Sin importar de qué tipo de empresa se trate, el departamento de compras será siempre una área clave, pues de esta depende la obtención de los recursos necesarios para satisfacer su demanda. De ahí la importancia de que aprendas a gestionarlo de forma exitosa.
Aunque sin duda se trata de uno de los departamentos más complejos, pues involucra múltiples y diversas tareas, coordinación con actores de otros sectores empresariales y un exhaustivo control interno de sus procesos, sí es posible optimizarlo.
¿Te gustaría saber cómo? Si tu respuesta es “sí”, ¡estás en el lugar indicado!
A continuación, te damos 6 consejos elementales para gestionar tu departamento de compras de forma correcta, con el fin de que obtengas mejores resultados de negocio. ¡Allá vamos!
1. Evita la rigidez en tus procesos de compra
En el mundo de los negocios, la planificación es de gran importancia. Los procesos de compra no son la excepción.
Y es que sin duda contar con aliados recurrentes en tu negocio, como establecer el uso exclusivo de una determinada línea de insumos y productos, resulta beneficioso.
No obstante, el mercado y la economía no son estáticos ni avanzan de forma lineal. Al contrario, constantemente surgen nuevos patrones, tendencias y cambios que alterarán su aparente estatus quo.
Por esa razón, es indispensable que evites gestionar y tomar decisiones con rigidez en el departamento de compras.
Aunque es importante que cuentes con ciertos proveedores, materia prima y mercancías como opciones predefinidas, debes estar dispuesto a realizar cambios cuando sea necesario.
Por ejemplo, si tienes un comercio al por menor que ofrece productos de consumo masivo, no puedes comercializar los mismos artículos durante todas las épocas del año. ¡Esto sería un grave error!
En algunas temporadas, los consumidores buscan productos específicos y, pese a que no los vendas regularmente, es importante que los tomes en cuenta en tus pedidos. Incluso, de ser necesario, es posible que requieras de nuevos proveedores.
Veamos un ejemplo: si comercializas alimentos y bebidas, resultará imperativo que durante la temporada navideña ofrezcas algunos productos relacionados a esta, ya sea por su presentación, diseño, estacionalidad o ingredientes.
Otro punto importante es que mantengas una evaluación constante del mercado.
Mantener una revisión periódica del mismo te permitirá encontrar proveedores emergentes que te ofrezcan una buena relación precio-calidad o que te brinden una mayor flexibilidad de pago. De ser así, nunca estará de más que busques concretar una nueva alianza comercial a favor de tu organización.
En otras palabras, evitar la rigidez significa que “no te debes casar” con ciertos proveedores y productos, aprender a salir de tu área de confort. Por algo es que el proceso de compras resulta una de las actividades que más amerita una renovación y mejora continua con el fin de brillar en tu empresa.
2. Gestiona el ciclo de vida de tus contratos
Ya que hablamos de evitar la rigidez, no podemos dejar fuera la gestión de contratos, pues es otro de los aspectos que determina la efectividad del departamento de compras de una compañía.
Es importante que tu equipo de trabajo analice de forma periódica estos documentos para reafirmar su viabilidad y rentabilidad para, de ser necesario, tomar medidas de ajuste que estén alineadas a los nuevos objetivos estratégicos de abastecimiento o a las necesidades específicas de tu empresa.
Identificar a tiempo cuando los términos de la relación con un proveedor no son los ideales te ahorrará problemas operativos y financieros.
Esto quiere decir, a su vez, que para gestionar de forma exitosa el departamento de compras de tu institución, tienes que fomentar la proactividad en tu personal.
Este concepto, muy utilizado en la psicología organizacional y en los recursos humanos, hace referencia a la capacidad que tienen las personas para tomar una actitud activa en los diferentes ámbitos en los que se desenvuelven, lo que conlleva prevención, análisis, adaptabilidad a los cambios y, sobre todo, disposición para hacer mejoras.
En cambio, la reactividad, que consiste en actuar luego de que las crisis son de gran magnitud, es una característica que debes evitar a toda costa si quieres que tu departamento de compras sea más eficiente.
3. Optimiza el flujo de comunicación
Para optimizar los departamentos de tu compañía, especialmente el de compras, necesitas contar con un flujo de comunicación constante, directo y eficiente.
Es importante que este equipo de trabajo esté bien informado y conozca de manera profunda y precisa los diferentes objetivos estratégicos de la empresa y sus valores.
De esa manera, podrá realizar compras de materia prima y productos que realmente contribuyan con el cumplimiento de las metas que tengas previstas y, además, satisfagan a la porción del mercado a la que te diriges.
Para lograrlo, el departamento de compras debe tener una línea de comunicación abierta y constante con diferentes áreas clave del negocio, como la de ventas y la gerencial.
