En los últimos años, el trabajo remoto ha aumentado de manera exponencial y este es un factor que se debe tomar en cuenta para la administración de empresas.
Esto se debe, principalmente, a que numerosos estudios han comprobado que el home office puede ayudar a que los empleados sean mucho más eficientes durante sus jornadas.
Por ejemplo, un estudio de Cisco reveló que el teletrabajo puede incrementar hasta en un 27% la productividad laboral. Además, reduce alrededor del 60% de las ausencias de empleados no programadas.
Increíble, ¿cierto?
Pero, lo realmente sorprendente es que el trabajo remoto no solo puede hacer más efectivos a los colaboradores y empleados, sino que también resulta una muy buena alternativa para la gestión de PYMES y compañías en general.
Por eso, si tienes la responsabilidad de administrar una compañía conviene que tomes en cuenta métodos, prácticas y acciones que flexibilicen la actividad gerencial y te permitan tener control a distancia.
De esa forma podrás propiciar la estabilidad operativa y la optimización sin pasar horas de más en la oficina ni sacrificar tiempo que normalmente dedicarías tu familia u otras actividades asociadas con el esparcimiento y el descanso.
Entonces, ¿quieres saber cuáles son las mejores prácticas de administración de empresas a distancia? Precisamente, en las siguientes líneas mencionaremos algunas de ellas y explicaremos de qué tratan.
¡Sigue leyendo!
1. Crea un plan de trabajo medible
Es importante no confundir flexibilidad con improvisación, descuido o negligencia.
Aunque tú y tus colaboradores trabajen desde casa en algunas ocasiones, el control sobre la empresa y la importancia de cumplir con las reglas debe ser la misma.
Debido a esto, una de las buenas prácticas de administración de empresas a distancia es crear un plan de trabajo medible, que puedas seguir y analizar independientemente del lugar en que te encuentres.
Este plan, que puede tener una extensión mensual o hasta trimestral, necesita contemplar los siguientes puntos:
Tareas y sus responsables
Es importante que tengas muy claro cuáles son las tareas que forman parte del esquema de trabajo y quiénes son los responsables de cumplirlas.
De esa forma podrás mantener el control operacional y, en caso de detectar una falla, contactar de inmediato al responsable.
Fecha de vencimiento de las tareas
Si quieres desempeñar una estrategia de administración para lograr tus objetivos, es importante que toda tarea o actividad tenga una fecha de vencimiento específico. Solo así la operatividad del negocio traerá avance, progreso y evolución.
Una vez hagas el listado de tareas y definas sus responsables, establece periodos de tiempo para cada una, tomando en cuenta factores como la importancia y la dificultad.
Objetivos
No es más que especificar qué deseas lograr a través de las actividades y garantizar que los trabajadores y colaboradores lo sepan.
A la hora de elegir objetivos, prioriza aquellos que pueden medirse a través de métricas e indicadores, que te mostrarán que tan cerca estás de ellos y cuán efectivas han sido las acciones ejecutadas.
Es importante que todos estos factores los señales en un documento, que servirá como guía maestra de los flujos de trabajo.
2. Define un cronograma de interacción
Algunos emprendedores se resisten a la gestión a distancia porque consideran que perderán el control sobre sus empleados.
Lo cierto es que esto solo sucede si no se toman las precauciones necesarias, y definir un cronograma de interacción es una de ellas.
Por suerte, esto no es una mayor complejidad en la actualidad, ya que existen múltiples medios y plataformas de comunicación a distancia, tanto pagas como gratuitas.
Gracias a estas, podrás comunicarte de forma regular con tus empleados aunque no te encuentres en el mismo espacio físico que ellos.
Eso sí, opta por una herramienta que te ofrezca un plan empresarial con diferentes funcionalidades, como videollamadas múltiples y chats se mensajería instantánea.
Así, no tendrás problemas para establecer juntas globales semanales y reuniones con trabajadores específicos para atender emergencias, evaluar resultados y cumplir con otras labores.
A su vez, los medios digitales de comunicación son muy valiosos para interactuar con proveedores, socios y otros actores claves para el funcionamiento de tu negocio.
3. Vislumbra riesgos y crea políticas de respuesta
La administración de empresas desde casa demanda la búsqueda de soluciones y alternativas ante la imposibilidad de atender pequeños conflictos y emergencias de forma presencial.
