La planificación de proyectos es una de las etapas de la gestión de proyectos; en ella se proyectan las expectativas de ejecución, objetivos, recursos y responsables, entre otros.
El objetivo principal de la planificación de proyectos es asegurar la productividad para finalizar el proyecto con éxito.
La gestión de proyectos es un aspecto indispensable para cualquier empresa o negocio; sin importar su tamaño, las empresas que planifican tareas se vuelven más productivas porque no reaccionan para resolver fallas, sino que se anticipan a ellas mediante una estrategia diseñada con antelación.
Su importancia es tal, que existen diversos métodos de planeación como la metodología Scrum o Agile y formatos como el diagrama de Gantt que facilitan esta actividad.
Aunque esto no quiere decir que se anulen por completo las fallas o errores, sino que se pueden anticipar situaciones que pongan en riesgo el éxito de los proyectos.
En este contenido, hablaremos sobre algunos aspectos importantes en la planificación de proyectos y buenas prácticas para llevarla a cabo tu empresa. Empecemos por explicar un poco qué implica la planificación dentro de las organizaciones.
¿En qué consiste la planificación de proyectos?
Las estrategias de planificación sirven para llevar a cabo actividades y proyectos dentro de las empresas. Ayuda a determinar las etapas de un proyecto y prepara el terreno para su desarrollo.
En la gestión de proyectos, la planificación es una de las etapas iniciales y da pie a la ejecución, lo que le da mucha relevancia.
Etapas de la gestión de proyectos o tareas:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Supervisión
- Conclusión o cierre
Principales metodologías para la planificación de proyectos
- Metodología ágil o agile
- Metodología Scrum
- Metodología Kanban
- Método cascada o waterfall
- Metodología Lean
- Método de la ruta crítica
¿Cómo hacer la planificación de proyectos en una empresa?
- Entiende las necesidades del proyecto
- Define los alcances del proyecto
- Estipula el periodo de tiempo
- Analiza los recursos necesarios
- Calcula el presupuesto
- Determina las actividades
- Asigna responsables
- Crea un cronograma de trabajo
- Monitorea constantemente el avance y resultados
Estos son los nueve pasos clave para planificar un proyecto. Ahora veamos cada uno de ellos a detalle.
1. Entiende las necesidades del proyecto
El paso inicial de cualquier proyecto, independientemente de su naturaleza, es entender la problemática a solucionar o el objetivo principal. Aquí se visualiza el escenario de manera macro para, posteriormente, pasar a lo micro (las actividades específicas).
Al realizar esta actividad, podrás obtener la información necesaria para delimitar los alcances del proyecto y evitar perder el foco.
2. Define los alcances del proyecto
Los alcances están muy ligados con los objetivos y permiten identificar hasta dónde llegar con el proyecto, lo que impide gastos innecesarios o pérdidas para las compañías.
En este punto, las partes comienzan a hablar sobre tiempos y delimitación de las etapas. Generalmente, este paso y el anterior son procesos que se llevan a cabo en equipo con datos y argumentos que sostienen la efectividad del proyecto.
3. Estipula el periodo de tiempo
Puede ser que un proyecto sea indeterminado o que se planee ejecutar en un periodo determinado de tiempo. Esto debe quedar claro al principio para calcular los recursos y el presupuesto necesario.
También es importante determinar el tiempo de realización de cada etapa para posteriormente realizar un cronograma de trabajo.
4. Analiza los recursos necesarios
Cuando se tiene la información sobre los alcances del proyecto y una idea más clara de las etapas o la estructura general que tendrá, es necesario analizar la cantidad de recursos humanos, físicos y tecnológicos que se necesitarán para cumplir tiempos y expectativas.
5. Calcula el presupuesto
Este paso es pieza clave, después de analizar todas las variables de tiempo, recursos y alcances podrás obtener un presupuesto estimado. Esto ayudará a determinar la inversión y el retorno de inversión que implica el proyecto, así como buscar financiación en caso de ser necesaria.
6. Determina las actividades
Las actividades madre o principales te ayudarán a dibujar mejor la estructura del proyecto, más adelante podrás desglosarlas en tareas más pequeñas y definir subtareas, lo que te permitirá distribuir la carga de trabajo y designar responsables.
7. Asigna responsables
Los roles son indispensables para el trabajo en equipo, un proyecto necesita responsables de ciertas actividades que reporten a un líder de proyecto.
El liderazgo no significa observar desde afuera y dar órdenes, sino involucrarse con el proyecto y el equipo. De esta forma cualquier error, bloqueo o incidente pueden detectarse con mayor facilidad, pues cuatro ojos funcionan mejor que dos.
También se evitan conflictos si todos los involucrados conocen sus actividades, responsabilidades y capacidad de decisión desde la planificación. En caso de que cada actividad tenga un entregable, la persona responsable tiene conocimiento de cuál es la expectativa de su tarea o rol.
8. Crea un cronograma de trabajo
Cuando se han determinado las actividades, responsabilidades y roles del proyecto, es momento de llevar todo esto a un calendario de trabajo que incluya fechas de entrega y detalle los entregables que se esperan al finalizar cada tarea.
En este punto, es muy importante contemplar las dependencias que tienen todas las actividades porque un mal cálculo podría arruinar la planificación inicial. Las tareas que tienen dependencia de otras tareas deben considerarse de manera escalonada.
9. Monitorea continuamente el avance y resultados
El monitoreo de las actividades y la comunicación constante entre los implicados es de suma importancia para el éxito de los proyectos y la rentabilidad de un negocio.
Un factor común en la mayoría de las metodologías para la planeación de tareas es que se realizan reuniones de seguimiento donde se comparten fallas, retrasos, dificultades, avances y hallazgos. Estas reuniones dan visibilidad a todo el equipo y ayudan a determinar si la estrategia necesita ajustes para alcanzar las metas.
Ejemplo de planificación de un proyecto
Pongamos un ejemplo de planificación de tareas en una empresa de 20 empleados. El proyecto está previsto con el objetivo de generar más seguidores e interacciones en las redes sociales de la empresa.
- Alcances del proyecto: Crear y ejecutar la estrategia de comunicación para redes sociales con el objetivo de conseguir más seguidores e interacciones. El proyecto será permanente y se considera una parrilla de 60 piezas de contenido al mes.
- Recursos: Una persona dedicada en generar contenido y responder las interacciones de la comunidad (community manager), plantillas para stories de Instagram que optimizarán tiempo y costos de producción (ya que no se cuenta con diseñador gráfico), presupuesto para campañas de pago.
- Presupuesto: Aquí se contempla el salario del community manager y líder del proyecto, así como el presupuesto para las campañas de pago.
- Actividades: Enlistar las actividades generales. Para nuestro caso hipotético, algunos ejemplos de actividades serían:
- Realizar X contenidos a la semana, publicar X contenidos en cada red social al día, responder comentarios y mensajes, creación de una campaña trimestral, análisis de resultados y reporte mensual.
- Calendario de actividades: El calendario puede ser un documento que se genere manualmente, con ayuda de una plantilla o con una herramienta de gestión de tareas, este documento también incluye los responsables de cada actividad.
- Monitoreo: Juntas semanales para revisar avances, resultados y organización del equipo.
Para concluir
Ahora que conoces las etapas de la planificación de proyectos y la importancia de planear para optimizar las compras y evitar el gasto inadecuado de los recursos de una organización, podrás implementarlo en tu negocio.
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