En el caso del departamento de ventas, reúne información valiosa para la toma de decisiones de compra, como preferencias de los consumidores, precios de la competencia y tendencias del mercado.
Mientras tanto, la junta directiva y los gerentes son los encargados de determinar los objetivos generales y específicos de la empresa, los cuales también necesita conocer el departamento de compras para optimizar el abastecimiento.
4. Escoge adecuadamente a tus proveedores
Aunque ya hemos hablado un poco sobre la importancia de los proveedores para una organización, se trata de un punto muy valioso que es necesario abordar con profundidad.
Y es que de la elección de estos depende buena parte del éxito de la gestión del departamento de compras de una empresa.
Por esa razón, a continuación te explicaremos 5 factores que debes tomar en cuenta al momento de elegirlos.
I. Reputación
Cuando se trata de elegir proveedores, independientemente de si se trata de materia prima o productos para comercializar al por menor, la reputación es un aspecto esencial.
Es importante que tomes en cuenta a aquellos distribuidores o fabricantes que han consolidado una imagen positiva en el mercado y, por lo tanto, te favorecerán como aliados comerciales.
Por supuesto, esto no quiere decir que solo debes realizar transacciones y negociaciones con quienes ya cuentan con una gran experiencia y elevados niveles de penetración.
Las empresas emergentes, que apuntan a la expansión y consolidación, también son buenas aliadas.
Lo importante es que, independientemente de su tamaño y experiencia, el proveedor que elijas se caracterice por ser responsable, transparente y, sobre todo, por ofrecer una buena calidad.
II. Lapsos de entrega
Este es un aspecto clave al que debes prestar mucha atención.
Aunque ofrezca productos o insumos de calidad, un proveedor no te resultará útil si cuenta con lapsos de entrega muy largos o, incluso, suele incumplirlos.
Cuando se tienen alianzas con proveedores con estas características, eso es un reflejo de un trabajo deficiente del departamento de compras, ¡y tienes que corregirlo de inmediato!
Es necesario que fomentes la investigación y análisis del mercado entre los miembros de este equipo de trabajo para que encuentren a aquellos fabricantes, productores o distribuidores que te entregarán la mercancía de forma rápida y segura.
Desde el punto de vista del abastecimiento estratégico, la búsqueda de proveedores ágiles y responsables es una de las tareas fundamentales.
III. Estabilidad económica
Recuerda que, aunque debes evitar la rigidez, no está mal que cuentes con aliados tradicionales que te garanticen abastecimiento continuo y productos o materia prima de calidad.
Para que puedas elegir un proveedor que te resulte de provecho durante meses y años, es importante que evalúes la estabilidad económica de este.
Un productor, fabricante o distribuidor estable, desde el punto de vista financiero, se mantendrá operativo con el paso del tiempo y, en consecuencia, podrá cumplir con todos tus pedidos y acuerdos.
En cambio, si el proveedor enfrenta una crisis económica podría culminar con sus operaciones en cualquier momento, lo que lo llevaría a incumplir términos establecidos en el contrato e, incluso, dejar en espera un lote de mercancía.
IV. Flexibilidad de pagos
Existen muchas formas en las que el departamento de compras puede impulsar el crecimiento y la expansión de tu PYME.
Una de estas es al contratar proveedores que ofrezcan posibilidades de financiamiento o sistema de pago flexibles.
Adquirir grandes lotes de materia prima o productos terminados sin tener que pagarlos de inmediato será un gran apoyo para el desarrollo de tu empresa y el aumento de su penetración en el mercado.
Por otro lado, debes evaluar los costos extraordinarios que representa establecer una negociación con un determinado proveedor.
Por ejemplo, si este te ofrece financiamiento para la compra de mercancía, pero exige el desembolso de dinero para definir especificaciones de productos, agilizar los lapsos de entrega y obtener presupuestos y cotizaciones, tal vez no resulte del todo conveniente.
Por aspectos como estos, es indispensable que en el equipo de compras cuentes con trabajadores que comprendan los principios económico-administrativos y las finanzas de forma profunda.
V. Calidad
Lógicamente, este es uno de los factores en los que debe enfocarse el departamento de compras a la hora de elegir proveedores.
De nada sirve encontrar posibilidades de financiamiento y lapsos de entrega rápidos si no se adquieren insumos o productos de calidad que satisfagan a tu clientela.
Para determinar la calidad de los productos de un fabricante, además de realizar investigaciones de mercado, es importante que evalúes si este cumple con certificados y avales sanitarios y estatales.
También debes indagar sobre si sus productos o sistemas de producción cumplen con normativas mundiales de estandarización y gestión de calidad.
