El manejo de almacenes tiene una relación directa con la estabilidad operativa, la rentabilidad y muchos otros aspectos positivos en los negocios.
Por ese motivo, en este artículo compartiremos algunos de los consejos claves para optimizar este importante factor de la gestión de negocios.
¡Acompáñanos!
1. Define una estrategia de logística
Independientemente de si se trata de almacenes de materia prima o de mercancía, la logística tiene un impacto directo en la calidad de la gestión de los mismos.
Tomando en cuento esto, conviene definir estrategias de logística específicas, como:
Pequeña logística
Es especialmente útil para almacenes de tamaño modesto, de menos de 500 metros cuadros, que pertenecen a empresas que tienen alrededor de 50 pedidos diarios y que cuentan con 5 o menos personas dedicadas al manejo y la supervisión de estos.
Esta estrategia consiste, en primer lugar, en la segmentación de funciones, asegurándose de que cada miembro del equipo de trabajo tenga un rol específico dentro de la dinámica operativa diaria.
Por otro lado, la actualización de las existencias de productos o insumos se realiza conforme se realizan pedidos.
Logística estructurada
Se trata de una estrategia dirigida a almacenes más profesionales, con más de 50 pedidos al día y que demanden una rigurosa distribución de productos.
De acuerdo a este principio, las existencias del almacén tienen que dividirse en lotes y es necesario que existan, al menos, dos trabajadores con perfil de supervisión y coordinación.
Logística industrializada
Hablamos de una estrategia de logística especialmente dirigida para manejo de almacenes que tienen un elevado volumen de pedidos, incluso superior a los 1,000 al día.
La logística industrializada establece que es indispensable que la gestión de los mismos esté centralizada a través de una solución tecnológica.
A su vez, debe existir un director de logística que funcione como enlace entre los almacenes y las otras áreas claves del negocio, propiciando flujos de información eficientes y sustentables.
Externalización de logística
Esta estrategia solo es recomendable cuando el origen principal de la falta de rentabilidad en un negocio es la incapacidad de lograr un buen manejo de almacenes, presentándose problemas constantes como los extravíos y las pérdidas.
Simplemente, consiste en delegar esta tarea a terceros que sean verdaderos especialistas en el tema y que conozcan y empleen todas las tecnologías necesarias.
2. Implemente un sistema ERP
Independientemente de la estrategia de logística que selecciones y el tamaño de tu negocio, el uso de soluciones tecnológicas te resultará de gran ayuda, y aquí entran en juego los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
Pero, ¿qué hace tan especial a estas herramientas cuando se trata de gestión de almacenes? Para descubrirlo, analicemos algunas de sus principales funcionalidades:
Registro de operaciones en tiempo real
A través de estos sistemas tendrás la posibilidad de visualizar como varía la existencia de diferentes productos del inventario conforme se realizan solicitudes y ventas.
Automatización de tareas
Con solo ingresar números de serie y códigos, el sistema ERP realiza de manera automática tareas de actualización de información y registra nuevos datos y elementos de interés.
Generación periódica de reportes
Gracias a esta herramienta, el control operacional mejora de manera sustancial, pues supervisores y otros empleados claves tienen acceso constante a reportes periódicos que contemplan datos fiables y de interés.
Administración a distancia
Al trabajar con la tecnología de la nube, un buen ERP aloja toda la información de tus almacenes en servidores remotos. Así podrás acceder a estos datos desde diferentes lugares y dispositivos.
3. Optimiza el espacio e incrementa la seguridad
Este es uno de los consejos tradicionales para mejorar la gestión de almacenes, especialmente la de aquellos que experimentan problemas de pérdidas y extravíos.
Si bien han surgido nuevas tecnologías que tienen márgenes de error prácticamente inexistente, el control físico y tradicional no puede dejarse a un lado.
Optimizar el espacio conlleva realizar labores de limpieza, colocar las mercancías o insumos en una zona centralizada y de fácil acceso y mantener una iluminación ideal, entre otras cosas.
Así se incrementa la visibilidad y se propicia el orden. Además, existe menos riesgo de accidentes laborales y otros eventos inesperados.
Además, para evitar los robos hormigas, es necesario hacer ver que el almacén está muy vigilado, más allá de software y sistemas que, a veces, resultan intangibles para algunos empleados.
En este punto entra en juego la utilización de cámaras, la localización estratégica de alarmas y la contratación de personas encargadas exclusivamente de la seguridad.
Por supuesto, esto debe ir de la mano con políticas salariales atractivas y el desarrollo de un clima organizacional saludable, en el que se cultiven los valores, la integridad y la honestidad.
4. Optimiza la distribución de productos o insumos
Los elementos que forman parte del inventario de tu empresa no pueden estar distribuidos al azar o de manera aleatoria.
Las buenas prácticas de manejo de almacenes dicen que es importante organizar productos dependiendo de su clase logística y características. Por ejemplo, puedes destinarse una zona específica para aquellos que son livianos y delicados y otra para los más pesados o voluminosos.
También, es necesario establecer una zona prioritaria dentro del almacén para el stock de mayor rotación. Preferiblemente, la misma debe ser cercana al área de embalaje y a la de acceso de vehículos pesados y livianos que sirven de transporte.
¡Ya sabes! Si quieres optimizar el manejo de almacenes en tu empresa, es necesario que tengas una estrategia logística sólida y que utilices las mejores tecnologías disponibles, como son los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.
Tampoco olvides distribuir estratégicamente los productos o insumos y optimizar el espacio de trabajo en esta importante área del negocio.
En el caso de la implementación de un ERP, para hacerlo solo acude a proveedores y desarrolladores con experiencia en el mercado, que ya hayan propiciado el éxito de otros emprendedores y proyectos de negocio.
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Guía básica para el control de inventarios
