Cuáles son los indicadores de calidad en una empresa

Los indicadores de calidad son sensores que permiten crecer de forma ordenada y previsible, así como operar de manera más eficiente.

Establecer indicadores de calidad como un procedimiento continuo permitirá un crecimiento ordenado y previsible en tu empresa. También para el éxito nos debemos preparar. 

¿Cuáles son los indicadores de calidad y qué beneficios obtienes para tu empresa? 

Antes de explicar los indicadores de calidad; es importante señalar el concepto:

Calidad es el rendimiento según las expectativas y una adaptación funcional para ciertos propósitos previstos; es decir, es el cumplimiento de todos los requisitos de un producto o servicio que logra satisfacer plenamente.

Los indicadores de calidad son un conjunto de herramientas para gestionar, monitorear, controlar y medir los procesos relacionados a la calidad. Cumplir con las expectativas del cliente es una labor imprescindible para que la empresa alcance los objetivos organizacionales. 

Un ejemplo pueden ser las entregas a tiempo; pero no nos adelantemos y lee lo siguiente: 

Cuando se utilizan los indicadores de calidad, es sumamente importante visualizar, obtener y acceder de forma periódicamente a datos precisos y confiables; ¿Esto cómo lo puedes lograr? 

Muy sencillo: Implementa un sistema para automatizar tus procesos operativos con reportes de análisis del área de producción, comercial, financiera y más, para establecer cuáles son los indicadores de calidad idóneos para tu empresa. 

Beneficios de los indicadores de calidad 

Descubre las bondades de aplicar indicadores de calidad:

• Te ayudan a analizar el rendimiento de la situación actual de tu empresa 
• Permiten desarrollar planes de acción para detectar áreas de oportunidad y mejorar resultados en áreas específicas
• Evalúan el progreso en el logro de los objetivos de mejora
• Brinda mayor control de los procesos operativos, sea cual sea el sistema de producción
• Señalan una guía para la creación de medidas preventivas y correctivas 
• Fomentan una mejor experiencia hacia los clientes

¿Dónde debes implementar los indicadores de calidad? 

Puedes comenzar a implementar los indicadores de calidad en los procesos de mayor exigencia y/o en los procedimientos donde la influencia sea relevante respecto a los resultados. Por ejemplo, el servicio que le brindas al cliente. 

Incluye un sistema de feedback y gestión de no conformidades, para conocer la opinión de tus clientes y aplicar diferentes medidas para mejorar la experiencia de compra. 

¿Pero cómo comenzar? 

Primero, es importante empezar ordenar las cosas e identificar todos los procesos para implementar los indicadores de calidad por procesos y no por áreas, como comúnmente se realiza.

Elabora una lista de los principales procesos de tus áreas, como Administración, Compras, Almacén, no los nombres como: Facturación o Cuentas a Cobrar; porque son los subprocesos o las actividades de los procesos. 

Realiza las siguientes preguntas:

¿Qué se puede medir? ¿Es útil y relevante las métricas que proporciona, además de ser alcanzable su implementación y realistas sus costos?

¿Los resultados cómo pueden contribuir a la aplicación de mejoras y en cuánto tiempo obtendremos la información? ¿Qué partes del proceso intervienen? ¿Quiénes serán los responsables de la toma de datos?

Organiza la información en un cuadro de mando donde se explique la situación actual de la empresa y considera las áreas en tu empresa. Te brinda una visión general y objetiva que te ayuda a establecer los indicadores de calidad necesarios para tu negocio. 

🟠👉🏼 Si estás buscando cómo mejorar los procesos de tu empresa, lo siguiente te puede interesar: 8 maneras de mejorar el control de producción en tu empresa

Además, puedes ordenar los procesos en un diagrama general de acuerdo a la siguiente clasificación: 

• Procesos estratégicos: Los debes de ubicar en la parte superior y son todos los lineamientos a seguir; es decir las estrategias. 
• Procesos clave: Componen toda la parte productiva como Ventas, Producción, Entrega, Control de Calidad, entre otros.
  Indica cómo fluye la información apoyándote de flechas para interconectarlos desde que el cliente determina sus requerimientos hasta que se entregan los productos o servicios.
• Procesos de soporte: En este rubro se incluye los procesos como Recursos Humanos, TI y Mantenimiento. 

Ejemplo de diagrama: 

Es un ejemplo con solo algunos de los procesos; sin embargo, puedes colocar más procesos en función de lo que necesites medir. 

Puedes utilizar varias herramientas para organizar y obtener la información necesaria: 

• Diagrama de causa y efecto.
• Hoja de verificación.
• Gráficos de control.
• Histograma.
• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de dispersión
• Estratificación.

Asigna un responsable de cada proceso

Comienza a implementar tus indicadores de calidad de rendimiento o KPI. 

Los resultados siempre se deben de evaluar para cambiar y realizar los ajustes necesarios; esto será de mucha utilidad cuando requieras desarrollar la política de calidad. 