Las empresas que cuentan con esta clase de certificados son mucho más convenientes como opciones de abastecimiento, puesto que tendrás la garantía de que los productos que solicites no serán nocivos para el consumidor final, lo que podría originar problemas que, lamentablemente, involucren a tu PYME.
Si promueves la investigación, el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas y el estudio de variables financieras, el equipo de compras podrá encontrar proveedores con estas 5 características.
Recuerdas que contar con aliados comerciales con un perfil como este es algo fundamental para que tu negocio pueda alcanzar un crecimiento estable.
5. Utiliza un sistema ERP
Una de las señales que te indican si tu empresa necesita un Enterprise Resource Planning o ERP por sus siglas en inglés, es el descontrol en el departamento de compras de tu compañía.
Si te preguntas qué es un ERP, este es un sistema de administración que permite optimizar todos los procesos operativos y mejorar la productividad laboral de las empresas.
Por ello, si el funcionamiento de tu proceso de compras no es óptimo, la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales puede ser de gran ayuda para mejorarlo.
No por nada es una de las herramientas de gestión que son clave para las PYMES.
Este instrumento centraliza toda la información relevante de las diferentes áreas de tu organización para facilitarte la toma de decisiones, entre otros beneficios.
A continuación, te mencionaremos las ventajas que puede ofrecerte específicamente al momento de manejar tu departamento de compras.
I. Registra los gastos de manera automática
Para contar con seguridad y estabilidad financiera a mediano y largo plazo en tu empresa, tienes que ser organizado en el registro de todos los gastos que realices.
Por suerte, gracias a la implementación de un sistema ERP esta tarea resulta sencilla, ya que se realiza de forma automática.
El módulo de compras de este software añade, de manera inmediata, cada gasto a tu historial y, además, descarga la factura de tu proveedor.
Entre otras cosas, en la plataforma puedes visualizar el monto de las compras, el nombre del proveedor y el encargado de la captura, el número de documento y las fechas.
En caso de que accedas a materia prima, insumos y diferentes productos a través de financiamiento o crédito, puedes seguir de cerca el vencimiento de las cuentas por pagar y los montos pendientes.
Al contar con toda esta información a la mano, siempre tendrás los datos necesarios para evaluar los estados financieros básicos para las PYMES y, en consecuencia, identificar problemas en estos a tiempo.
II. Agiliza el proceso de compra
Uno de los beneficios de la automatización de procesos es que agiliza las tareas administrativas en la organización.
En el caso de las compras, los sistemas ERP ofrecen seguimiento y apoyo desde el momento en el que realizas un pedido hasta que ingresas la mercancía en el almacén, lo que hace mucho más rápido y efectivo el proceso de abastecimiento.
Una de las mayores ventajas es que el software asigna números de inventario de manera automática e identifica en cuál almacén se encuentra la mercancía.
Esta funcionalidad te resultará especialmente útil si piensas expandir tu negocio y, por lo tanto, se requerirá de mayor cantidad de materia prima, insumos o mercancía.
Para que los proyectos de crecimiento sean sostenibles, es importante llevarlos de la mano de un mayor control interno.
III. Ofrece un catálogo de proveedores
Contar con un catálogo de proveedores es otro de los grandes beneficios que te brinda un buen software ERP.
Gracias a esta herramienta puedes registrar a tus proveedores, definir qué tipo de productos te proporcionan regularmente y asignar cuentas contables asociadas.
Una vez que los tengas registrados en el sistema, los procesos de realización de pedidos serán mucho más sencillos y rápidos.
Por ejemplo, no te verás obligado a buscar el número de Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de tu proveedor cada vez que quieras solicitar insumos o mercancía.
Simplemente, realizarás el trámite de manera directa, desde la plataforma, y con todos los datos a la mano.
IV. Facilita la asignación de precios
Además de distribuir los productos entre los diferentes almacenes y saber, a ciencia cierta, la existencia de cada uno, es importante que cuentes con apoyo para definir los precios de estos.
Precisamente, se trata de otra de las funcionalidades de un sistema ERP de calidad.
Este software te facilita la asignación de las tarifas de tus productos, al igual que genera números y series de lotes de acuerdo con las disposiciones más recientes del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Al cumplir con las normativas de las autoridades también lo harás con los consumidores, algo a lo que siempre hay que apuntar para ser una empresa socialmente responsable.
V. Exporta el detalle de las órdenes de compra
Esto quiere decir que, además de saber adónde va tu dinero y contar con información de los proveedores, este tipo de herramientas te permiten tener acceso a datos detallados acerca de cada orden de compra que se genera.
Esto te resultará especialmente útil a la hora de realizar auditorías y facilitará el control interno en general.
