En toda empresa, el registro y control de mercancía tiene un impacto significativo en las finanzas, pues son procesos que impulsarán a obtener las ganancias necesarias para mantenerse en el mercado.
Además, estos procesos de control te permiten conocer el flujo de ciertos productos, en función de las necesidades de los distintos departamentos.
Los parámetros que debes tener en cuenta en tu sistema de control de inventarios
Existen varios parámetros a considerar al momento de definir tu sistema de control de inventarios. Los jefes de área deben estar conscientes que su labor de vigilancia es primordial. Este proceso determina la cantidad de productos en existencia, y también aquellos que están perdidos y merecen ser repuestos.
La evolución del valor de la mercancía es otro elemento a revisar con frecuencia, ya que te permite saber con exactitud las fechas de repuntes del costo de cada producto (en caso de que hayan ocurrido), y generar análisis estadísticos para tus reuniones directivas. De esta manera, podrás tomar decisiones administrativas relevantes para tu PYMe.
El sistema de control de inventarios es oportuno para toda empresa, como dueño esperas saber si hay o no mercancía estancada y en qué momento debes hacer una nueva inversión. Por ejemplo, en el caso de los productos perecederos deberá desarrollarse a corto plazo, mientras que cuando se trabaje con aquellos de larga vida, habrá más tiempo. Sin embargo, esto no deben ser limitante para ejecutar la revisión general con frecuencia.
El tiempo con el que deberás hacer la revisión general de los productos se hará cotejando lo que está en tu software para inventarios relacionado con el conteo físico de tus productos. Es la manera más real y fiable de garantizar que los procesos se estén realizando adecuadamente.
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¿Cuál es el rubro de periodicidad en tu sistema de control de inventarios?
Dentro de todo sistema de control de inventario, hay varias consideraciones de acuerdo al rubro que manejes:
- Cíclico: En esta etapa se emplea un programa de inventario perpetuo, que hace un seguimiento a la mercancía recibida y vendida, así como aquella que retorna a la tienda y después al fabricante. Se ejecuta de forma constante el ejercicio fiscal, sin entorpecer las labores diarias, en ciertas áreas o secciones.¿Qué significa esto? Al realizarse de forma aleatoria se obtienen datos numéricos actuales. Al usar este sistema, es necesario hacer un conteo de los artículos, ya que al tener control de las compras y entregas, habrá un panorama más confiable al final de año. Puedes hacerlo bimensual, trimestral o semestral.
- Periódico: Da un aporte al inventario cíclico desde un punto de vista sistemático, esto te permite conocer cifras reales de la mercancía extraviada o bien, la que tiene incidencia en la deducción de impuestos.
Si observas que hay muchos productos robados, es recomendable emplear con mucha frecuencia este control físico. Una de sus ventajas es que la materia prima o mercancía adquirida no entra como activo, sino en las compras, donde también caen las devoluciones. - Temporada: En el caso de las estaciones o cambios de época, se puede hacer este control de forma total o parcial. Por ejemplo, en el rubro de la ropa, cuya tendencia varía de forma constante y por deterioro, se desarrolla al final de cada ciclo. Apóyate en el inventario cíclico cuando se trate de los recuentos totales.
- Anual: Si tienes una empresa con pocos productos, puedes emplear este sistema, que se aleja de los recuentos de programas. Este tipo de inventario lo realiza un jefe de área y el bono de desempeño depende del resultado de este inventario.
Dependiendo del giro al que pertenezca tu empresa o PYME, debes analizar todos los factores que te ayuden a determinar cuál es la periodicidad más adecuada para realizar tu sistema de inventarios. Recuerda que como dueño, es importante que te involucres en cada parte del proceso, nadie conoce al negocio mejor que tú.
Mientras más rápido soluciones tu programa de inventarios, más tiempo podrás destinarle a otras áreas de la empresa.
