Las herramientas administrativas pueden ayudar a las organizaciones en la toma de decisiones, encontrar soluciones a través del análisis de datos y gestión y planificación de proyectos.
Hoy en día, se cuenta con un gran avance tecnológico; sin embargo, muchos directivos de pequeñas y medianas empresas (PYMES) no lo toman en cuenta para sus organizaciones y siguen destinando un gran número de personal para la realización de tareas mecánicas y repetitivas de forma manual.
Ahora bien, si empezaran a implementar y usar herramientas y software de administración adecuadamente verían grandes cambios en sus compañías, como un gran ahorro de dinero y tiempo, control de la información, aumento de la productividad y automatización del trabajo administrativos.
En este sentido, es necesario que todas las PYMES opten por herramientas administrativas que vayan de acuerdo con sus necesidades y les sirvan tanto en su operación diaria como en la medición de todas las variables relacionadas con su negocio para lograr, de esta forma, una planificación de actividades en el mediano y largo plazo, que los dirija a cumplir sus objetivos.
En otras palabras, si estás en la búsqueda de crecer exponencialmente con tu compañía, uno de los puntos principales que debes considerar es el uso de herramientas administrativas. Si quieres saber cómo te pueden ayudar, cuáles te resultarán útiles y mucho más, ¡lee este artículo y descúbrelo!
¿Qué son las herramientas administrativas?
Las herramientas administrativas son un conjunto de instrumentos modernos y efectivos que permiten a los gerentes y directivos de las organizaciones tomar decisiones cruciales y oportunas tanto ante alguna dificultad como en el día a día y, además, gestionar y planificar proyectos.
En otras palabras, podemos decir que son un grupo de tecnologías enfocadas en el mundo de los negocios que, a través de datos, permiten controlar y gestionar el ámbito administrativo de las empresas e identificar problemas.
¿Cómo ayudan las herramientas administrativas a mejorar los resultados de tu empresa?
Como pudiste darte cuenta, las micro, pequeñas y medianas empresas son necesarias para el crecimiento económico y social en México. Además, deben cumplir y satisfacer ciertas necesidades para que no pierdan el rumbo y logren alcanzar sus objetivos.
Por ende, los directivos de las MIPYMES deben enfocarse en lograr el desarrollo económico de su compañía y evitar perder tiempo y dinero realizando tareas mecánicas de forma manual, ya que es innecesario y existe un margen de error mucho mayor a que si se realizaran con herramientas tecnológicas.
Para ello, actualmente existen las llamadas herramientas administrativas, las cuales traen grandes beneficios para tu compañía, entre los cuales podemos destacar:
1. Ahorro de tiempo
Gracias a la automatización se puede ahorrar tiempo en la realización de tareas mecánicas, por lo que las personas que antes realizaban este trabajo pueden ocupar sus horas laborales en otras tareas que son mucho más estratégicas para la organización.
2. Centralización de la información
La información centralizada es importante para las empresas, ya que previene que algún departamento tenga datos desactualizados o errados y eso se traduzca en procesos ineficientes.
Además, permite que todas las áreas posean un mayor conocimiento de la situación actual de sus departamentos, de la compañía en general o cualquier otra información importante o relevante en un momento determinado.
Por lo que, en otras palabras, la centralización de información brinda una visualización completa de datos, resultados e información a todos los colaboradores que así lo requieran para la toma de decisiones.
3. Resultados más precisos
Dado que la información se sube y extrae directamente de las herramientas administrativas, es posible tener control sobre los datos de la organización y evitar que estos sean manipulados por algún departamento, por lo que los resultados ya sean positivos o negativos son 100% reales.
Además, permiten medir dichos resultados y analizar si se están alcanzando los objetivos previstos o si es necesario cambiar la estrategia.
4. Mejoran el trabajo en equipo y la productividad
Gracias a que la información no se duplica, los colaboradores de la empresa realizan sus actividades correspondientes sin necesidad de perder tiempo en estas labores, pues los datos necesarios se encuentran centralizados y esto mejora la productividad y el rendimiento en la organización.
Y, debido a que se comparten riesgos y oportunidades, se ven mejoras respecto al trabajo en equipo, la calidad de la información y el tiempo de entrega de las tareas o proyectos.