Tomando en cuenta esto, es necesario que siempre estés un paso a la delantera, por lo que debes identificar aquellos factores de riesgo que pudieran impactar a tu empresa en el futuro cercano, mediano o lejano.
Una vez detectes estos elementos y conozcas sus características, crea planes de acción que sirvan como respuesta ante imprevistos, que provengan que situaciones no deseadas causen un daño severo o irreparable.
Por ejemplo, si cuentas con una empresa de servicio, es indispensable que cuentes con planes de respuesta ante diferentes posibles inconvenientes en la experiencia del cliente, que exijan soporte técnico inmediato.
Se trata de una previsión que tienes que tomar, incluso, aunque siempre estés en la sede física de tu negocio, y que es más importante aun cuando se aplica la gestión a distancia o remota.
¡No lo olvides!
4. Define una estructura jerárquica clara
Las tendencias empresariales actuales intentan darle al trabajador autonomía y capacidad de toma de decisiones inmediata en las situaciones relacionadas con sus labores y campo de especialización.
¡Eso está muy bien! Sin embargo, siempre debe haber un líder al que acudir cuando sea necesario y que sirva de guía en situaciones de duda o incertidumbre.
Es por ello que la administración a distancia requiere de la definición de una estructura jerárquica clara, con referentes o líderes asignados para cada grupo de trabajo o departamento.
De esa manera, no será indispensable que todo trabajador debe estar a tu lado o tenga que comunicarse contigo de manera diaria.
Con esto no queremos decir que seas inaccesible y te apartes del talento humano. Simplemente, no debes asumir toda la carga ni ser un líder único, que atienda directamente las necesidades de todas las áreas del negocio.
En general, para crecer y expandirte de manera sustentable necesitas delegar funciones y, de a poco, desarrollar personal gerencial y de supervisión dentro del negocio.
5. Desarrolla programas de capacitación
Puede parecer que la capacitación laboral no guarda relación con la gestión a distancia, pero la realidad es que es un aspecto clave, que garantiza la sustentabilidad del manejo de tu empresa desde casa.
Y es que los empleados altamente capacitados y con verdaderos conocimientos de sus áreas de desempeño son mucho más autónomos, dinámicos y proactivos, lo cual es fundamental cuando se labora de manera remota o en escenarios en que la figura del “jefe” no está presente en toda ocasión.
Dicho esto, conviene que desarrolles un programa de capacitación interno, que conste de conferencias, webinars, talleres y otros métodos de formación flexibles, pero enriquecedoras, que preferiblemente se puedan desarrollar a través de medios digitales.
Si priorizas los métodos de capacitación en línea, restarás menos tiempo a tus empleados y evitarás el disgusto de que deban trasladarse constantemente a otro lugar, lo que además genera gastos para ellos o costos extras para tu negocio.
6. Crea un cronograma de auditorías y revisiones internas
Uno de los mayores peligros dentro de una empresa emergente es que se expanda esa sensación de que no hay a quien rendirle cuentas.
Eso puede ser un detonante de caos, impresiones, displicencia, fallas y deficiente servicio al cliente, entre muchas otras cosas.
Es por ello que dentro de una compañía debe haber mecanismos de control y evaluación de rendimiento, que concienticen a los miembros del talento humano sobre la relevancia de sus labores y la necesidad de que se desarrollen de la mejor manera.
Tomando en cuenta esta realidad, si piensas aplicar la gestión empresarial desde casa es necesario que desarrollen un cronograma de auditorías y revisiones internas, que te brinde la posibilidad de detectar problemas a tiempo y saber qué está resultando y qué necesitas cambiar.
Además, informa al personal sobre estas evaluaciones y difunde de manera precisa y clara los resultados de la misma.
Si sigues esta práctica, tu equipo de trabajo realmente te percibirá como un “capitán” que tiene control sobre su barco, que es tu empresa, y que está muy preocupado por llevarlo a puerto seguro.
7. Lleva a cabo retroalimentaciones
Es importante que no confundas las retroalimentaciones o feedbacks con las interacciones de rutina, que tienen como finalidad el control operacional y de las actividades diarias.
Estas interacciones se centran en el desempeño laboral y generan un intercambio de información valioso entre el empleador y el empleado, que permite a cada uno conocer la perspectiva del otro y compartir su opinión al respecto.
Las retroalimentaciones son una forma de conocer qué no estás haciendo del todo bien como empleador y de hacer saber a tus empleados en qué deben mejorar y cuáles cosas sí desarrollan de manera efectiva.
