Dominar la contabilidad fiscal y saber cómo emitir una factura electrónica sin errores, es crucial para el crecimiento y la profesionalización de tu negocio.
En efecto, hacer una factura electrónica no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal, también te abre la puerta de los financiamientos y te da formalidad ante los clientes, inversionistas, proveedores y hasta ante tus propios empleados. Así tu empresa estará preparada ante nuevas posibilidades de crecimiento.
Por ejemplo, en caso de quieras acceder a un crédito empresarial las instituciones financieras te piden comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por esto y por varias razones más es ideal emitir factura electrónica correctamente de todas tus ventas.
Pero cumplir en tiempo y forma con la autoridad fiscal no es siempre sencillo, por más práctica que se tenga. Desde su publicación en el 2017, la versión 3.3 de facturación en línea ha sido fuente de confusiones, y es por eso en este artículo te explicaremos paso a paso cómo hacer una factura electrónica de manera óptima.
Requisitos para hacer una factura electrónica
Primero lo primero. Antes de comenzar a facturar en línea, es indispensable que te des de alta en el SAT y generes los archivos digitales que te permitirán acreditar tu identidad o la de tu negocio.
No está de más recordar los 4 requisitos básicos para darte de alta:
1. Registrarte ante Hacienda
Debes registrarte ante el SAT para contar con tu cédula de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), una clave compuesta de 12 a 13 caracteres alfanuméricos.
- Si eres una persona física (por ejemplo, un freelancer o profesionista independiente), puedes obtener tu RFC con la Clave única de Registro de Población (CURP) en línea.
- Si eres persona moral (una empresa u otro tipo de organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en un módulo del SAT. Sin embargo, deberás utilizar el servicio de solicitud de citas del SAT.
2. Obtener tu e.firma (antes FIEL o firma electrónica)
La e.firma es un archivo digital que te identifica a la hora de realizar algún trámite o servicio ante el gobierno. Su objetivo es brindarte seguridad y garantizar tu identidad. De ahí su importancia y el por qué se te solicita la misma para firmar tus documentos en múltiples trámites electrónicos.
Independientemente de si seas persona física o moral, este trámite lo deberás realizarlo de forma presencial. De nueva cuenta, requerirás utilizar el servicio de solicitud de citas del SAT.
3. Certificado de Sello Digital (CSD)
Las personas físicas y morales que deseen emitir una factura electrónica, están obligadas a obtener su Certificado de Sello Digital (CSD), un documento electrónico mediante el cual el SAT garantiza la vinculación entre tu identidad y tu clave pública.
Primero, deberás generar un archivo de requerimiento de generación de certificado de sello digital (*sdg) mediante la aplicación Certifica.
Posteriormente, podrás enviar la solicitud para tu Certificado de Sello Digital para emitir factura electrónica directamente en el portal del SAT.
4. Timbres fiscales digitales
El timbre fiscal digital es una herramienta que el SAT utiliza para validar una factura electrónica, al expedirla a través de un facturador electrónico o un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Para cada factura electrónica o cancelación, necesitas un timbre fiscal, por lo que al contratar un servicio de facturación deberás contemplar también un paquete de timbres.
Por cierto, los timbres fiscales se componen de cinco elementos:
- Folio fiscal digital. Es un UUID (Identificador Universalmente Único, por sus siglas en inglés), el cual consiste en 32 dígitos alfanuméricos generados por el PAC y cuya función es dar validez del comprobante ante el SAT.
- Fecha. Es la fecha y hora de expedición del comprobante fiscal.
- Sello digital. Este es generado con el certificado de sello digital del emisor del comprobante y funge como la firma del emisor del comprobante.
- Certificado del SAT.
- Sello del SAT.
Si quieres obtener 5 timbres fiscales gratis al mes y paquetes de timbres adicionales a un bajo costo, te recomendamos el facturador electrónico de Bind ERP. Utilízalo gratis al dar clic aquí o en la imagen a continuación.
Consideraciones generales para emitir una factura electrónica
Ya con estos pasos previos, veremos cómo hacer una factura electrónica 4.0 de manera eficiente. Te sugerimos poner atención en estas buenas prácticas, a fin de llevar una contabilidad eficiente tanto para el SAT como para tu negocio.
- Solicitar solo los datos necesarios. Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario. ¡Olvídate de eso! El único dato obligatorio al facturar en línea es el RFC, domicilio y régimen fiscal.
- Dar seguimiento a la factura. Aunque no lo creas, un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Un buen sistema de facturación automatiza esta labor y te muestra, en un clic, el estatus de tus CFDI.
Y si un plazo de vencimiento se ha cumplido, ¡no temas recordarle al cliente sobre su pago! Si tu comprobante tiene como método de pago “Pago en una sola exhibición” (PUE), tendrás que cancelar tu factura electrónica, sustituirla y posteriormente emitir un comprobante de pago.