5. Mejoran el proceso de toma de decisiones
Al contar con información centralizada y unificada, es posible crear una base de datos común y confiable para tomar decisiones futuras con mayor precisión basadas en análisis, estadísticas e historiales de datos.
6. Facilitan la planeación y organización
Gracias a la centralización de datos es posible planear estrategias futuras para el beneficio de la empresa de acuerdo con datos obtenidos.
Además, se hace posible llevar un control preciso respecto al plan de negocios y al plan financiero, con el fin de evitar gastos que salen del presupuesto y evaluar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo esperado.
7. Mayor control del inventario
Los inventarios son parte importante de una organización, por lo que es fundamental tener un control y conocimiento óptimos referente a la mercancía que albergan.
La buena noticia es que las herramientas administrativas nos ayudan a conseguir el manejo de almacenes, ya que con éstas se puede hacer una recepción automática de los proveedores, registro de reubicación de mercancía, reportes de movimientos, entre otras actividades.
8. Fortalecen el área comercial y de ventas
Permiten analizar y evaluar el departamento de ventas y determinar si las metas que se plantean en estas áreas son alcanzables, así como el avance a través del tiempo. También, permiten tomar decisiones oportunas para apoyar que se logren mejores resultados de venta.
9. Controlan la calidad del producto
Debido a que se tiene conocimiento sobre los proveedores y la compra de materiales e insumos, es posible llevar control de la calidad del producto.
10. Gestionan la relación con los clientes
Existen herramientas administrativas que permiten anticipar las necesidades y deseos de sus clientes, gestionar y analizar las interacciones con ellos, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y captar posibles compradores.
11. Optimizan los recursos
Debido a que se tiene un mayor y completo conocimiento de las actividades de la compañía, es posible optimizar los recursos tanto materiales como humanos para obtener un mayor rendimiento en todas las áreas y procesos.
12. Reducción de costos
Al aumentar la eficiencia, reducir errores y eliminar duplicidades es posible disminuir significativamente los costos empresariales, ya que mejora la calidad de la información y los resultados y, además, permite que los colaboradores se enfoquen en otras cuestiones más estratégicas.
13. Aumentan el conocimiento sobre la rentabilidad real de la empresa
Debido a que se obtienen datos fiables y actualizados, es posible conocer si la empresa y las acciones tomadas están siendo rentables o si es necesario cambiar la dirección de la organización y tomar nuevas decisiones.
14. Mejoran la competitividad
Finalmente, debido a que las herramientas administrativas permiten conocer la posición actual de la empresa, es posible compararla con la competencia y tomar decisiones acertadas para mejorar la competitividad, ya sea mediante la reducción de precios, agregar algún servicio, mejorar el producto, entre otras opciones.
3 herramientas administrativas útiles para tu empresa
Existen herramientas administrativas muy variadas; sin embargo, en esta ocasión te explicaremos un poco de 3 de las que consideramos que pueden ser más útiles para ti. ¡Averigua cuáles son!
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
En español, ERP significa Planificación de Recursos Empresariales y se refiere a los sistemas de información gerenciales que utilizan las empresas para automatizar, administrar y gestionar sus actividades diarias.
Los sistemas ERP tienen como objetivos principales:
- Optimizar los procesos empresariales.
- Centralizar la información y posibilitar que se comparta entre todos los departamentos de la empresa.
- Automatizar tareas.
Sus funciones, de acuerdo a los distintos módulos de la organización, pueden ser:
- Inventarios: reportes de las existencias en tiempo real, transferencias y ajustes de productos, lotes, pedidos y números de serie, entre otros.
- Compras: importación de gastos, catálogos de productos y proveedores, recepción automática de mercancía.
- Producción: catálogo de materias primas, fórmulas y órdenes de producción.
- Ventas: punto de venta en línea, catálogos de clientes y prospectos, cotizaciones y pedidos, emisión de facturas y remisiones, complemento de pago y de comercio exterior, listas de precios, catálogos de servicios y conceptos de ventas, reportes de ventas, proyectos, recepción de pagos en línea, portal de facturación en línea, estado de cuenta de clientes y notas de crédito.