Además de fomentar la productividad laboral, los feedbacks ayuda a mantener un alto grado de motivación y compromiso en el talento humano, pues les transmites que realmente son importantes y que estás atento de cómo se desenvuelven y sientes, aunque no siempre estén en el mismo espacio físico.
Recuerda que si no estás día a día con tus trabajadores, de forma física, necesitas hacer un esfuerzo extra para que se sientan en equipo y para que perciban que estás muy pendiente de ellos.
8. Define un horario de atención total
La administración de empresas desde casa no es sinónimo de desorganización.
Al contrario, si gestionarás tu negocio a distancia necesitas ser más organizado, minucioso y disciplinado.
Por ello, aunque estés en casa, define un horario de trabajo específico, en el que dedicarás toda tu atención a los aspectos relacionados con el negocio.
Además, de esa forma tus trabajadores y colaboradores sabrán cuáles son las mejores horas para contactarte y realizarte algún tipo de consulta.
En el resto de las horas del día, descansa y haz las actividades que más te plazcan, pero siempre mantén contigo algún dispositivo para contactos o llamadas de emergencia.
Sumado a esto, selecciona un espacio de tu hogar para trabajar y asegúrate que cuente con todas las condiciones necesarias para desenvolverte correctamente y mantener el control operacional, como acceso a Internet y buena iluminación.
9. Desarrolla la presencia digital de tu compañía
Esto, en sí, puede parecer un consejo general, que resulta fundamental para que una marca sea competitiva y reconocida en la actualidad.
En parte, sí, se trata de uno de esos tips esenciales para todo emprendedor. Sin embargo, en esto caso queremos resaltar la importancia de cumplir cuando se lleva a cabo la administración de empresas desde casa.
Además de difundir tu marca y generar oportunidades de venta, la presencia online es un mecanismo para propiciar interacciones y evaluar, de manera sencilla, la percepción de los clientes y usuarios sobre tu marca.
En otras palabras, las redes sociales y otras plataformas web funcionan como un termómetro, que te permitirá seguir de cerca la relación de tu negocio con el mercado aunque no estés diariamente en sus sucursales, puntos de venta u otros lugares en los que interactúa con su consumidor.
10. Controla el inventario de forma inteligente
Probablemente desde hace varias líneas atrás estabas esperando que abordáramos este punto tan importante.
Sin duda, una de las grandes preocupaciones de los emprendedores es experimentar pérdidas de insumos, productos y mercancías cuando se encuentran fuera de sus negocios.
Se trata de una preocupación muy coherente, así que es muy importante que la tengas. Aunque parezcan mínimos o imperceptibles, las pérdidas constantes del inventario pueden llevar a una empresa a la quiebra o a un caos operativo difícil de solucionar en el corto plazo.
Por esa razón, implementa tecnologías y crea esquemas de trabajo que te permitan gestionar de forma inteligente los inventarios y almacenes.
Preferiblemente, incorpora softwares que muestran la existencia de los productos o insumos en tiempo real, que tengan la capacidad de registrar todos los movimientos.
Además de valerte de la tecnología, gestiona tus inventarios y almacenes con los mejores principios logísticos y de distribución de espacios.
Además, dispón de cámaras e, incluso, personal de seguridad en los lugares en que almacenas productos o mercancías de valor.
Si bien dar estos pasos y modernizar la gestión de inventarios conlleva una inversión, con el pasar del tiempo se convierte en una decisión rentable, que cuida de la salud financiera de tu negocio.
11. Comunícate de forma remota con aliados comerciales
Así como debes digitalizar la comunicación con tus empleados, es importante que hagas lo propio con aquellos aliados comerciales que impulsan las operaciones de tu negocio.
Es necesario que sustituyas las reuniones en la sede física de tu empresa por videollamadas y otras formas de interacción modernas, flexibles y efectivas.
De esa forma cuidarás de la relación con proveedores, inversionistas y asesores aunque te encuentres en casa y no acudas de manera diaria a la oficina.
Contrario a lo que algunas personas piensan, sustituir la interacción personal por la digital no es visto de forma negativa.
Al contrario, al hacerlo tu empresa dará un paso hacia el futuro y proyectará una imagen corporativa asociada con el profesionalismo y la modernidad.
Además, esta forma de interacción está mucho más adaptada a la dinámica de vida del ejecutivo actual, que suele llevar una agenda ocupada.