El llenado del CFDI 4.0
Toma en cuenta que, a diferencia de la versión 3.2 y 3.3, los CFDI 4.0 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos. Los principales son:
1. Tipo de factura
Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el ?Tipo de factura?. ¿Cómo elegir? Pues bien, sólo debes observar los criterios con los que se clasifican los comprobantes fiscales:
Comprobantes de Ingreso
Arrancamos con el comprobante fiscal más común. Cada venta se deberá facturar como un CFDI de ingreso, dirigida al RFC que te proporcione el comprador.
Y recuerda que cuando el cliente no pida factura electrónica, deberás registrar tu operación como venta al público en general, utilizando el RFC genérico XAXX010101000, según lo establece el Código Fiscal de la Federación.
Comprobantes de Egreso
Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y, en general, todas las salidas que registres en tu negocio. Su finalidad es restar un comprobante de ingresos para justificar una reducción en los ingresos.
Imagina que ofreces un descuento por pronto pago a tus clientes. Primero realizas la factura electrónica de ingresos por el monto esperado de la venta y, posteriormente, si el cliente paga antes y le realizas la bonificación, deberás emitir un CFDI de egreso para ampararlo.
Complemento de Pago o REP
Deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida. Se llena igual que cualquier otra factura electrónica, pero debes poner atención para capturar la información de pago en el apartado de ?Complementos?.
Adicionalmente, los comprobantes de pago siempre deberán llevar ?Documentos relacionados?, en los que añadirás el folio digital de la factura electrónica o CFDI que complemente el pago. Revisa este tutorial del SAT que lo explica a detalle.
Comprobantes de traslado
Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes. Simplemente amparan una mercancía en tránsito, es decir, que vuelven legal el traslado de productos.
Te recomendamos leer “La historia de la facturación electrónica en México”.
2. Uso de la factura digital
El SAT considera que el receptor puede darle al comprobante fiscal 22 posibles usos, dependiendo si son gastos, inversiones o deducciones.
- Los gastos se deducen únicamente en el periodo en el que son efectivamente pagados.
- Las inversiones se deducen solamente por medio de la depreciación.
- Las deducciones personales se aplican únicamente para la declaración anual de las personas físicas.
Es crucial que consignes el uso adecuado, ya que habrá consecuencias en el pago de impuestos, como se explica en este artículo de Experto PYME.
| Uso de CFDI | Descripción | Persona Física | Persona Moral |
| G01 | Adquisición de mercancías | Sí | Sí |
| G02 | Devoluciones, descuentos o bonificaciones | Sí | Sí |
| G03 | Gastos en general | Sí | Sí |
| I01 | Construcciones | Sí | Sí |
| I02 | Mobiliario y equipo de oficina por inversiones | Sí | Sí |
| I03 | Equipo de transporte | Sí | Sí |
| I04 | Equipo de computo y accesorios | Sí | Sí |
| I05 | Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental | Sí | Sí |
| I06 | Comunicaciones telefónicas | Sí | Sí |
| I07 | Comunicaciones satelitales | Sí | Sí |
| I08 | Otra maquinaria y equipo | Sí | Sí |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios. | Sí | No |
| D02 | Gastos médicos por incapacidad o discapacidad | Sí | No |
| D03 | Gastos funerales. | Sí | No |
| D04 | Donativos. | Sí | No |
| D05 | Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación). | Sí | No |
| D06 | Aportaciones voluntarias al SAR. | Sí | No |
| D07 | Primas por seguros de gastos médicos. | Sí | No |
| D08 | Gastos de transportación escolar obligatoria. | Sí | No |
| D09 | Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones. | Sí | No |
| D10 | Pagos por servicios educativos (colegiaturas) | Sí | No |
| P01 | Por definir | Sí | Sí |
3. Forma de pago
La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago. Existen más de 30 opciones en los catálogos del SAT; sin embargo, estas son las más comunes:
- 01 efectivo
- 02 cheque
- 03 transferencia electrónica
- 04 tarjeta de crédito
- 28 tarjeta de débito
- 99 por definir
4. Método de pago
El CFDI únicamente admite dos posibles métodos de pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido).
5. Clave del producto o servicio
Cualquier producto o servicio que ofrezcas, se encuentra en el catálogo con más de 52 mil claves que el SAT creó para la versión 4.0 de la factura electrónica.
Por supuesto, lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura. ¿Quieres dar un vistazo? Revisa el catálogo aquí.
—
¡Eso es todo! Ahora estás mejor preparado para emitir una factura electrónica, pero recuerda que si deseas crecer tu negocio, es importante que recurras a un proveedor de facturación.
Un ejemplo es el facturador electrónico de Bind ERP, una herramienta gratuita, completa y fácil de usar, que se actualiza de manera automática e incluye 5 timbres fiscales al mes.
Si además de aprender cómo hacer una factura electrónica sin errores, deseas una guía para emitir la nueva Factura 4.0, descarga el ebook gratuito en el enlace de abajo. Recuerda dejarnos tus comentarios. ¡Hasta pronto!
