La experiencia inicial de un colaborador es determinante para su desempeño en la empresa. De ahí la relevancia y el papel estratégico del onboarding.
Que todo cambia no solo es el título de una canción popular, sino que es un hecho es real y constante.
En los últimos años, las áreas de Recursos Humanos están más conscientes que nunca de la importancia del onboarding y su peso en para una administración estratégica.
Cuando los cambios se realizan por vocación y no por obligación, tienen menor costo y son más fluidos, generando resultados más favorables.
¿Qué es onboarding?
Onboarding es un conjunto de prácticas que conducen a los colaboradores de nuevo ingreso a integrarse a la empresa. La finalidad es ayudar en el proceso de adaptación empresarial de una forma más rápida y sencilla.
Una buena ejecución del onboarding beneficia a todos los aspectos de la empresa generando una mejor experiencia con el cliente, disminuyes las tasa de rotación y tus equipos de trabajo se vuelven más productivos.
Un proceso de onboarding efectivo aumenta la retención hasta un 82% y la productividad hasta un 70%, de acuerdo con Zavvy.
¿Cuáles son las fases del proceso de onboarding?
La línea de tiempo para aplicar el onboarding comienza desde que el candidato acepta la oferta laboral hasta su transición a sus labores y se divide en 4 fases:
Fase 1: Durante el proceso de selección de candidatos
Desde que se escribe la vacante, se debe plantear la filosofía corporativa; los objetivos organizacionales y las metas del puesto; así mismo, desde la entrevista es necesario explicarle al candidato las políticas de la empresa, sus funciones y lineamientos en general que deberá seguir.
ð¡ðð¼ ¿Quieres atraer personal eficiente? Te recomendamos leer: Selección de personal eficiente.
Fase 2: Primer día de trabajo
Es un día emotivo y de muchas ilusiones. Personaliza la bienvenida a la empresa con una tarjeta firmada por todo tu equipo, un ramo de flores o incluso un video donde todos anuncien su entusiasmo por recibir al nuevo colaborador.
Así mismo, una buena práctica es mandar un email a todos los integrantes de tu empresa para informar el nombre completo y a qué área se incorpora.
También puedes anunciarlo en las redes sociales; incluso puedes realizar una breve biografía con la foto del nuevo colaborador.
Además de la bienvenida, es fundamental la inducción; es decir, explicar cuáles son las funciones y alcances del puesto; así mismo, los datos esenciales, horarios, descanso y la presentación a cada integrante de tu equipo de trabajo.
Todo lo anterior se debe presentar en un documento, el cual lo puedes entregar en físico o enviarlo por e-mail. Otra opción es enviar un video con todas las instrucciones para tener un fácil acceso a toda la información.
Fase 3: Primera Semana
En esta fase, el onboarding comienza con la retroalimentación. Asigna un tiempo en un lugar tranquilo y pregúntale a tu nuevo colaborador cómo se ha sentido y si cuenta con todas las herramientas necesarias para realizar sus actividades de forma óptima.
Es el momento de indagar el sentir de tu colaborador, es una parte importante, porque podrás descubrir si realmente dispone de los recursos necesarios y/o si tiene acceso a todos los sistemas y conocer si su experiencia ha sido favorable.
Fase 4: 1 mes en adelante
Después del primer mes, reúnete nuevamente y pregúntale qué tan satisfecho está con la empresa o si es necesario hacer algunos ajustes con la finalidad de hacerlo sentir mejor.
Aumenta su motivación y el sentido de pertenencia al involucrarse en diversas actividades en tu empresa.
Conversa acerca de los proyectos que tu empresa comenzará a efectuar y hazle saber que tu empresa está abierta a escuchar cualquier propuesta.
¿Cómo realizar el onboarding digital?
Una vez firmado el contrato de trabajo, una buena práctica es realizar el llamado «pre-boarding», que consiste en proporcionar al trabajador información valiosa, previo a su primer día de trabajo.
Realiza un pre boarding digital en donde incluya toda la filosofía corporativa, objetivos empresariales y lineamientos en general.
Debes asegurarte de colocar información adicional a la que se puede leer en tu sitio web. Haz un formato interactivo con texto sintetizado.
Llama a tu equipo de trabajo y permite que los integrantes hablen por sí mismos acerca de sus labores e intereses fuera del área laboral.
Ejecuta un plan e incorpora pequeñas sesiones digitales con pausas para el café; incorpora anécdotas de la empresa y cómo ha sido trabajar con tu equipo de trabajo, destacando algunos logros con la finalidad de incentivar al nuevo colaborador.
â ð» Si buscas disminuir la fuga de talento en tu empresa, te recomendamos leer: 5 tips para mantener a tu equipo de trabajo motivado.
Muéstrale todas las herramientas digitales y enséñale con infografías los pasos que debe usar para utilizarlas.
Evita saturar de instrucciones con varios materiales en PDF o en PowerPoint, porque probablemente tu colaborador no volverá a abrirlos. Crea formatos con elementos interactivos y visuales para facilitar la comprensión del nuevo colaborador
Haz un onboarding más interactivo
La incorporación en el trabajo remoto debe ser simple, sintetizada y ágil. Realizar módulos concretos y mantenerlos disponibles para un repaso si es necesario.
Si existen dudas, añade con quiénes puede dirigirse para aclararlas.
Por lo general, debe existir un compromiso de incorporación de 90 días con una lista de verificación.
Incluye la retroalimentación a los primeros 30 días, en la cual debes solicitar comentarios acerca de cómo se ha sentido, cómo calificaría su experiencia y si tiene los recursos necesarios para lograr cumplir con las metas de la vacante.
Es importante que dentro del proceso de onboarding le presentes a un compañero profesional que pueda acompañar a tu nuevo colaborador para despejar todas las dudas y logre una incorporación más rápida y segura.
Además, es fundamental crear un centro de conocimiento, si en prácticamente todas las empresas digitales tienen las preguntas más frecuentes, el mismo proceso se puede incorporar de forma interna para que los nuevos colaboradores puedan encontrar sus respuestas; lo cual permite ahorrar tiempo.
En el centro de conocimiento puedes incluir las responsabilidades de tu equipo de trabajo, el software para la gestión de tu empresa, el reglamento interno; así como el manual del empleado.
Utiliza la gamificación; es decir juegos de computadora para aumentar la motivación y acelerar el aprendizaje. Convierte el aprendizaje en una actividad atractiva y divertida; además fomenta la participación de todo el equipo, logra la motivación y fomenta la creatividad despertando la imaginación y la capacidad de análisis.
Para crear un ambiente totalmente interactivo con un diseño visual para generar una experiencia amigable e incentivar el aprendizaje, puedes utilizar las herramientas: Genially, Flippity.
Otra forma de aplicar el onboarding es realizar micro aprendizajes, los cuales son fragmentos pequeños que no rebasan los 5 minutos para lograr explicar un proceso operativo.
Tips Bind: Si tienes programado algún evento social, puedes invitar a tu nuevo colaborador antes incluso de su primer día, con la finalidad de facilitarle la integración.
Conclusiones
La rotación de los colaboradores impacta de manera negativa en la productividad y rentabilidad de cualquier organización.
Se elevan los costos de contratación, los empleados se desmotivan y en general, se debilita la empresa como marca empleadora.
Por ello es importante implementar un proceso de onboarding bien planeado y estructurado, con objetivos y contenidos claros para conseguir el sentido de pertenencia desde el primer día.