Asimismo, esta funcionalidad hace que el departamento de compras de tu empresa puede evaluar su rendimiento interno constantemente y, sobre todo, mejorar su capacidad organizativa.
VI. Descarga e imprime códigos de barras
Para que los productos puedan cargarse al sistema, lo que permite tener un mayor control de estos, y este identifique su existencia y el almacén en el que se encuentran, necesitas códigos de barra.
Por ese motivo, un sistema ERP de calidad tiene la potencialidad de descargar e imprimir estas y otras etiquetas que te resultarán de mucha utilidad.
¡Bien! Ya conoces 6 de las ventajas que te brindará un software de este tipo si decides implementarlo para gestionar el departamento de compras y otras áreas de tu negocio.
Además de estos beneficios, un sistema ERP es sinónimo de libertad y flexibilidad, especialmente cuando este trabaja con la tecnología de la nube.
Al reducir muchas de las tareas que realizas de forma manual y agilizar los procesos de tu compañía, te brinda la posibilidad de pasar menos tiempo en la oficina y, en consecuencia, dedicarle más horas a otras actividades gratificantes.
Sí, esta solución tecnológica te permitirá pasar más tiempo con tus hijos e, incluso, estudiar nuevas oportunidades de negocio para expandirte como emprendedor.
6. Capacita al personal de compras
Si bien implementar una solución tecnológica de calidad, como un sistema de planificación de recursos empresariales, es un paso fundamental para gestionar correctamente tu departamento, es importante que capacites a tu equipo de compras.
Nunca olvides que todo recurso tecnológico necesita del análisis, interpretación y supervisión por parte del talento humano.
De hecho, te sugerimos contar con programas de formación enfocados al uso y la optimización de los diferentes recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa.
En este punto, es importante te apoyes de tu proveedor de soluciones tecnológicas. Idealmente, además de brindarte un software de calidad, este debe de apoyar a tus empleados a conocer y utilizar correctamente las funcionalidades del sistema para sacarle así el máximo provecho.
Se trata de un de punto clave de todo buen servicio de postventa: la inclusión de soporte y asesoramiento continuo.
Por otro lado, los programas de capacitación sobre las áreas administrativas y financieras siempre serán de mucho provecho.
Desde el punto de vista financiero, el departamento de compras es una de las partes fundamentales de la organización.
Es importante que el equipo de trabajo de esta área sepa interpretar información financiera e identifique cuando las operaciones son riesgosas o poco rentables.
Sumado a esto, es necesario que estés consciente de que formar a tus trabajadores involucra recursos valiosos para tu empresa, por lo que es fundamental que busques preparar con mayor profundidad a aquellos trabajadores que tengan un gran compromiso con tu negocio y busquen desarrollarse en este con el paso de tiempo.
Además, debes ofrecer remuneraciones competitivas y otros valores agregados que contribuyan con el poder adquisitivo y la calidad de vida de los empleados para que estos sean fieles a tu empresa.
También tienes que esforzarte por propiciar un clima organizacional saludable en el que todos los miembros del organigrama se sientan cómodos y, sobre todo, motivados a dar lo mejor de sí en busca de un bien común.
Lógicamente, aunque este tipo de políticas son muy útiles, puede ocurrir que un miembro clave del equipo de compras se marche de la organización por una u otra razón.
En esos casos, tu organización debe estar preparada, desde el punto de vista logístico, legal y financiero, para incorporar a nuevos trabajadores competitivos y con el perfil que necesitas para esta área fundamental del negocio.
Asimismo, para que tu compañía resulte un sitio de trabajo atractivo, en el que personas altamente calificadas quieran ingresar, debes proyectar una imagen de calidad, profesionalismo y competitividad ante el mercado, lo que conlleva una sólida identidad corporativa, servicios y productos de calidad, planes de expansión y responsabilidad social, entre otras cosas.
¡Bien! Si llegaste hasta aquí, ya conoces 6 valiosos consejos para gestionar el departamento de compras de tu negocio de forma exitosa.
Ten siempre presente que esta área es clave para la estabilidad financiera de tu compañía, el control interno y las posibilidades de expansión, así que optimizarla tiene que ser una de tus prioridades.
Afortunadamente, lo podrás lograr con la ayuda de la tecnología, específicamente de un sistema ERP, que a su vez facilitará que cumplas con otros consejos clave para tener una gestión exitosa, como la difusión de información y datos relevantes de tu organización.
Si te interesa seguir aprendiendo cómo optimizar el departamento de compras y otras áreas de tu empresa, visita nuestros recursos sin costo. Y si deseas recibir más contenido de valor para la gestión de tu empresa, ¡suscríbete a nuestro blog!
