentas de tu empresa.
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La clave para una contabilidad sana
Con la ayuda del catálogo de cuentas contables, estamos un paso adelante para el éxito de nuestro negocio, pues el registro de los libros de contabilidad se facilita. Ahora ya es cuestión de aplicarlo y asegurarnos de que todo el personal administrativo lo comprenda.
Sin embargo, recordemos que un sistema de administración ERP ya está preparado para ordenar y clasificar nuestra información económica, así como generar los reportes contables y financieros que necesitamos.
Adicionalmente, un sistema como Bind ERP se conecta con el SAT, de tal manera que los reportes fiscales se automatizan. Así, el contador se ahorra el tiempo y el esfuerzo que toma la elaboración de los reportes, para concentrarse en el análisis de la información.
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