Si administras un pequeño negocio, seguramente te has preguntado ¿cuántos usuarios de un sistema ERP debes contemplar? La respuesta no es universal, ya que varía según las necesidades y estructura de tu empresa.
En este artículo, recibirás orientación para tomar esta decisión y aprovechar al máximo las ventajas de un sistema ERP, garantizando una gestión eficiente en tu empresa. Así que, si estás listo para obtener claridad en este tema, sigue leyendo.
¿Por qué es importante el número de usuarios de un sistema ERP?
Antes de sumergirnos en los detalles, es fundamental entender por qué el número de usuarios en tu sistema ERP es un factor clave.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de administración que centraliza los datos y procesos de los negocios.
Ya sea de instalación local o en la nube, un sistema ERP permite la automatización, integración y flujo de información entre diferentes áreas, como ventas, compras, finanzas, inventarios y contabilidad.
Elegir la cantidad adecuada de usuarios de un software ERP influye en la efectividad y accesibilidad de la herramienta. Pero también en la seguridad de la información empresarial, por lo que es crucial que también elijas adecuadamente los niveles de permiso que vas a otorgar.
Factores para determinar el número de accesos
Para empezar, ¿qué aspectos deberías tomar en cuenta para saber cuántos usuarios de un sistema ERP necesitas?
1. Tamaño de la empresa y departamentos
El tamaño de tu empresa y la cantidad de áreas o departamentos desempeñan un papel esencial. Una empresa más grande con múltiples divisiones puede requerir más usuarios para garantizar que cada equipo tenga acceso a la información pertinente.
2. Roles y responsabilidades
Evalúa los roles y responsabilidades de los usuarios del sistema ERP. ¿Quiénes necesitan acceder al software para cumplir con sus tareas diarias? Asegúrate de asignar usuarios de manera eficiente, evitando saturar el sistema con usuarios innecesarios.
3. Niveles de permiso
Considera elegir un sistema ERP que te ofrezca la posibilidad de asignar varios niveles de permiso a los usuarios.
Por ejemplo, Bind ERP te ofrece un catálogo de permisos para que le proporciones a cada usuario la opción de ver o editar las funciones que necesita para cumplir su trabajo. Incluso, en Bind ERP puedes asignar permisos por grupo.
Por ejemplo, éstos son algunos de los permisos que puedes habilitar o deshabilitar para los usuarios de Contabilidad:
Ejemplos de permisos en Bind ERP
Contabilidad | |
Reportes: | Operaciones: |
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4. Escalabilidad
Asimismo, también es buena idea que consideres la escalabilidad de tu empresa. ¿Planeas que tu negocio crezca en el futuro? Es esencial elegir un número de usuarios que permita el crecimiento sin requerir cambios drásticos en tu sistema.
5. Usuarios externos
¿Trabajas con proveedores, clientes u otros socios comerciales que podrían beneficiarse del acceso al sistema? La inclusión de usuarios externos puede influir en la cantidad que necesitas.
¿Cuándo debes ajustar el número de permisos de tu ERP?
La flexibilidad es clave. Tu sistema ERP debe permitirte ajustar el número de usuarios según las necesidades cambiantes de tu negocio. Aquí hay momentos comunes en los que debes considerar realizar ajustes:
- Crecimiento del negocio: Si tu empresa experimenta un crecimiento significativo, es probable que necesites agregar usuarios para acomodar las nuevas demandas.
- Reducción de personal: Si hay cambios en tu equipo y roles se eliminan, puedes ajustar el número de usuarios para evitar licencias innecesarias.
- Proyectos temporales: Durante proyectos específicos, puedes requerir usuarios adicionales para trabajar en tareas específicas.
Por eso, Bind ERP maneja paquetes adicionales para que agregues usuarios a tu plan contratado Puedes consultarlos en la página de precios de Bind ERP.
¿Dónde puedes encontrar apoyo para esta decisión?
Consultar con un proveedor de sistemas ERP en México es una excelente opción. Estos expertos pueden evaluar tus necesidades y recomendarte un número de usuarios adecuado para tu situación.
La mayoría de los sistemas ofrecen asesorías y demos gratuitas para que conozcas sus funciones y puedas despejar tus dudas sobre los usuarios del sistema ERP que necesitas.
Además, investiga en comunidades empresariales y foros en línea para obtener ideas y consejos de otros administradores. Para tomar una decisión informada sobre el número de usuarios en tu sistema ERP, sigue estos pasos:
- Evaluación detallada: Analiza en profundidad las necesidades de tu empresa y los roles de tus empleados.
- Consulta a los usuarios: Obtén retroalimentación de los equipos que utilizarán el sistema ERP. Su perspectiva puede ser valiosa.
- Proyección de crecimiento: Considera la dirección en la que se dirige tu empresa y si planeas expandirte.
- Escalabilidad del sistema ERP: Asegúrate de que el sistema ERP que elijas sea escalable y permita ajustes flexibles.
La decisión que impulsa la eficiencia
En resumen, determinar cuántos usuarios debe tener tu sistema ERP es una decisión estratégica que influye directamente en la eficiencia y productividad de tu negocio.
Evalúa las necesidades presentes y futuras de tu empresa, el tamaño de tu equipo y los roles involucrados.
Mantén la escalabilidad en mente y busca apoyo de expertos en sistemas ERP. Recordando que la flexibilidad es clave, asegúrate de que tu elección respalde tus objetivos empresariales a largo plazo.