- Finanzas: bancos y cajas, sistema multimoneda, cuentas por cobrar y pagar, conciliación bancaria, anticipos de clientes, ingresos y egresos.
- Contabilidad: reportes financieros, contabilidad automática, activos, pólizas de diario, DIOT, conciliador de CFDI.
- Nómina: listas de empleados y nóminas.
- Reportes: dashboard, reportes de ventas, reportes de existencias y almacenes, reportes de compras y gastos, reportes de cobranzas.
- Integraciones: Marketplace de aplicaciones, API, Zapier, Mercado Libre (tienda de compra y venta en línea), Shopify (tienda en línea), Tiendanube, Amazon, bancos, entre otras.
En resumen, una herramienta ERP tiene como beneficios la automatización de actividades mercantiles, fiscales y contables de la empresa, y la resolución de problemas respecto a éstas.
2. Customer Relationship Management (CRM)
Quiere decir Gestión de las Relaciones con los Clientes y hace referencia a un software que permite a las organizaciones rastrear cada una de las interacciones con los clientes, tanto los actuales como los prospectos.
Las herramientas CRM están orientadas a la gestión comercial, el marketing, la atención al cliente y al servicio postventa y se utiliza para:
- gestionar y analizar las interacciones con los clientes (actuales y futuros);
- anticipar las necesidades y deseos de los compradores;
- aumentar las ventas;
- direccionar adecuadamente las campañas de captación de nuevos clientes;
- optimizar la rentabilidad;
- almacenar información de clientes potenciales y actuales como sus nombres, número de teléfono, dirección, puntos de contacto con la empresa (visitas al sitio web, llamadas telefónicas, correos electrónicos), preferencias de compras, entre otros;
- facilitar una atención personalizada para los clientes de la compañía.
En pocas palabras, a diferencia del ERP, un CRM permite utilizar los datos recogidos y almacenados para mejorar la relación comercial de la empresa con sus clientes, centrándose en la retención de los mismos e impulsando las ventas.
3. Bussines Inteligence (BI)
Las herramientas de BI son softwares que utilizan la inteligencia empresarial para tomar decisiones dentro de una compañía a través de la utilización de datos internos y externos de la misma.
En otras palabras, podemos definir que el BI es el conjunto de estrategias, datos, aplicaciones, metodologías y tecnologías que permiten concentrar, depurar y transformar información desestructurada en estructurada para realizar reportes, alertas, consultas, entre otros, o para convertirlos en conocimiento y soportar la toma de decisiones respecto a la compañía.
Esta herramienta genera una ventaja competitiva, ya que proporciona información basada en datos reales para responder y analizar interrogantes respecto a la entrada a nuevos mercados, ofertas o promociones de productos, rentabilidad de un producto, optimización de costos, etc.
En definitiva, una solución de Inteligencia Empresarial permite:
- observar qué está ocurriendo;
- comprender la razón por la que ocurre;
- predecir situaciones futuras;
- la colaboración del equipo completo;
- tomar decisiones basadas en datos.
¡Esto es todo por ahora!
Como pudiste leer en el artículo, las PYMES son una pieza clave en el entorno de los negocios, por lo que es fundamental que éstas se mantengan y crezcan a lo largo del tiempo.
Una forma de que logren sus objetivos es a través de métodos modernos, automatizados y tecnológicos como lo son las herramientas administrativas.
Con éstas, es más sencillo enfocarse en tareas realmente importantes y dejar de lado aquellas actividades mecánicas y manuales que hacen que disminuya la productividad y el rendimiento en la empresa.
Conclusiones
Ten en cuenta que las herramientas administrativas resultan útiles para cualquier tipo de organización y su implementación resultará beneficiosa, puesto que su objetivo es facilitar y mejorar la administración de las compañías, a través de un control y toma de decisiones acertadas por parte de los directivos.
Por otro lado, antes de elegir cuál de las herramientas administrativas se adaptan a tu negocio, debes analizar qué es lo que realmente necesitas.
¿Quieres seguir aprendiendo sobre software administrativos?
¡Te invitamos a que continúes tu lectura con 5 módulos que debes buscar en un ERP!
