Desde siempre, mucho del éxito de una empresa pasa por su capacidad de gestionar el tiempo en sus procesos internos, ya que una adecuada administración permite aprovechar al máximo los recursos disponibles y optimizar la productividad.
Siendo así, hoy hablaremos de algunos procesos, herramientas y estrategias accesibles y simples que ayudarán a que tus empleados y tu empresa como un todo puedan gestionar mejor su tiempo y así llegar a los objetivos en los tiempos establecidos.
3 procesos organizacionales para optimizar la gestión de tiempo
Cuando se trata de gestionar el tiempo de manera efectiva, es crucial establecer procesos que brinden una estructura clara y definan responsabilidades.
La razón de ello es que ellos ofrecen bases y pasos precisos para el cumplimiento de objetivos con una cantidad óptima de tiempo y recursos según las capacidades actuales de la organización. Entre estos procesos tenemos:
Planificación estratégica
La planificación estratégica se ocupa de definir metas claras, establecer plazos de cumplimiento de objetivos, y determinar cuáles son los recursos disponibles para consolidarlos y las maneras más útiles para hacerlo.
La planificación estratégica se encarga también de estudiar e implementar sistemas de seguimiento y evaluación para medir el progreso y, de ser necesario, realizar ajustes. Esto se consigue con indicadores de rendimiento.
Asignación de recursos
La asignación de recursos es un subproceso de la planificación estratégica y, como su nombre sugiere, se trata de dirigir los recursos disponibles en la empresa a áreas, sectores o procesos clave para alcanzar ciertos objetivos.
Esto implica evaluar detenidamente los recursos disponibles, como personal, presupuesto y equipos, y asignarlos de manera estratégica para garantizar su eficiencia.
Con lo anterior, evitarás la sobrecarga de trabajo y te aseguras que cada recurso se use de la manera más efectiva posible.
Además, la asignación adecuada de recursos también te ayudará a prevenir retrasos y cuellos de botella, lo que contribuye a una mejor planificación y ejecución de proyectos.
Para dar un seguimiento puntual de los recursos asignados (facturas, presupuestos, gastos) y evaluar sus resultados, puedes recurrir a un sistema de administración como Bind ERP, que cuenta con Módulo de Proyectos.
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Delegación de tareas
Otro proceso fundamental para una gestión eficiente del tiempo es la delegación efectiva de tareas. Esto implica reconocer que no todas ellas deben ser realizadas por una sola persona, y también dirigir responsabilidades a los miembros del equipo según sus habilidades y áreas de especialización.
La delegación efectiva fomenta la colaboración y el desarrollo de habilidades dentro del equipo, ya que brinda oportunidades para aprender y crecer en diferentes áreas, siendo también importante para el crecimiento profesional de los miembros del equipo.
Aplicaciones para gestionar el tiempo
Gracias al desarrollo de la tecnología en las últimas décadas, en el entorno empresarial actual existen numerosas aplicaciones que facilitan la gestión del tiempo para los empleados, los equipos y divisiones de trabajo, y para toda la organización, cada herramienta teniendo sus funciones y propósitos específicos.
A grandes rasgos, hay tres grupos de herramientas que te servirán mucho a la hora de organizar mejor tu tiempo.
Calendarios en línea
Los calendarios en línea, como Google Calendar, permiten programar y organizar reuniones, eventos y tareas de manera eficiente, y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo, sea una computadora de sobremesa, una computadora portátil, una tableta, o tu propio teléfono inteligente.
Estos calendarios pueden configurarse de manera individual o de forma grupal para los miembros de un mismo equipo. De esta forma, todos los miembros tendrán un lugar común donde consultar información sobre la agenda diaria, semanal o mensual. Si los integras con un formulario gratis para agendar citas online, ellos serán incluso más útiles para ti.
Aplicaciones de gestión de proyectos
Las herramientas para gestionar proyectos ofrecen una visión general de las tareas pendientes, sus plazos y las personas responsables de cada una. Dos de las más populares son Trello y Asana, aunque existe Notion también
Estas herramientas son efectivas no sólo por ayudarnos a organizar las tareas, sino también por sus integraciones con otros softwares importantes en los procesos laborales, lo que agiliza pasar de una app a otra.
Herramientas de seguimiento de tiempo
Junto a las anteriores, las herramientas de seguimiento del tiempo, como Toggl o RescueTime, permiten medir el tiempo dedicado a diferentes actividades e identificar posibles áreas de mejora en la productividad.
Estos programas pueden ofrecerte información valiosa sobre cómo usas el tiempo, en qué actividades lo inviertes, y cuánto tiempo toma completar tareas. Si los usas bien, te permitirán distribuir mejor tus horas de productividad para cumplir con todos tus deberes.
Estrategias para optimizar el tiempo
Además de procesos y herramientas, las empresas y empleados podemos también aplicar estrategias que ayuden a gestionar mejor el tiempo al optimizar los procesos de priorización de tareas, pero también el ritmo de trabajo de cada persona. Para esto, existen dos elementos muy útiles.
Cuadrantes de Covey/Matriz de Eisenhower
Una estrategia efectiva es usar la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en función de su importancia y urgencia, permitiendo identificar las tareas prioritarias y asignarles el tiempo y los recursos adecuados.
Esta matriz, conocida también como los Cuadrantes de Covey, se compone de 4 cuadrantes definidos por dos criterios: urgencia e importancia:
- Importante – Urgente
- Importante – no urgente
- Urgente – no importante
- No importante – no urgente
Las tareas irán en determinados cuadrantes según sus características, de manera que cada persona o equipo reconozca mejor cuáles son las tareas prioritarias en un determinado momento y cuáles se pueden aplazar para más adelante; cuáles se pueden delegar, y qué tareas pueden eliminarse.
Pomodoro
Otra estrategia útil es la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos seguidos de breves descansos. El primer reposo es de 5 minutos, y cada cuatro bloques de actividad, los periodos de descanso van aumentando de manera gradual.
Esta técnica ayuda a mantener la concentración, minimizar las distracciones, y a evitar la fatiga mental, lo que aumenta la eficiencia en el trabajo, pero también el bienestar físico y mental de las personas.
No subestimes la importancia de administrar correctamente el tiempo. Cuando integras procesos efectivos, aplicaciones útiles y estrategias individuales y grupales de priorización de tareas y gestión del tiempo, recibirás un efecto conjunto que optimizará el rendimiento de tus empleados y equipos como un todo.
Así, tus procesos de trabajo serán más efectivos y alcanzarás las metas en los tiempos previstos, o incluso menos.