12. Trabaja de la mano de un equipo multidisciplinario
Nos referimos a una especia de equipo directivo, que te acompañará en todo momento durante la gestión de tu negocio a distancia, independientemente de si se trata de un periodo temporal o indefinido.
Preferiblemente, este equipo de trabajo debe estar acompañado por profesionales y empleados de distintos departamentos, que te puedan suministrar información sobre cada uno de ellos.
Además, al intercambiar datos y perspectivas entre sí, los miembros de este grupo fomentarán mayores niveles de conocimiento en la organización y una mayor integración interdepartamental, lo cual son características claves de las empresas exitosas.
13. Realiza planificaciones estratégicas
Una buena administración de empresas desde casa es aquella que sienta las bases de los flujos de trabajo y, luego, se basa en la optimización y supervisión.
Por ello, realiza planificaciones estratégicas de mediano y largo plazo, que incluyan líneas de acción concretas para tus colaboradores y objetivos específicos, que de a poco lleven hasta una meta general.
Esto permite mantener al equipo de trabajo motivado y facilita el control operacional a distancia, pues tienes un mayor conocimiento de las variables y aspectos críticos a analizar.
Además, impide que tu empresa se detenga y deje de crecer a raíz de que no estés diariamente en su sede física dando órdenes y compartiendo ideas.
14. Automatiza el seguimiento del flujo de caja
El flujo de caja es un indicador clave en todo negocio, pues refleja el dinero que entra y sale de la organización.
A la hora de aplicar la administración de empresas desde casa, es necesario prestar una mayor atención a este factor, ya que esto permite evitar pérdidas o desvío de dinero y decisiones que pongan en riesgo la liquidez, entre otras cosas.
Para automatizar el flujo de caja y, en consecuencia, optimizar el seguimiento del mismo, puedes implementar un sistema que recolecte la información de todas las transacciones y la centralice en una base de datos.
Así, podrás visualizar la dinámica de ingresos y egresos de tu compañía y tomar las decisiones necesarias para fomentar la liquidez, a la vez que evitas pérdidas económicas que pongan en riesgo la estabilidad de tu negocio.
Precisamente, esto nos lleva a un último consejo sobre la administración de empresas desde el hogar.
¡Descubre cuál es en las próximas líneas!
15. Centraliza la información
Otra de las claves de la administración de empresas desde casa es el acceso a la información.
Si pasar días fuera de la oficina es sinónimo de dificultad para acceder a datos y documentación de interés, simplemente el trabajo remoto no es conveniente para ti y tu negocio.
Pero, la realidad es que en la actualidad existen múltiples herramientas de gestión que posibilitarán que obtengas la información que necesites aunque no estés en un lugar perteneciente a tu empresa.
Estas soluciones cuentan con bases de datos que centralizan toda la información relevante, permitiendo el acceso a ella desde diferentes lugares y dispositivos.
Una de las herramientas de administración para tu empresa que brinda esta grandiosa posibilidad son los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), específicamente los que trabajan con la tecnología de la nube.
De manera automática, estos sistemas recolectan, almacenan y clasifican documentación y datos sobre todas las áreas claves de los negocios, como ventas, compras, inventario, facturación, finanzas y contabilidad.
Luego, los ejecutivos simplemente deben ingresar con un usuario y contraseña al sistema para visualizar la información que necesitan para tomar decisiones, definir líneas de acción o, simplemente, monitorear el desarrollo operativo.
Lo mejor de todo es que estas soluciones están acompañadas de sólidos mecanismos de seguridad informática, que garantizan la privacidad de la documentación clave de tu compañía.
Además, en general, el ERP cuenta con funcionalidades que permiten hacer factible la administración de empresas desde casa, pues optimizan los flujos de comunicación, posibilitan la gestión inteligente de inventarios y cumplen con muchas de las premisas que hemos mencionado.
En conclusión, para dirigir tu compañía a distancia de manera efectiva necesitas de un gran aliado, y ese puede ser un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.
Para que esta solución sea realmente eficiente y te proporcione el crecimiento sustentable que tanto anhelas, es indispensable que esté acompañada de un servicio posventa de calidad. Hablamos de capacitación gratuita, soporte oportuno y asesoramiento continuo por parte de su proveedor.
¿Te pareció útil este material? Si te interesa modernizar tu negocio y hacer de la gestión desde casa una alternativa realmente viable e, incluso, conveniente, te invitamos a que leas con atención otro valioso artículo de nuestro blog sobre las 5 ventajas de automatizar el trabajo administrativo.