No definas muchos indicadores

La generación de información, su organización y análisis conlleva tiempo; comienza con pocos para asegurar mayor control e identificar fácilmente los cambios pertinentes. 

Define los indicadores en equipo

Cuando defines los indicadores de calidad con los líderes del proceso; te aseguras de establecer metas reales y acordes a los objetivos organizacionales y la naturaleza del proceso.

Por ejemplo, un indicador de ventas muy alto puede ser adecuado para el proceso comercial; sin embargo, alto para la capacidad del proceso de producción. 

Claridad y precisión en los indicadores de calidad

Todos los indicadores deben tener como resultado un número o una calificación. Evita el bueno, regular o malo.

Recuerda que los KPI deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados a un tiempo específico). 

¿Cuáles son las características para implementar indicadores de calidad en los productos o servicios?

Para los productos o servicios debe contener las siguientes características:

1. Viables: Permite obtener de una forma práctica los costos proporcionales de cada producto.
2. Válidos: Son todos los aspectos que se relacionan en cuanto a la fabricación, distribución y comercialización.
3. Comparables: Análisis comparativo por áreas, momentos en el tiempo y diferentes resultados al momento de incorporar una o más variables en los productos. 
4. Cuantificables: Que se puedan medir
5. Relevantes: Puedes comenzar por los productos más vendidos. 

Recomendaciones para la gestión a través de los indicadores de calidad

Toma en cuenta lo siguiente: 

• Crea un plan de gestión y seguimiento orientado a la mejora continua.
• Integra sistemas de calidad en la estrategia corporativa.
• Haz que todo tu equipo tenga una participación activa.

Para efectuar el análisis de resultados debes de revisar periódicamente los datos obtenidos, proponer acciones correctivas que permitan implementar los planes de mejora.

Vuelve a formular si la información obtenida te apoya a la toma de decisiones. Puedes modificar el indicador o eliminarlo.

5 ejemplos de indicadores de calidad 

1. Cobertura: Es la proporción entre el número de productos disponibles y el número de personas que demandan la necesidad. Es un indicador que buscan la información en forma masiva en los consumidores; sin embargo, cada empresa determinará su cobertura en función a su propio mercado.

2. Eficacia: Es la relación entre un producto disponible y la necesidad para producirlo; si no existe una satisfacción del cliente; entonces la adquisición del producto manifiesta un indicador negativo; por lo tanto, el proceso es fallido.

3. Valoración de ventas: Un indicador recurrente es el volumen de ventas para medir la calidad de un producto; no obstante puedes vender mucho; aunque el producto no sea necesariamente de buena calidad.

4. Satisfacción del cliente: Es el proceso que evalúa el grado de conformidad de los clientes.

La venta no garantiza la satisfacción. Cuando implementas este indicador, tu empresa debe colocar diferentes canales para obtener la retroalimentación con la finalidad de adaptar la etapa de postventa; la cual es crucial para aplicar las mejoras y el área de producción. 

5. Competitividad: La clave es el diferenciador y el nivel de adaptación a la dinámica del mercado; además la capacidad para implementar en la innovación y la reacción a los diferentes cambios del entorno.

Un producto que no puede competir; por lo general manifiesta poca calidad. 

Ejemplos de indicadores de calidad

Recursos Humanos

Objetivo: Reducir la rotación de personal en un 5 % 

Indicador de calidad: Número de salidas/ efectivos totales 

Recursos Financieros 

Objetivo: Reducir las horas de espera por mantenimiento de las máquinas 

Indicador de calidad: Tasa de utilización de una maquinaria. Plazo de Intervención.

Sistemas de información

Objetivo: Actualizar los manuales técnicos de los productos más vendidos

Indicador de calidad: Días de retraso de la información actualizada. 

Área comercial

Objetivo: Incrementar el 5 % de los cierres en el siguiente trimestre

Indicador de calidad: Tasa de ofertas convertidas en pedidos. 

Compras 

Objetivo: Reducir el número de inconformidades con proveedores 

Indicador de calidad: Cumplimiento con las especificaciones y los plazos en la entrega de los productos.

Producción

Objetivo: Aumentar la satisfacción de los productos en un 5%

Indicador de calidad: Tasa de no conformidad de los productos o servicios entregados. 

Conclusiones

Es indispensable el desarrollo de indicadores de calidad para lograr una estructura medible en tu empresa que logre identificar y ayudar a mejorar los resultados.

La clave es transformar la información obtenida en mejoras tangibles. 

La capacidad de respuesta que tu empresa debe tener hacia tus clientes es inmediata, para lograrlo debes optimizar tus procesos y manejar estructuras medibles que puedan orientarte a implementar actividades para mejorar tu operatividad.

Esto lo puedes hacer de la forma más fácil y segura: Bind, un sistema de inteligencia empresarial para gestionar toda tu negocio. 

¿Quieres saber más de indicadores de calidad? Contáctanos: ¡Queremos escucharte y ayudarte! 

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