En el contexto actual, el trabajo a distancia ya no es solo una modalidad flexible para mejorar la calidad de vida de los empleados: es el esquema indicado para cuidar la salud de la población, sin detener las actividades productivas.
De forma total, o para sus funciones administrativas, cada vez más compañías están implementando el trabajo remoto este año, según diversos reportes. Además, la propia Secretaría de Salud ha impulsado este esquema como una alternativa a la suspensión de labores, a través de su “Guía de acción para los centros de trabajo ante el Covid-19”.
Sin embargo, el trabajo a distancia no es ninguna panacea. Igual que el esquema tradicional, debe responder a objetivos, utilizar herramientas laborales adecuadas y recibir retroalimentación oportuna para ser altamente productivo, como veremos en este artículo.
¿Qué son el trabajo a distancia y el home office?
El trabajo a distancia es toda labor realizada desde cualquier lugar, a través de las telecomunicaciones y otras herramientas digitales, según la definición de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
En concreto, el home office es una modalidad de trabajo remoto que se efectúa desde el hogar del trabajador. Surgió durante la década de 1970 en Estados Unidos, cuando la “Crisis del Petróleo” generó una escasez de combustible que dificultó los traslados de las personas.
Poco a poco, el trabajo a distancia fue ganando adeptos por su beneficio doble: mientras que las personas mejoran su propia calidad de vida, las empresas incrementan su productividad, como se explica en la investigación “Home office como estrategia para la motivación y eficiencia organizacional”.
Ventajas y desventajas del trabajo a distancia
En Europa y Norteamérica, el home office se implementó desde sus orígenes. De hecho, hay más de mil empresas registradas con operaciones compartidas entre México y Estados Unidos, que operan al 100 por ciento con trabajo a distancia, según la Asociación Mexicana de Directores de Recursos Humanos (Amedirh).
Sus beneficios están tan estudiados, que se le considera como una de las mejores estrategias de negocio para las empresas. Entre sus principales ventajas, destacan:
- Ahorro de tiempo y dinero. Al eliminar el tiempo de los traslados, los trabajadores mejoran su calidad de vida. Al mismo tiempo, las empresas ahorran una parte considerable de sus costos fijos
- Organización y productividad. Este ahorro de tiempo permite a los empleados ser más organizados y productivos, de acuerdo con el informe de la OIT Eurofound (2017).
- Motivación. Los colaboradores perciben el beneficio del home office como un reconocimiento a su trabajo.
- Flexibilidad. Los trabajadores obtienen flexibilidad y autonomía.
Por otro lado, los argumentos en contra del trabajo remoto más comunes son:
- Pérdida de enfoque. Si no están motivados, los trabajadores pueden desconcentrarse con facilidad de sus funciones o tener dificultades para ser productivos, a falta de constancia.
- Afectaciones anímicas. Las personas más extrovertidas y sociables corren el riesgo de sentirse aisladas, especialmente si viven solas.
La importancia de medir la productividad del trabajo a distancia
Para desarrollar al máximo sus beneficios y evitar sus desventajas potenciales, es indispensable que el trabajo remoto esté dirigido hacia objetivos claros de productividad y sea evaluado en función de ellos.
Como dijimos líneas arriba, la productividad del home office llega a ser superior a la del esquema tradicional cuando se cumplen condiciones básicas, relativas al trabajador en sí (perfil y funciones de su puesto) y a la empresa en su conjunto (protocolos de comunicación, objetivos bien definidos y orientados hacia indicadores).
En el trabajo a distancia, medir la productividad es aún más crítico que en el esquema presencial, por dos razones principales:
- Permite a la empresa conocer los niveles de desempeño de los colaboradores.
- Ayuda a los trabajadores a organizarse y desempeñarse con certeza, pues conocen con claridad los resultados que se esperan de su trabajo.
Recomendaciones para las empresas
A partir de la experiencia de miles de empresas que han trabajado y crecido mediante el home office, y que se ha documentado en artículos y casos de estudio, presentamos aquí algunas recomendaciones para incentivar la productividad en la modalidad del trabajo a distancia:
1. Definir los indicadores de productividad. Las métricas de desempeño de cada puesto de trabajo están en función de los objetivos generales de la compañía. Algunos ejemplos de indicadores son:
- Satisfacción del cliente
- Tiempo trabajado
- Velocidad de entrega
- Facturación
- Resultados por objetivo o proyecto
- Productividad
- Avance de proyectos
- Unidades de trabajo entregadas
- Visitas virtuales o reales a clientes
- Tickets solucionados y en proceso
2. Implementar las herramientas necesarias para mejorar la productividad laboral. Por supuesto, el trabajo a distancia es imposible sin el uso de tecnologías de información. Y entre más avanzada esté una empresa en su transformación digital, más sencillo le será el trabajo remoto. Para este fin, existen plataformas y aplicaciones en la nube, que cumplen funciones de:
- Administración de proyectos
- Gestión del tiempo
- Seguimiento de tareas
- Comunicación instantánea
- Colaboración en tiempo real
- Almacenamiento de archivos
- Administración
- Reclutamiento
- Productividad
- Atención al cliente
- Programación en equipo
- Soporte técnico
- Seguimiento de ventas
Y la lista podría seguir. Por ejemplo, entre las herramientas administrativas que permiten gestionar un negocio en tiempo real está Bind ERP, un software de administración y facturación en la nube que habilita a las empresas para llevar estas funciones desde cualquier lugar.
- Establecer protocolos de comunicación y administración. A nivel organizacional, así como por áreas, es importante establecer los canales de comunicación.
- Definir los mecanismos en que se deberá retroalimentar el trabajo a distancia, un aspecto clave para la productividad y el desarrollo del talento humano.
- Implementar prácticas de documentación. En el trabajo a distancia, es crucial grabar y documentar las juntas virtuales y llamadas, para tener evidencia de los acuerdos y que todos tengan la información de referencia a la mano.
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